كانت شركتي Journyx موجودة منذ ستة عشر عامًا ، وخلال ذلك الوقت ، نجحنا في اجتياز أحد أكبر التراجعات الاقتصادية في التاريخ ، وظهور مجال الإعلام الاجتماعي المثير والمرعب في آنٍ واحد ، والتحولات الكبرى في كيفية شراء البرامج تم التوصيل. ومع ذلك ، لم نكن دائما شديد القسوة.
في البداية اقتربنا من الفشل المطلق عدة مرات.لم يكن لها علاقة بمنتجنا. وجد العملاء أنها سلمت على وظيفتها الموعودة ، ثم بعض. لم يكن الأمر كذلك متعلقًا بفريقنا ، أو بأي سياسة داخلية سيئة.
إن السبب الذي يجعلني أخبرك بهذه القصة هو أن هناك درسًا يمكن تعلمه هنا: فلم تكن لدينا رؤية واضحة حول خط أنابيبنا وتدفقنا النقدي. كان لدينا صعوبة في توقع مقدار المال الذي سنحصل عليه في البنك عدة أسابيع في المستقبل. لقد كانت مشكلة خطيرة ، وللأسف ، مشكلة مشتركة. ربما حتى واحد من ذوي الخبرة في شركتك.
من السهل ، خاصة بالنسبة للشركات الصغيرة والشركات الناشئة ، التركيز على الإثارة هنا والآن. المستقبل هو مفهوم تجريدي للأنشطة التجارية على مستوى المؤسسة ، إلى أن لا يكون كذلك. عليك التركيز على النمو من البداية. النجاح ليس حلما مستقيما ، ولكن من المفارقات أنه يمكن أن يدمر لك إذا لم تكن مستعدا لذلك.
لم نكن أول شركة تواجه فترات نمو لم نكن قادرين على التعامل معها ولن نكون الأخيرة. لحسن الحظ ، من السهل تطبيق نظام يسمح بالتنبؤ الذكي.
فيما يلي خمس خطوات يمكنك اتخاذها للتأكد من أن نشاطك التجاري لا يواجه نفس المشاكل:
1. تتبع المشاريع بشكل فردي
يعد تتبع الوقت الذي يقضيه الموظف في المشاريع أمرًا رائعًا ، ولكنك ستجني أقصى فائدة عند تتبع كل مشروع على حدة. هذا يسمح لك بمشاهدة كل مشروع كعنصر فريد في ربحية الشركة. هذه البصيرة قيمة للغاية عند تخصيص الموارد لأنك ستعرف المعلمات لكل مشروع بالنسبة إلى التوافر الحالي للشركة.
2. مراقبة مهام الموظف والتغييرات في الإنتاجية
في أي مؤسسة ، تكون فوائد معرفة ما يفعله موظفوك في أي نقطة واضحة: فأنت تريد منهم العمل في مهام مفيدة بالفعل للشركة. ولكن من المهم أيضًا تحديد الوظائف الأكثر فاعلية فيها. إن تطبيق نظام يسمح للموظفين بتتبع الوقت مقابل مهام محددة سيسمح لك بمعرفة أين هم أكثر فائدة. الاحتمالات هي أن ما يستمتع به هو الأفضل. لا داعي لتغيير أدوار وظائف الموظف كل يوم ، ولكن يجب أن تفكر في تغيير عندما تشير الأدلة إلى أنهم قد صقلوا مهاراتهم في مجال جديد ويمكن أن يكونوا أكثر استخدامًا في مكان آخر.
3. بناء قاعدة بيانات للمشروعات المسبقة
سيكون الحصول على تراكم للمشاريع الخاصة بك قيمة لا يصدق ، على الرغم من أنه يستغرق بعض الوقت لبناء. باستخدام هذه المعلومات ، يمكنك تحديد عدد الأشخاص الذين تستغرقهم عادةً لإنهاء مشروع ما ؛ تحسين دقة الميزانيات الخاصة بك على أساس النطاق ؛ والجداول الزمنية المثالية على أساس معايير المشروع الشاملة. حتى المشاريع الأقل كفاءة تصبح ذات قيمة لأنك تستطيع الحصول على الكثير من المعلومات منها. ستعرف ما الذي لم ينجح ، وما هي العوامل التي دفعتك إلى تجاوز الميزانية ، والتعلم من الأخطاء.
4. اعرف دائما الموارد المتاحة لديك
جزء مهم من أي خطة مشروع هو تكوين فريقك. هذه المهمة أسهل عندما تعرف بالضبط من هو متاح (بالمهارات التي تحتاجها) ، وما سيكون جدوله الزمني طوال مدة المشروع. إذا كان لديك نظام إدارة مؤتمت للمشروع ، فسوف تظهر جداول مواعيد الموظفين بسهولة وسيتم الإشارة إلى أي طلبات للحصول على إجازة. ستعرف أيضًا المهام التي يعمل عليها الموظفون الآخرون بحيث يمكنك تجنب تمديد الموارد إلى حد كبير أو تخصيص فرد للمهام التي لا تناسبها جيدًا.
5. رصد باستمرار استخدام الموارد النسبية للميزانية والجدول الزمني
إذا قارنت بين الوقت والموارد التي تم إنفاقها على المشروع مقابل النسبة المئوية الكاملة ، يمكنك معرفة المشاريع التي تستوعب الكثير من الموارد لتظل مربحة. يتيح لك هذا إعادة توزيع الأصول إلى المشاريع حسب الضرورة أو حتى قتل المشاريع التي لم تعد تفيد شركتك. من الأفضل دائمًا تحديد المشكلات مبكرًا ، ويوفر نظام التتبع الديناميكي هذه الإحصاءات. من الأفضل في بعض الأحيان تقليل الخسائر والمضي قدمًا ؛ يمكن أن تخرج التكاليف بسرعة عن السيطرة ، مما يؤدي إلى تفاقم وضعك.
في حين أنه من الممكن تتبع هذه الأنظمة باستخدام برامج الأعمال الأساسية (استخدمنا Excel و QuickBooks في وقت مبكر) ، فإن الأنظمة الآلية القابلة للبرمجة تقلل إلى حد كبير وقت الفهرسة والأخطاء. مهما كانت الطريقة التي تختار استخدامها ، ابدأ في أقرب وقت ممكن إذا لم تكن قد فعلت ذلك بالفعل. يجب أن يكون النمو سبباً للإثارة وليس القلق.
1
