إذا كنت قد أدرجت نشاطك التجاري كشركة تابعة أو شركة C ، فإن معظم الولايات تتطلب منك الاحتفاظ بسجلات دقيقة لأنشطة الشركة. في كل مرة يجتمع فيها مجلس مديرك ، تحتاج شركتك إلى الاحتفاظ بسجل في ملف لأغراض الامتثال التنظيمي.
هناك قائمة طويلة من المعاملات المحتملة والقرارات التي قد تحتاج إلى الاحتفاظ بسجل. يمكن أن يشمل هذا أي شيء يتراوح من:
$config[code] not found- تعيين ضابط جديد.
- استقالة مدير.
- شراء التأمين.
- بيع الأسهم
- الحصول على خط ائتمان / بطاقة ائتمان باسم الشركة.
قد يكون الاحتفاظ بالسجلات أمرًا كبيرًا للاستمرار ، خاصة بالنسبة لصاحب العمل الصغير. ومع ذلك ، تعتبر محاضر الاجتماعات المناسبة ضرورية للحفاظ على شركتك في وضع جيد والحفاظ على درع المسؤولية الشخصية الخاص بك. فيما يلي بعض الأمور الأساسية التي تحتاج إلى معرفتها عندما يتعلق الأمر بالحفاظ على محاضر اجتماعاتك.
ما هي محضر الاجتماع؟
يحتفظ محضر الاجتماع بحساب رسمي لما تم القيام به أو تحدث عنه في الاجتماعات الرسمية ، بما في ذلك أي قرارات أو إجراءات تم اتخاذها.
يتم أخذها خلال اجتماع رسمي لمجلس الإدارة أو المساهمين في شركة ، مثل الاجتماعات الأولية والسنوية. عادة ، يتم تسجيل محضر الاجتماع من قبل سكرتير الشركة (أو شخص آخر يتم تعيينه في الاجتماع).
ما الذي يجب تضمينه في محضر الاجتماع؟
لا تحتاج محاضر اجتماعك إلى تضمين كل التفاصيل الصغيرة. تحتاج فقط إلى توثيق المعلومات الأساسية وأي قرارات أو إجراءات تم اتخاذها. بشكل عام ، يجب أن تكون دقائقك مفصلة بما يكفي لتكون بمثابة "الذاكرة المؤسسية" لمؤسستك.
تتضمن الدقائق النموذجية ما يلي:
- معلومات أساسية عن الاجتماع: التاريخ والوقت والموقع.
- من حضر ، جنبا إلى جنب مع ملاحظة خاصة في الحالات التي جاء فيها الحضور في وقت متأخر أو اليسار في وقت مبكر.
- بنود جدول الأعمال مع وصف موجز لكل عنصر.
- إجراءات التصويت مع سرد مفصل لكيفية تصويت كل فرد ، بالإضافة إلى أي امتناع عن التصويت.
- الوقت الذي تم فيه تأجيل الاجتماع.
في معظم الحالات ، لا تحتاج إلى إنشاء دقائق من البداية. يمكنك العثور على نماذج مجانية عبر الإنترنت لتكون بمثابة نقطة بداية. اختر نوع الدقائق / المستندات ، واملأ الفراغات ، ثم اطبعها ، وسوف تستوفي التزامات حفظ السجلات الخاصة بك.
من المطلوب إبقاء محضر الاجتماع؟
تتطلب أغلبية الدول كلاً من S S Corporations و C Corporations لتوثيق القرارات التجارية الرئيسية والاجتماعات الرئيسية التي تعقدها.
في الوقت الحاضر ، الدول التالية لا يلزم الاحتفاظ بدقائق:
- ديلاوير
- كانساس
- نيفادا
- شمال داكوتا
- أوكلاهوما
بالإضافة إلى ذلك ، لا يُطلب من الشركات ذات المسئوولية المحدودة الاحتفاظ بالدقائق.
ماذا أفعل بالدقائق بعد أن يتم تسجيلها؟
لا يلزم تقديم الدفاتر إلى الدولة ، ولكن يمكن بدلاً من ذلك الاحتفاظ بها مع سجلات الشركة الأخرى ، مثل مقالات التضمين واللوائح والقرارات.
مثل الوثائق الأخرى ، يجب أن تبقى دقيقة في متناول اليد لمدة سبع سنوات على الأقل. يحق لأعضاء الشركة ، مثل المساهمين والمسؤولين والمديرين ، مراجعة محضر الاجتماع بناء على "طلب معقول" للشركة.
على الرغم من أنك لا تحتاج إلى تقديم هذه المستندات مع الولاية ، فلا بد من اعتبارها مستندات مهمة وهي ضرورية لحماية وضع شركتك الجيد وحالة مسؤوليتك المحدودة.
16 تعليقات ▼
