تحدثنا في الشهر الماضي عن أهمية اتخاذ خطوات استباقية لتقييم مستوى التأهب للكوارث في نشاطك التجاري. يعد تطوير خطة التأهب للكوارث خطوة أولى حاسمة ، حيث أن اتخاذ خطوات استباقية قبل وقوع الكارثة سيساعد على تقليل التداعيات المالية للكارثة من خلال المساعدة في إعادة فتح عملك في وقت أقرب.
لكن ماذا تفعل عندما تضرب الكارثة؟ كيف تتواصل داخليا وخارجيا أثناء وبعد وقوع الكارثة؟
$config[code] not foundالتواصل هو مفتاح
غالباً ما يتجاهل أصحاب الأعمال الذين يتعاملون مع الأزمة هذا المكون الأساسي لاستمرارية العمل. ستؤثر الطريقة التي يتصل بها نشاطك التجاري أثناء وبعد وقوع الكارثة بشكل مباشر في مدى نجاح نشاطك التجاري.
في ما يلي بعض النصائح المهمة التي يجب وضعها في الاعتبار أثناء تطوير نشاطك التجاري لخطة اتصالات بشأن الأزمات:
- تطوير والحفاظ على قائمة الاتصال في حالات الطوارئ. يجب أن يتضمن هذا أرقام هواتف المنزل ، وأرقام الهواتف المحمولة البديلة ، وعناوين البريد الإلكتروني الشخصية ، ومعلومات الاتصال بالعائلة. عند إنشاء قائمتك ، ضع في اعتبارك جماهيرك المختلفة ، بما في ذلك العملاء والموظفين والبائعين والمجتمع المحلي.
- إنشاء نظام لتخصيص الشجرة عبر الهاتف بحيث يدرك الجميع ما يحتاجون إليه للاتصال به في أعقاب الكارثة. في عالم يعتمد بشكل كبير على الاتصالات الرقمية والإلكترونيات ، يمكن لشجرة الهاتف التقليدية ونظام التعيين المحدد بوضوح على نسخ مطبوعة يسهل الوصول إليها أن تكون مفيدة للغاية خلال الأزمة.
- وضع خطة إخلاء رسمية وممارستها مع موظفيك على أساس منتظم.
- تقييم أنظمة تنبيه النص أو البريد الإلكتروني التي يمكن أن تدفع الإخطارات إلى كل من الموظفين والعملاء. إذا وجدت واحدة تعمل جيدًا لنشاطك التجاري ، فتأكد من اختبار النظام على أساس منتظم للتأكد من أنه يعمل بشكل صحيح.
التواصل بوضوح
تعتبر نصائح التأهب للكوارث أعلاه رائعة عندما يتعلق الأمر بكيفية التواصل ، ولكن الرسائل التي يتصل بها نشاطك التجاري مهمة بنفس القدر. يمكن أن تؤدي المعلومات المضللة ، حتى من مصادر خارجية ، إلى إثارة التكهنات حول النشاط التجاري. من المهم للغاية التركيز على الاتصال الدقيق والفعال لكل من الجمهور والجمهور الداخلي أثناء وبعد وقوع الكارثة.
إليك أفضل الممارسات التي يجب وضعها في الاعتبار:
- بأفضل ما يمكنك ، راقب ما يقال ويكتب عن شركتك أثناء وبعد الكارثة. وهذا يتيح لك ليس فقط مراقبة ولكن الانضمام إلى المحادثة ، وقد يوفر أيضًا نظرة ثاقبة حول نقاط القوة والضعف في استراتيجية عملك ككل.
- وضع خطة للعمل مع وسائل الإعلام المحلية عند الاقتضاء. من خلال التخطيط السليم ، يمكن لوسائل الإعلام أن تخدم عملك في دور داعم بينما تعمل على إعادة البناء بعد الكارثة. من أجل تحقيق هذا النجاح ، ستحتاج شركتك إلى متحدث رسمي معين لديه بعض التدريب الأساسي على وسائل الإعلام تحت حزامه. يجب أن يتلقى جميع الموظفين مواد تدريبية تشير إلى أي من الموظفين يتم تدريبهم إعلاميًا وتسليط الضوء على نقاط الرسائل الرئيسية بحيث يعلم الجميع - سواء المدربون أم لا - كيف يتواصلون مع صوت ورسالة متناسقين أثناء الكارثة.
يمكن للتخطيط الاستباقي والاتصالات المنظمة للأزمات أن يقطع شوطا طويلا في مساعدتك على العودة إلى العمل كالمعتاد في أعقاب الكارثة. وبالطبع ، من المستحسن دائمًا إجراء استجواب رسمي بعد أي حادث لتقييم الدروس المستفادة واستخدامها في تحسين خطة الاتصال الخاصة بالأزمات والمضي قدمًا.
Tornado Aftermath Photo via Shutterstock
4 تعليقات ▼
