أحد أكبر التحديات التي تواجهها المؤسسة هو جعل الموظفين يكملون جداول زمنية ويتعقبون وقتهم.
في عصر حذر "الأخ الأكبر" وزيادة التركيز على الخصوصية ، قد يرفض بعض الموظفين ويثيرون ضجة في فكرة المحاسبة عن وقتهم ، في حين قد يصارع آخرون مع تقديم الجداول الزمنية الخاصة بهم بالكامل.
مهما كان سبب تنفيذ هذه العملية ، سواء أكانت متوافقة مع الحكومة أم لفهم تكاليفك بشكل أفضل ، فإن النتيجة النهائية هي نفسها: يجب على موظفيك الانضمام إلى الموقع وتتبع وقتهم.
$config[code] not foundدعنا نلقي نظرة على الخطوات التي يمكن أن تقطع شوطا طويلا نحو جعل الموظفين يكملون الجداول الزمنية.
اشرح كيف تأتي مع المكافآت
تتمثل إحدى الخطوات الرئيسية لتحفيز موظفيك في توضيح أسباب أهمية ذلك. يمكن القيام بذلك إما عن طريق نظام المكافآت أو نظام تأكيد إيجابي / سلبي.
ذهبت شركة واحدة مقرها Brazillian بقدر ما لتثبيت آلة بيرة التي فتحت فقط عندما كان الجميع قد قدم الجداول الزمنية الخاصة بهم بشكل صحيح وفي الوقت المحدد.
ولكن إذا كنت لا تسير على طريق الكحول ، فإن السبب البسيط والفعال لموظفيك لاستكمال الجداول الزمنية الخاصة بهم هو الفائدة الهائلة التي تجلبها لهم شخصياً. يقدر أنه في كل يوم ، يفقد الاقتصاد الأمريكي 50 مليون ساعة قابلة للفوترة ، أو 7.4 مليار دولار.
ما هي حسابات الخسارة؟ وفقا لشركة AffinityLive ، وهي شركة أتمتة خدمات مهنية ، فإن الخسارة هي نتيجة لسوء أساليب تتبع الوقت. تقول الشركة:
"بسبب الافتقار للتقدم التكنولوجي والعادات السيئة في تتبع الوقت ، وجدت AffinityLive أن 51 بالمائة من المستجيبين نادراً ما يتعقبون أو لا يتابعون الوقت في قراءة رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها ، و 28 بالمائة قالوا الشيء نفسه بالنسبة للاجتماعات".
الحل؟ يضيف Affinity Live ما يلي:
"الانتقال من التحديثات الأسبوعية … إلى الصحيفة اليومية … من شأنه استرداد 52000 دولار لكل محترف في السنة في وقت قابل للفوترة."
ونتيجة لذلك ، فإن أهم خطوة في مساعدة موظفيك على إكمال جداول مواعيدهم هو مساعدتهم على إدراك أنه كلما كان ذلك أفضل في تتبع وقتهم ، كلما زادت ساعات عمل شركتك.
وفي المقابل ، تساوي تلك الساعات الإضافية القابلة للفوترة المزيد من الإيرادات الواردة وتعويض الموظفين بشكل عام. أيا كان الحال ، فإن موظفيك يستفيدون مباشرة.
اجعله سهلا
قد يكون هذا بسيطًا مثل الحفاظ على تركيز موظفيك وعلى مهمتهم. يمكنك أن تسير على خطى Iris ، وهي الشركة التي نفذت برنامجًا تم فيه حجب المواقع تمامًا مثل Facebook و Google تمامًا حتى قدم الموظفون جداول زمنية مكتملة.
في حين أن هذه الطرق قد تبدو قاسية ، إلا أنها فعالة للغاية في وضع معيار ذهبي لتخصيص تتبع الوقت البسيط والسهل من موظفيك.
خطوة أخرى مهمة هي تسهيل الأمر على موظفيك لإكمال الجداول الزمنية الخاصة بهم من خلال برنامج تلقائي حديث بما في ذلك واجهات مستخدم نظيفة وبسيطة. تعتمد الكثير من الشركات على البرامج القديمة أو الأسوأ من ذلك ، الطرق غير المحوسبة لتتبعها. ومع ذلك ، تستخدم شركات أخرى أنظمة محددة جدًا وحبيبية يحتاج الموظف إلى أسطورة لفهم كيفية تصنيف وقته.
لتجنب هذه المشكلات ، حاول إجراء العملية تلقائيًا بأكبر قدر ممكن. يمكن أن يكون برنامج تتبع الوقت الحديث رصيدا لا يقدر بثمن لمساعدة الموظفين والمديرين على حد سواء تبسيط وأتمتة العملية.
من الناحية المثالية ، لا يستغرق إكمال الجداول الزمنية أكثر من بضع دقائق في اليوم.
ربط الجداول الزمنية للدفع
قد يبدو الأمر كحل بسيط ، ولكن في بعض الأحيان تكون الحلول البسيطة هي الأفضل. عندما يفشل كل شيء آخر ، أوضح أن الدفع يعتمد على الجداول الزمنية المكتملة.
كما يسلط الضوء سوزان لوكاس المهنية الموارد البشرية ، هناك حاجة للحذر عند استخدام هذه الطريقة:
"من غير القانوني عدم دفع أي شخص مقابل وقت العمل ، وفي بعض الولايات قد تواجه مشكلة كبيرة لتأخير شيك أجر ، ولكن (تحقق مع محامٍ في ولايتك) لم لا تحدد موعدًا نهائيًا فقط ، وإذا فاتهم ، لا تدفع لهذا الأسبوع حتى الجولة القادمة من شيكات الرواتب؟ فكر في ما تحاول تحفيزهم على القيام به: ملء بطاقات الوقت حتى يمكن الدفع لهم. "
إذا استمر الموظفون في النضال من أجل استكمال جداول مواعيدهم ، فإن لوكاس يشير إلى أن السلوك "قد يوحي بأن المشكلة لا تكمن في الموظفين غير الحريصين ، ولكن مع عملية ورقة زمنية تجعلهم يشعرون بالصبر".
من خلال شرح السبب ، وتحديد المثال ، وتسهيل عملية ربط الجداول الزمنية والدفع بها ، يمكن للمنظمات أن تقطع شوطًا طويلاً نحو الحصول على الموظفين لإكمال الجداول الزمنية ، ونأمل أن تساعدهم على تقدير فوائد القيام بذلك.
الوقت على مدار الساعة صور عبر Shutterstock
1 تعليق ▼
