كاتب آلي للمكاتب هو محترف إداري يقوم بواجبات كتابية في المقام الأول للمكاتب الحكومية. موظفو أتمتة المكاتب هم المسؤولون عن تدفق الاتصالات والتوثيق والعمليات بين مختلف أقسام قسمه. تتراوح مهامهم من الرد على المكالمات الهاتفية وصياغة المراسلات إلى بروتوكولات البحث والتقارير. يوفر موظفو التشغيل الآلي للمكاتب الدعم الإداري الحيوي للموظفين الميدانيين والمكاتب الداخلية والإشرافية لضمان سلاسة العمليات على جميع مستويات إدارة التوظيف.
$config[code] not foundالمهارات المطلوبة
يجب تنظيم كتبة التشغيل الآلي للمكاتب وصبراً ومهتماً بالتفاصيل للتأكد من أن المراسلات والاتصالات بين المكاتب تجري بسلاسة. يجب أن يكون لديهم مهارات شخصية ممتازة وأن يكونوا قادرين على التعامل مع التفاعلات مع أشخاص متعددين من داخل وخارج القسم. يجب أن يكون موظفو أتمتة المكاتب على دراية وأن يكونوا قادرين على تشغيل أنواع مختلفة من المعدات المكتبية ، بما في ذلك آلات النسخ وأجهزة قياس البريد وأجهزة الفاكس وأجهزة الكمبيوتر الشخصية المتصلة بالشبكة.
المسؤوليات الأساسية
أثناء العمل ، يتعامل موظفو أتمتة المكاتب في المقام الأول مع المهام الإدارية المختلفة نيابة عن الموظفين الإشرافيين ، بما في ذلك الاتصالات الهاتفية وإعداد الوثائق ومسودات المراسلات وصيانة قواعد البيانات وفي بعض الحالات البحث التحقيقي. كما يستجيب موظفو أتمتة المكاتب لطلبات الدعم الفوري للمكاتب ، مثل عمليات البحث عن البيانات أو مسودات مذكرة المكتب أو عمليات الاسترجاع المرجعية. كما تقوم أيضًا بتصنيف وإدارة سجلات وملفات الأقسام للاسترجاع السريع والفعال. يتفاعل موظفو أتمتة المكاتب باستمرار ويتعاونون مع مستويات مختلفة من موظفي الإدارة لضمان التواصل الجيد بين الأقسام بشكل عام.
فيديو اليوم
يوجه اليكم من الشتلة جلبت لكم من الشتلةمهام ثانوية
على الرغم من تنوع كتبة التشغيل الآلي للمكاتب في واجباتهم الأساسية ، إلا أنهم يؤدون أيضًا وظائف ثانوية مثل تدريب الكتبة الجدد ، وحضور اجتماعات الموظفين والمشاركة في الوظائف الاجتماعية التي ترعاها الإدارة مثل النزهات وحفلات العطلات لدعم تماسك المكتب. يقوم بعض موظفي التشغيل الآلي للمكاتب بأداء المهام بمبادرتهم الخاصة ، مثل إنشاء مخططات مصورة أو رزنامات أو ملصقات تحفيزية لتحسين بيئة المكتب. يتم في بعض الأحيان الاعتماد على كتبة التشغيل الآلي للمكاتب لتولي مسؤوليات إدارية للمسؤولين عن غياب المشرف أو زميله في بعض المناسبات.
ملف تعريف الخلفية
يجب أن يكون موظفو أتمتة المكاتب الذين تستخدمهم الحكومة مواطنين أمريكيين يبلغون من العمر 18 عامًا أو أكثر. تتطلب معظم الدوائر ما لا يقل عن ستة أشهر من الخبرة العامة ذات الصلة بالمكتب والقدرة على رفع 20 رطلاً على الأقل. مطلوب من جميع كتبة التشغيل الآلي للمكاتب اجتياز التحقيق في الخلفية للحصول على تصريح أمني سري أو أعلى للوصول إلى ملفات البيانات الشخصية. يجب تسجيل كتبة التشغيل الآلي للمكاتب في الخدمة الانتقائية.
