دور مدير الوثيقة

مدير الوثيقة هو عضو في فريق تكنولوجيا المعلومات الذي يهدف إلى تنظيم وتحديث وتحسين سير العمل الشامل للوثائق داخل الشركة. الشركات هي أكبر أرباب العمل لمديري المستندات ، على الرغم من أن بعض الصناعات - مثل الشركات العقارية الكبيرة ، والخدمات القانونية ، والتمويل ، والرعاية الصحية والتأمين - من المرجح أن يكون لها مدير مستندات في متناول اليد بغض النظر عن حجمها. تتطلب معظم وظائف مدير المستندات ما لا يقل عن سنة إلى ثلاث سنوات من الخبرة السابقة ؛ ومع ذلك ، يمكن لخريجي الجامعات الجدد مع التدريب المتخصص الانتقال مباشرة إلى هذا المنصب. الكفاءة مع برامج معينة ، مثل أنظمة إدارة المستندات و / أو برامج إدارة علاقات العملاء ، أمر ضروري لوظيفة الوظيفة. لدى مديري المستندات خمسة مسؤوليات وظيفية رئيسية: زيادة إمكانية الوصول وأرشفة المستندات وتحديث المعلومات وتسجيل التتبع واسترداد المستندات.

$config[code] not found

زيادة الوصول

يحتاج الموظفون إلى الوصول إلى وثائق مثل رسائل الغلاف ، والمواد التسويقية ، والبرامج التعليمية ومعلومات العميل لإكمال عملهم. تقليديا ، قام الموظفون بحفظ هذه الملفات مباشرة على محركات الأقراص الصلبة الخاصة بهم للوصول في المستقبل ، ولكن هناك خطر متأصل بأن تصبح الملفات قديمة. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن للموظفين إضاعة الوقت الثمين بتمشيط محركات الأقراص الثابتة للمستندات التي لم يسبق لهم تحميلها. يحل نظام إدارة المستندات كل هذه المشاكل. يخلق نقطة محورية حيث يتم حفظ جميع الوثائق. علاوة على ذلك ، يمكن مشاركة نفس هذه المستندات مع الموظفين والعملاء من خلال موقع إلكتروني. يمكن لمعظم أنظمة إدارة المستندات الوصول إلى موقع الويب بسهولة ؛ الفائدة هي أنه يمكن لأي شخص لديه اتصال بالإنترنت ولا يتطلب برامج أو منشآت إضافية لعرض (قد يتطلب اسم مستخدم وكلمة مرور ، ولكن يمكن تحديد ذلك).

وثائق الأرشفة

تطلب مصلحة الضرائب الأمريكية من المؤسسات المالية الاحتفاظ بأي وثائق تتعلق بالعميل لمدة خمس سنوات بعد إغلاق الحساب. تتطلب وزارة العدل إطارا زمنيا أطول للمكاتب القانونية ، مما يعني أن كل تلك الملفات يجب أن تذهب إلى مكان ما. يقوم مدراء المستندات عادة بأرشفة الوثائق حسب التسلسل الزمني ، على الرغم من أن البعض يفضلون أبجديا حسب كمية المعلومات التي يتم تخزينها. إذا كان مكتبًا بدون ورق ، فيجب نسخ المستندات احتياطيًا (في موقعين منفصلين) ، ثم تطهيرها من الخادم.

فيديو اليوم
يوجه اليكم من الشتلة جلبت لكم من الشتلة
تحديث الوثائق

اعتمادًا على حجم المنظمة ، قد تكون مهارات الكتابة عنصرًا أساسيًا لدور مدير المستند. تتطلب خطابات الغلاف والقوالب والبرامج التعليمية تحديثات مستمرة لتبقى ذات صلة. وعلاوة على ذلك ، فإن بيانات الخصوصية والعقود الفارغة والمستندات الفنية تتلقى تعديلات طفيفة تقريبًا مرة واحدة في العام. سواء قام مدير المستندات بإجراء هذه التغييرات بشكل شخصي أم لا ، فستقع مسؤوليته في التأكد من أن كل شخص يستخدم أحدث الإصدارات. تتمثل أبسط طريقة للقيام بذلك في استخدام نظام إدارة المستندات.

تسجيل التتبع

تتغير المستندات ، وتقع على عاتق مدير المستند مسؤولية معرفة من الذي أجرى التغييرات. تعد إمكانية التتبع ميزة قياسية في معظم برامج إدارة المستندات. ومع ذلك ، يمكن لمدير المستندات تتبع التتبع دون البرنامج عن طريق جعل كل وثيقة للقراءة فقط ، ثم تسجيل التغييرات المطلوبة عند استلامها.

استرجاع المستندات

ستكون هناك أوقات يحتاج فيها مدير المستندات إلى العثور على العناصر التي تمت أرشفتها بالفعل. في أغلب الأحيان ، هذا بسبب عمليات التدقيق والدعاوى القضائية والكوارث الطبيعية - وكلها تتطلب سجلات دقيقة للأحداث الماضية. ولهذا السبب ، يحتاج مديرو المستندات إلى أرشفة المواد بشكل منطقي ودقيق قدر الإمكان. وبهذه الطريقة ، يمكن لأي مدير مستندات الوصول إلى تلك السجلات المطلوبة ، بغض النظر عمن قام بتخزينها في الأصل. عندما يتعلق الأمر بالتحضير للكوارث الطبيعية ، قم بتخزين نسخة احتياطية من خادم المكتب في مكان ما خارج المكتب. إذا كان ذلك ممكنًا ، قم بتخزينه في منطقة مختلفة مثل مكتب القمر الصناعي.