تم استبدال الملفات التقليدية للورق إلى حد كبير أو المساعدة في تخزين الملفات في قواعد بيانات الكمبيوتر. هناك مزايا وعيوب في الإيداع التقليدي. على الرغم من أن الملفات الورقية في متناول يديك ويمكن الوصول إليها بسهولة ، فإنها تستهلك أيضًا مساحة كبيرة من الورق والنفايات. يعتمد تحديد ما إذا كان نظام الإيداع التقليدي مناسب لك أم لا. قد تجد الشركات القانونية والشركات التي تحتفظ بسجلات طبية أن ملفاتها تتغير أو تنمو بسرعة كبيرة بحيث أن الإيداع الورقي التقليدي هو الطريقة الوحيدة لمواكبة التطورات اليومية.
$config[code] not foundيسهل الوصول إليها
يسهل الوصول إلى تنظيم الملفات التقليدية. الملفات موجودة فعليًا في موقع مركزي. إذا لم تتمكن من العثور على شيء ما ، فيمكنك إنفاق ما دمت تحتاج لكل ملف حتى تجد ما تبحث عنه بالضبط. يمكن أن تساعدك القدرة على رؤية ملفاتك ولمسها وقراءتها عندما تحتاج إلى التفكير في كيفية ابتكار جوانب من عملك.
سهل الفهم
عادة ما تكون أنظمة الإيداع التقليدية سهلة الفهم. يمكن ترتيب الملفات بعدة طرق ، بما في ذلك أبجديًا ، حسب الموضوع أو مجموعات المهارات ، عدديًا ، حسب التاريخ ، حسب الموقع أو حسب الأهمية. حتى لو كنت لا تفهم في البداية نظام الإيداع المستخدم ، يمكنك معرفة ذلك من خلال تصفح الملفات وإيلاء الاهتمام لعواملها المحددة.
فيديو اليوم
يوجه اليكم من الشتلة جلبت لكم من الشتلةعتيق الطراز
من ناحية أخرى ، تم استبدال الملفات الورقية التقليدية في العديد من المؤسسات مع حفظ الكمبيوتر. المزيد من الشركات تقوم بمسح وتنزيل ملفاتها إلى أجهزة كمبيوتر مكتبية. باستخدام هذه الطريقة ، يمكن للعمال العثور على الملفات وتحميلها على الفور باستخدام برنامج قاعدة بيانات البحث ، وتوفير الوقت وزيادة الإنتاجية.
من الصعب حماية
يصعب حماية الملفات المنظمة بشكل تقليدي. يمكن للحرائق أو غيرها من الكوارث الطبيعية تدمير الملفات ، مما قد يؤدي إلى فقدان الأعمال. إن النسخ الاحتياطي للملفات التقليدية يستغرق وقتًا طويلاً ، ويستغرق ساعات من النسخ ووضع العلامات وإعادة الإيداع.
قلة الفضاء والكفاءة
تنظيم الملفات التقليدية يمكن أن تخرج عن نطاق السيطرة. عدد الملفات لتنظيم ينمو مع عملك. يمكن أن يكون الألم في قاعدة البيانات للعثور على مساحة لكل هذه الأوراق. يمكن أن تصبح عناصر الايداع بكفاءة أيضًا تحديًا.
