تعتبر محاضر الاجتماعات سجلاً هامًا لما حدث في الاجتماع ، بما في ذلك العناصر التي تمت مناقشتها والقرارات التي تم إجراؤها والمهام التي تم إنجازها وتفويضها والجداول الزمنية للإكمال التي تم تعيينها. من الناحية المثالية ، يتم استخدام محاضر الاجتماع من قبل كل من الحضور الاجتماع والذين فاتهم الاجتماع كمرجع للإجراءات التي يجب اتخاذها. كما يتم استخدام الدقائق في المستقبل كمورد إذا ما أراد أحد الأشخاص الرجوع إليه والإشارة إلى وقت أو مشروع محدد. يجب أن تكون ملاحظات اجتماع التمويل مفصلة ومحددة بشكل خاص حيث أنها تتعامل مع الأرقام والإحصاءات المهمة. إذا كنت مسؤولاً عن تدوين ملاحظات اجتماع لجنة المالية ، فتأكد من أن ملاحظاتك تتبع بروتوكول الشركة وتتقيد بالمبادئ التوجيهية الأساسية لأخذ ملاحظات الاجتماعات الفعالة والكفؤة.
$config[code] not foundلاحظ اسم الشركة وتاريخها ووقتها في أعلى المستند. قم أيضًا بتضمين أي معلومات أخرى ذات صلة ، مثل اسم قسم أو فريق محدد أو أي سبب محدد تم استدعاؤه.
الحضور الحضور. عادة ما يشمل الحضور لاجتماع لجنة المالية رئيس مجلس الإدارة وأعضاء مجلس الإدارة والموظفين الذين يرتبطون مباشرة بالبيانات المالية للشركة ، مثل محاسب أو مدير مالي. إذا كان اجتماعًا ماليًا حكوميًا ، فقد يكون مدير المدينة وحتى رئيس البلدية موجودًا. بالإضافة إلى ذلك ، قد يتم تمثيل الشركات الخارجية في الاجتماع إذا كان هناك نقاش حول مشروع معين. تأكد من ملاحظة عناوين الأشخاص. إذا كنت بحاجة إلى ذلك ، قم بتمرير ورقة الحضور حتى تتأكد من الحصول على الأسماء الصحيحة للحاضرين. يمكنك أيضًا تسجيل أسماء الحاضرين الذين لم يتمكنوا من الحضور ولكن قد يحتاجون إلى نسخة من المحضر.
إذا كان هناك جدول أعمال ، فقم بتسجيل ملاحظاتك حسب كل موضوع أثناء مناقشة الموضوع. غالبًا ما تشتمل الموضوعات في اجتماع لجنة المالية على ميزانية أو بيانات مالية خاصة بالمشروع أو إيرادات أو بيانات مالية أو مخصصات أو تغييرات مستقبلية أو تحديثات لتقويم الموازنة. تشمل النقاط الرئيسية للمناقشة والنقاط الفرعية في شكل نثر أو رصاصة اعتمادا على بروتوكول الشركة. لاحظ من يتحدث ، أي أسماء أو أرقام مذكورة ، بالإضافة إلى أي شخص تم تعيين مهمة له وتاريخ استحقاق للمهمة.
سجل "أعمال أخرى". بعد تغطية البنود الموجودة على جدول الأعمال ، قم بإنشاء قسم جديد بعنوان "الأعمال الأخرى". هنا سوف تقوم بتدوين أي عناصر جديدة يتم طرحها للمناقشة. مرة أخرى ، لاحظ المتحدث أو أي تواريخ أو أرقام تمت مناقشتها وأي مهام معينة وتواريخ الاستحقاق.
تدقيق ومعالجة المعلومات المفقودة. قبل تقديم مذكرات الاجتماع ، تأكد من أنها مقروءة ومقروءة نحويًا ، وأنه لا توجد أخطاء إملائية وأن الأسماء تم كتابتها بشكل صحيح. إذا كانت هناك معلومات مفقودة تعرف أنها تمت مناقشتها ، فحاول تحديد موقع المعلومات المفقودة. حاول كتابة الدقائق في أقرب وقت ممكن بعد الاجتماع بينما يمكنك تذكر ما تم مناقشته.
