تتناول مذكرات الاجتماع الغرض من الاجتماع والحقائق ذات الصلة وكيفية استجابة المستفيدين للمعلومات. احتفظ بالمذكرة بشكل مباشر وموجز قدر الإمكان وأرسلها إليك إلكترونيًا أو ضعها في صناديق البريد الداخلية لموظفيك. تساعد مذكرة اجتماع العمل المتينة المديرين وقادة الفرق وزملاء العمل في مشاركة المعلومات مع الموظفين حول الاجتماعات القادمة بطريقة فعالة وفي الوقت المناسب.
$config[code] not foundتنسيق المذكرة
اتبع الإجراءات القياسية لاتصالات الأعمال المكتوبة عند صياغة مذكرة اجتماع - مساحة واحدة واليسار يبرر المحتوى ، وتخطى خط بين الفقرات ، ووضع مسافة واحدة بعد كل فترة ، وعدم المسافة البادئة عند بدء فقرة جديدة. استخدم عناوين محددة ، مثل "ما يجب إحضاره إلى الاجتماع" لمساعدة المستلمين على تحديد معلومات مهمة ، وتوفير قوائم مرقمة ونقاطًا حتى يتمكنوا من العثور بسرعة على المعلومات التي يحتاجون إليها ، ويوصي باستخدام مختبر الكتابة في جامعة بوردو على الإنترنت. اترك هامش 1.5 بوصة في الأعلى - ما لم تستخدم ترويسة ويجب زيادة الهامش - واكتب الكلمة "MEMORANDUM" بحروف بارزة في أعلى الصفحة ، تنصح جامعة لويولا في نيو أورلينز.
التفاصيل والموضوع
تقديم معلومات محددة حول الاجتماع. لا تستخدم مذكرات الاجتماع لمناقشة القضايا الأخرى غير ذات الصلة بالاجتماع ، توصي جامعة جامعة ولاية ماريلاند. قم بتضمين تاريخ الاجتماع وموقعه وموقعه والموضوع الأساسي ومن الذي يدير الاجتماع في العنوان. قم بتوجيه المذكرة إلى الموظفين الفرديين ، أو الإدارة بأكملها ، أو فريق معين ، أو جميع الموظفين ، حسب الحاجة. قدِّم ملخصًا موجزًا لما سيتم مناقشته في الاجتماع ويتضمن تعليمات أو مرفقات إذا كنت ترغب في أن يقوم الموظفون بقراءة أو إعداد المواد قبل تاريخ الاجتماع. احتفظ بمذكرةك إلى صفحة واحدة أو أقل.
فيديو اليوم
يوجه اليكم من الشتلة جلبت لكم من الشتلةنغمة احترافية
استخدم اللغة المهنية اليومية الشائعة في مذكرتك وتجنب اللغة العامية أو السخرية أو النكات. حدد بوضوح متى وأين ولماذا تجري الاجتماع ، ولا تحاول إقناع المستلمين بكلمات مفردات زائفة. كن مباشرًا ومحدّدًا مع تفاصيل اجتماعك وتعليماتك ، مع الحفاظ على نغمة مهذبة ولطيفة. تجنب العاطفة والتزم بالوقائع الأساسية حول الاجتماعوفقا لجامعة لويولا. حتى إذا كنت ستناقش القضايا ذات المشاعر العاطفية أو النزاعات أو مخاوف الشركة أثناء الاجتماع ، تحتاج مذكرة الاجتماع إلى نبرة هادئة ومحايدة.
طرق لإرسال مذكرة الاجتماع
أرسل مذكرة اجتماع بنفس الطريقة التي تتواصل بها عادة مع زملاء العمل والموظفين. على سبيل المثال ، قد يضع مدير المدرسة الابتدائية نسخة مطبوعة من المذكرة في صندوق البريد الداخلي لكل معلم. أو قد ترسل مذكرات إليكترونية إلى عناوين البريد الإلكتروني الخاصة بعمل المعلمين. أرسل فقط مذكرة رسالة نصية إلى موظفيك إذا كنت قد أخطرتهم سلفًا بأنك تخطط لمقابلة ذلك. تكون المذكرات أطول من أن يتم إرسالها باستخدام الرسائل النصية إلا إذا كنت تقوم فقط بتزويد التاريخ والوقت والموقع. تجنب استخدام حسابات البريد الإلكتروني الشخصية للموظفين للعمل ، ولكن لا تتردد في إرسال مذكرات الاجتماعات للعمل عناوين البريد الإلكتروني.
