غالباً ما يسمى مساعد إداري ، قد يقوم السكرتير بتقديم الدعم لكل شخص في المكتب ، أو مجموعة صغيرة من المديرين التنفيذيين أو مسؤول تنفيذي واحد. عادة ما يقوم سكرتير صغير بالإبلاغ أو التوجه من سكرتير أول. الهدف العام للسكرتير هو التأكد من أن إجراءات المكتب تعمل بسلاسة.
المسؤوليات
وبشكل عام ، فإن الأمناء المبتدئين يساندون كبار السكرتارية في مهامهم ، ويقومون بمهام يفوضها إليهم السكرتير الأول. وتشمل المسؤوليات تقديم المساعدة الإدارية والكتابية للمتخصصين ، وإنشاء مذكرات ، وتحية الزوار ، والرد على المكالمات الهاتفية ، والحفاظ على الجداول الزمنية ، وإجراء ترتيبات السفر وتنظيم أحداث الشركة.
$config[code] not foundتختلف مسؤوليات السكرتير من شركة إلى أخرى وعادة ما تعتمد على طبيعة عمل الشركة. في بعض الحالات ، يتم استخدام الأمناء لبعض الوقت.
مؤهلات
يجب أن يكون لمرشحي السكرتير الصاعد مهارات اتصال خطية وشفهية قوية ، بالإضافة إلى خلفية قوية في الكتابة. تعتبر معرفة برامج Microsoft Office ، بما في ذلك Microsoft Word و Excel و PowerPoint ، أمرًا مهمًا ، وكذلك الإلمام بأنظمة الهاتف المختلفة. يجب أن يعمل المرشحون جيدًا أيضًا تحت الضغط ، وتعدد المهام بكفاءة ، ويشعرون بالراحة عند إجراء مكالمات هاتفية.
اعتمادًا على طبيعة عمل الشركة ، قد يحتاج المرشح لمنصب نائب الأمين إلى معرفة في مجال معين أو برنامج كمبيوتر. في كثير من الأحيان ، سيتم تدريب المرشح المناسب في هذه المجالات.
في حالات محددة ، مطلوب شهادة جامعية. في معظم الحالات ، تشتمل المتطلبات على التعليم الثانوي أو ما يعادلها ، بالإضافة إلى الخبرة السابقة أو الخبرة ذات الصلة.
فيديو اليوم
يوجه اليكم من الشتلة جلبت لكم من الشتلةتدريب
على الرغم من وجود المؤهلات المناسبة ، سيحتاج الأمناء إلى تدريب لتعلم سياسات وإجراءات الشركة. في كثير من الأحيان يتم تنفيذ هذا التدريب من قبل سكرتير كبير الذي يفوض المهام. قد يتلقى الأمناء المبتدئون الذين تم تعيينهم حديثًا مواد تدريبية مثل الكتيبات أو الأدلة. التدريب يختلف مع كل شركة والصناعة.
غرفة للنمو
في كثير من الأحيان ، في حالة غياب أو رحيل أحد كبار السكرتير ، سيتم ترقية السكرتير الصغير. مرشح جديد سوف يملأ منصب السكرتير المفتوح.
ويتيح العمل كسكرتيرة للفرد إظهار قدراته والتعرف على جوانب مختلفة من الشركة ، وتكوين علاقات مع المهنيين في مختلف الإدارات. في العديد من الحالات ، يمكن ترقية السكرتير إلى منصب آخر داخل الشركة يسمح بفرصة أكبر وأجر أعلى.
معلومات الراتب
يستند التعويض إلى سنوات من الخبرة ، سنوات مع الشركة والمؤهلات. وفقا ل Salary.com ، متوسط الدخل السنوي لسكرتير هو 32،030 دولار اعتبارا من نوفمبر 2009 ، ولكن التعويض يختلف في كل شركة وفي كل صناعة.
