إذا كنت مثل أصحاب الأنشطة التجارية الصغيرة الأخرى ، فقد قضيت على الأرجح وقتًا متزايدًا في الاجتماعات عبر الإنترنت في السنوات الأخيرة. ولكن هناك حالات صعبة تشارك في هذه الأنواع من الاجتماعات ، مقابل الاجتماع المدرسي القديم الذي يعقد حول طاولة المؤتمرات أو في مكتب العميل ، قد تحتاج إلى تذكر. للتأكد من أنك مهذب لجميع المشاركين الآخرين في الاجتماع ، إليك 50 نصيحة حول آداب عمل اجتماع الأعمال عبر الإنترنت.
$config[code] not foundعلى الانترنت اجتماع الأعمال نصائح الآداب
فقط جدول الاجتماعات الضرورية
القاعدة الأولى للاجتماعات ، حتى الاجتماعات عبر الإنترنت ، هي أنها يجب أن تخدم غرضًا محددًا. إذا كان هناك شيء يمكنك فقط إرساله عبر رسالة بريد إلكتروني سريعة أو حلها بطريقة أخرى ، أو بطريقة أقل استهلاكا للوقت ، فلا تجعل فريقك يقضي وقته في الجلوس خلال اجتماع كامل.
دعوة الناس الأساسية
وبالمثل ، يجب أن يتضمن اجتماعك فقط أولئك الذين يعتبرون أساسيًا للمحادثة. إذا قمت بدعوة شخص لا تكون المعلومات ذات صلة به ، فسوف تضيع وقته.
لا دعوة الضيوف غير معلنة
يجب عليك أيضًا أن توضح للجميع حضور كل الأشخاص في قائمة المدعوين. لا تريد أن يفاجأ أي شخص عند بدء الاجتماع.
اسأل الناس عن الجدولة
بالنسبة للاجتماعات عبر الإنترنت ، يمكن أن يكون من الجيد أيضًا أن تطلب من المشاركين الأساسيين الأوقات التي تعمل بها بدلاً من مجرد جدولةها ثم دعوة الأشخاص.
أرسل دعوة رسمية
بعد اختيار وقت وتاريخ ، يمكنك إرسال دعوة رسمية على أحد البرامج مثل تقويم Google حتى يتوفر للأشخاص طريقة سهلة لحجز هذا الوقت المحدد.
تأكيد إذا لزم الأمر
إذا كنت قد حددت موعدًا زمنيًا لاجتماع في وقت مبكر ، يمكنك أيضًا التأكيد بسرعة مع الأشخاص الذين تقابلهم قبل يوم تقريبًا للتأكد من ذلك.
إرسال جدول أعمال محدد
قبل الاجتماع ، على الأقل قبل بضعة أيام إلى أسبوع قبل إن أمكن ، أرسل جدول أعمال إلى جميع المشاركين الذين يشرحون بالتفصيل ما سيغطيه الاجتماع.
عرض مجموعة جدول زمني
يجب أيضًا تضمين الأوقات في جدول أعمالك حتى يتمكن المشاركون من التخطيط لبقية يومهم.
دع الناس يعرفون ماذا تتوقع
إذا كنت بحاجة إلى أن يكون لدى الأشخاص إمكانية الوصول إلى أي مستندات أو مواد أخرى أثناء الاجتماع ، سواء كان ذلك مستندًا مهمًا أو بعض معلومات الاتصال بالعميل ، فوضح ذلك مسبقًا.
تأكد من أن الجميع يمكن الوصول إلى غرف الاجتماعات عبر الإنترنت
إذا كنت تعقد اجتماعًا افتراضيًا ، فمن المستحسن تسجيل الوصول مع الجميع مسبقًا للتأكد من أنه يمكنهم الوصول إلى البرنامج الذي تنوي استخدامه. أخبرهم بوقت كثير في حالة احتياجهم إلى تنزيل تطبيق من أجل حضور اجتماعك.
لديك اختبار مسبقا
إنها أيضًا فكرة جيدة بالنسبة لك لاختبار تطبيق أو برنامج الاجتماع الخاص بك مسبقًا فقط للتأكد من سير الاجتماع بسلاسة.
لديك اسم المستخدم المناسب والصورة
إذا كنت تستخدم برنامجًا مثل Skype للاجتماعات ، فتأكد من أن اسم المستخدم والصورة مناسبين للاجتماعات المهنية.
تأكيد المناطق الزمنية
من خلال الاجتماعات الافتراضية ، يجب أن تكون واضحًا بشأن المنطقة الزمنية عند الجدولة. لا تفترض فقط أن هناك جهات اتصال جديدة في منطقتك الزمنية.
تظهر على الوقت
سواء أكنت تشغل الاجتماع أو كنت تحضر كضيف فقط ، فستحتاج إلى الظهور في الوقت المناسب. واقعيًا ، يجب أن تكون مبكرًا في وقت مبكر ليصبح آمنًا.
اتصل إذا كان لديك صراع
إذا كان لديك حالة طوارئ أو نزاع سوف يفوتك اجتماع أو يتأخر ، يجب أن تدع المضيف أو الحاضرين يعرفون في أقرب وقت ممكن. إذا نشأ نزاعك في يوم الاجتماع ، فربما يعني ذلك أنك بحاجة إلى الاتصال بالشخص حتى تتمكن من التأكد من حصوله على الرسالة.
انتظر الجميع للوصول
بمجرد الاتصال أو الدخول إلى غرفة الاجتماعات الخاصة بك عبر الإنترنت ، يمكنك الترحيب بالأشخاص عند ظهورهم ، ولكن انتظر حتى يحضر الجميع الذين تعرفهم قبل الغوص.
اختر موقعًا هادئًا
على الرغم من أنه يمكنك عقد اجتماعات عبر الإنترنت من أي مكان في الأساس ، فمن الأفضل اختيار مكان هادئ حيث لن يكون هناك الكثير من الانحرافات أو الضوضاء.
إنشاء وحدات التخزين على الفور
عندما يظهر الجميع في مؤتمر عبر الإنترنت ، اطلب من الجميع التحية لاختبار مستوى الصوت حتى تتمكن من إجراء التعديلات على الفور إذا لزم الأمر.
اللباس بشكل مناسب
إذا كنت تشارك في مؤتمر فيديو ، فعليك التفكير في مظهرك. قد لا يكون بنفس أهمية الاجتماعات الشخصية. ولكنك لا تزال بحاجة إلى أن تبدو محترفة.
تقديم مقدمات
إذا كنت قد دعت الأشخاص الذين قد لا يعرفون بعضهم البعض إلى اجتماع عبر الإنترنت ، فتأكد من تقديمهم شخصيًا أو منحهم الفرصة لتقديم أنفسهم في بداية الاجتماع.
تذكر الأسماء
سواء أكنت تقابل شخصًا للمرة الأولى أو المرة السابعة ، فإن تذكر الأسماء واستخدامها فعلاً عند استقبال الأشخاص يمكن أن يقطع شوطا طويلا.
ابق على الموضوع
خلال الاجتماع ، قد تنفد في المحادثات الجانبية من وقت لآخر. ولكن احرص على إعادة المحادثة دائمًا إلى الهدف الرئيسي ومراقبة الساعة حتى تكون مهذبًا من وقت الجميع.
تكلم بصوت أعلى
عندما تتحدث خلال الاجتماع ، تأكد من الإعلان والتحدث بصوت عال بما فيه الكفاية ليسمعك الجميع.
لا تقاطع الآخرين
وعندما يتحدث الآخرون ، دعهم دائمًا ينهون قبل تقديم فكرة خاصة بك.
تجنب التحدث على الفور
عندما يطرح سؤال على المجموعة بأكملها ، يمكنك تجنب الانقطاع المحرج عن طريق الانتظار لمدة ثانية للتحدث. إذا فعل الآخرون ذلك على الفور ، فانتظر دورك. إذا لم يتحدث أحد ، فأنت على ما يرام.
اسأل قبل مشاركة أفكار طويلة
إذا كان لديك فكرة أو فكرة طويلة لمشاركتها ، فاسأل ما إذا كان من المقبول القيام بذلك مسبقًا ، في حالة تشغيل الوقت القصير. يمكنك دائمًا تدويرها في بريد إلكتروني في وقت لاحق أو المشاركة في اجتماع آخر.
تجاهل عند عدم التحدث
لتجنب أن تصبح أصوات الخلفية تشويشًا للآخرين ، ما عليك سوى تجاهل نفسك عندما لا تتحدث لفترة زمنية معقولة.
إستمع جيدا
أيضا في حين أن الآخرين يتحدثون ، تأكد من الاستماع فعلا. أنت لا تريد أن تفوّت شيئًا ثم ترفعه في سؤال لاحقًا.
إظهار أنك تسمع
يجب عليك أيضًا عرض الأشخاص الذين تستمع إليهم عندما يتحدثون ، إذا كنت في مؤتمر فيديو. لا تدفن رأسك فقط في ملاحظاتك. انظر لهم ومارس الاستماع الفعال.
استخدام الرعاية مع الفكاهة
إذا كنت تشعر بالحاجة إلى استخدام الفكاهة أثناء الاجتماعات ، فاحرص على أن تكون مناسبة لجمهورك. هذا أسهل كثيرًا عندما تتحدث فقط مع أعضاء الفريق المقربين. ولكن استخدم المزيد من الحذر عند الاجتماع مع العملاء أو الأشخاص الذين لا تعرفهم جيدًا.
توفير نسخ من الوثائق الأساسية
إذا كنت تشير إلى أي مستندات مهمة خلال اجتماعك ، فأرسل هذه العناصر إلى المشاركين في الاجتماع قبل أو أثناء ذلك حتى يتمكنوا من الحصول عليها كمرجع.
كن مستعدًا باستخدام مواد العروض التقديمية
وإذا كنت بحاجة إلى أي جهاز لتقديم عرض تقديمي ، فتأكد من أن كل شيء يعمل بشكل جيد مسبقًا حتى لا تضيع الوقت في محاولة تشغيله.
اعرف جمهورك
عند إعداد العرض التقديمي أو عناصر جدول الأعمال الأخرى ، من المهم أيضًا أن تفكر في جمهورك وتلبية رسائلك تحديدًا لهم. لا تهدر وقت الناس مع الملاعب غير الملائمة. ولا تستخدم نغمة أو موضوعًا لا يُرجح أن يلجأ إلى الأشخاص الذين تلتقي بهم.
ضع هاتفك بعيدًا
يجب أيضًا الحفاظ على صوت هاتفك أثناء الاجتماعات حتى لا تقاطعه.
تجنب العادات العصبية
من الطبيعي في بعض الحالات لقاء المشاركين في ممارسة العادات العصبية مثل النقر على الأقلام أو صفع اللثة. ولكن بذل جهد واعي لتجنب تلك خلال الاجتماعات المهنية.
لا تأكل أثناء الحديث
يجب أيضًا تجنب تناول الطعام أثناء الاجتماعات عبر الإنترنت. حتى يكون لديك وجبة خفيفة مسبقا.ولا تشرب الماء إلا عندما يتحول شخص آخر إلى الحديث إذا لزم الأمر.
لديك مجموعة من الوقت للأسئلة
من الجيد أيضًا أن يكون لديك وقتًا محددًا لطرح الأسئلة على الأشخاص إذا كنت الشخص الذي يقود الاجتماع. وإذا كنت تحضر ، فتأكد من تحديد هذه الفرصة في جدول الأعمال حتى تعرف متى تبرز أي نقاط.
لا تهيمن على قسم الأسئلة
عندما يأتي قسم الأسئلة هذا ، يمكنك طرح سؤال أو سؤالين. لكن لا تهيمن على المحادثة. امنح الآخرين فرصة أيضًا.
تقديم الائتمان لأفكار
إذا كنت تربح أي شيء خلال اجتماع لم تكن فكرتك في البداية ، فتأكد من تقديم الفضل إلى المنشئ. إذا لم تفعل ، سيفترض الناس أنها كانت فكرتك.
ناقش المسائل الشخصية بعد الاجتماع
إذا ظهر أي شيء خلال اجتماع مجموعة له حقًا صلة خاصة بك وشخص آخر فقط ، فخصص بعض الوقت لمناقشته في وقت لاحق بدلاً من تناول وقت كل شخص آخر.
لا تجعل الناس يخرجون
قد تصادفك أحيانًا حالات يكون فيها أحد أعضاء فريقك خطأً يؤثر سلبًا على اجتماعك. لكن لا تستخدم وقت الاجتماع لإلقاء محاضرتهم. اتصل باجتماع خاص مع ذلك الشخص بعد ذلك لمناقشة إذا لزم الأمر.
احتفظ بهدوئك
بغض النظر عمن تتعامل معه ، لا تفقد أعصابك خلال الاجتماع.
إعطاء استراحات للاجتماعات مطولة
إذا كنت تستضيف اجتماعًا قد يستغرق بضع ساعات أو أكثر ، فاحرص على تضمين فواصل مجدولة في جدول أعمالك حتى يتمكن الأشخاص من الحصول على شيء يأكلونه ، والتحقق من هواتفهم واستخدام الحمام.
في نهاية الوقت
طوال الاجتماع ، راقب على مدار الساعة حتى تتمكن من التأكد من إنهاء الاجتماع عندما قلت.
امنح الناس فرصة الرحيل
إذا لم تحصل على فرصة لمناقشة كل ما تريده في الوقت المحدد ، يمكنك سؤال الناس عما إذا كانوا يرغبون في البقاء والانتهاء من الاجتماع. لكن امنح الناس فرصة المغادرة في الوقت المحدد إذا كان لديهم التزامات مسبقة.
شكرا للجميع لحضور
إذا اتصلت بالاجتماع ، فتأكد من قولك أيضًا لجميع من حضروا قبل مغادرتهم.
كن مدركا للغات والثقافات الأخرى
في بعض الحالات ، قد تجد نفسك تقابل أشخاصًا من خلفيات وثقافات مختلفة. لذا كن على بينة من لغتهم وعاداتهم إلى أقصى حد ممكن من قدرتك قبل اللقاء.
متابعة مع ملاحظات
بعد اجتماعك ، من الجيد مشاركة بعض الملاحظات أو التذكيرات مع الأشخاص عبر البريد الإلكتروني. أو إذا لم يكن لديك أي شيء محدد للمتابعة ، فأرسل ملاحظة سريعة نشكرك.
تجنب مشاركة معلومات الاجتماع مع الآخرين
عندما يتعلق الأمر بالاجتماعات ، يجب أن تظل العناصر التي تمت مناقشتها ضمن مجموعة الحاضرين ، ما لم تشرح بوضوح خلاف ذلك. لذلك لا تشارك التفاصيل مع الآخرين الذين لم يكونوا حاضرين.
أكمل أي عناصر العمل
وإذا تطوعت لإكمال أي مهام بعد اجتماعك ، فتأكد من متابعة هذه العناصر على الفور.
فيديو مؤتمر الصورة عبر Shutterstock
أكثر في: مقالات شعبية تعليق ▼
