هل تعلم أن أصحاب العمل الذين لا يقدمون نماذج الإبلاغ عن قانون الرعاية بأسعار معقولة (Obamacare) مع مصلحة الضرائب الأمريكية قد يخضعون لعقوبة قصوى قدرها 3 ملايين دولار؟ هذا يكفي لإبقائك في الليل! وهذا مجرد متطلب قانوني واحد.
يواجه أصحاب العمل اليوم مجموعة واسعة من متطلبات حفظ سجلات الموظفين ، حيث توضح هذه المعلومات المعلوماتية من ComplyRight ، وهي شركة مخصصة لتحرير أصحاب الأعمال الصغيرة لأعباء الامتثال. ويبدو أن هذه المتطلبات تنمو كل عام.
$config[code] not foundيمكن أن تقع أعباء الأعمال الورقية ومسجلات الدفاتر على الأعمال الصغيرة لأن الكيانات الأصغر لديها عدد أقل من الموظفين لإدارة وظائف الموارد البشرية ، أو قد لا يكون لديها موارد مخصصة للموارد البشرية على الإطلاق. لكن الخبر السار هو أن التكنولوجيا يمكن أن تساعدك على البقاء على رأس متطلبات التوافق التنظيمي كصاحب عمل.
في ما يلي بعض متطلبات حفظ سجلات الموظفين التي قد تفاجئك (أو تصيبك):
وظائف شاغرة
عندما ينشر أصحاب العمل إعلانات عن وظائف جديدة ، يجب أن يحتفظوا بسجل لمدة عام واحد وفقاً لقانون التمييز على أساس السن في التوظيف (ADEA).
تطبيقات وظيفة
يجب على أصحاب العمل الذين يتم تغطيتهم بموجب قانون ADEA ، وقانون الأمريكيين ذوي الإعاقة (ADA) و / أو الباب السابع من قانون الحقوق المدنية (الباب السابع) إبقاء جميع طلبات التوظيف في ملف لمدة عام واحد على الأقل. ينطبق مطلب السنة الواحدة على العمال الموسميين والمؤقتين أيضًا.
يستأنف
يجب الاحتفاظ بالسير الذاتية المطلوبة لمدة عام واحد لكل ADEA و ADA. ومع ذلك ، لا يوجد أي شرط للحفاظ على السير الذاتية غير المرغوب فيها.
سجلات الإنهاء
يتطلب ADA و Title VII الاحتفاظ بكافة سجلات الإنهاء لسنة واحدة بعد تاريخ انتهاء الموظف.
خطط المنفعة
يتطلب ADEA أن تبقى خطط الاستحقاقات مسجلة لمدة سنة واحدة بعد إنهاء الخطة بموجب قانون ADEA. بالإضافة إلى ذلك ، فإن قانون تأمين دخل العمال (ERISA) يتطلب الاحتفاظ بسجلات خطة المنافع في ملف لمدة ست سنوات.
تقاييم الأداء
يتطلب قانون معايير العمل العادلة (FLSA) الاحتفاظ بتقييمات الأداء لمدة عامين.
سجلات ضريبة البطالة
وفقًا لقانون ضريبة البطالة الفيدرالية (FUTA) ، يجب عليك الاحتفاظ بسجلات ضريبة البطالة لمدة أربع سنوات من تاريخ الاستحقاق الضريبي أو الدفع ، أيهما أسبق.
I-9 أشكال
يجب الاحتفاظ بنماذج I-9 ومعلومات التحقق الإضافية التي تثبت أن الموظفين مسموح لهم بالعمل في الولايات المتحدة لمدة ثلاث سنوات من تاريخ الاستحقاق أو بعد عام واحد من تاريخ الإنهاء ، أيهما أقرب لاحقًا. القانون المعمول به هو قانون إصلاح الهجرة والسيطرة عليها (IRCA).
عقود توظيف
إذا كان لديك عقود عمل مع موظفين ، فيجب عليك الاحتفاظ بجميع العقود لمدة ثلاث سنوات لكل FLSA.
أشكال OSHA للإصابة والمرض
يجب على أصحاب العمل الذين لديهم 11 موظف أو أكثر أن يحتفظوا بجميع أشكال الإبلاغ عن الإصابة أو المرض لمدة لا تقل عن خمس سنوات بعد نهاية السنة التقويمية.
المناظر الطبيعية المطمئنة الامتثال
كما توضح القائمة أعلاه ، فإن أصحاب العمل يخضعون لمجموعة متزايدة من قوانين حفظ سجلات الموظفين.
لا يقتصر الأمر على عدد المتطلبات القانونية التي تجعل الامتثال أمرًا صعبًا. إنها حقيقة أن القوانين تتغير باستمرار - ومعقدة.
تمتلئ القوانين في كثير من الأحيان مع فارق بسيط ، باستثناءات وتعريفات مفصلة. يمكن أن تغطي متطلبات حفظ الدفاتر بعض أصحاب العمل بناءً على حجمهم أو صناعتهم ، ولكن ليس على الآخرين.
تتغير القوانين بشكل متكرر ، وتضاف قوانين وأنظمة جديدة. إذا تم القبض عليك على غير علم بتغيير أو قانون جديد ، فقد ينتهي بك الأمر إلى دفع غرامات باهظة. تذكر أن نقص المعرفة ليس دفاعًا في الغالب.
التكنولوجيا: المؤسسة الأساسية لامتثال أصحاب العمل
يعد حفظ سجلات الموظفين أحد تلك المجالات اليوم حيث تستغل التكنولوجيا مجال اللعب للشركات الصغيرة.
يمكن أن يساعدك تطبيق حفظ الدفاتر الجيد للموظفين في تلبية المتطلبات القانونية التي تنطبق على نشاطك التجاري بشكل أفضل - وهذا أمر مسلم به.
لكن أفضل برامج حفظ الدفاتر في عالم اليوم يمكن أن تضيف قيمة أكبر بكثير.
تساعد أفضل التطبيقات الإنتاجية من خلال مساعدة فرق الأعمال الصغيرة على العمل بشكل أكثر ذكاءً وليس أكثر صعوبة. نصيحة: ابحث عن برنامج سريع للبدء ، وبديهية وسهل الاستخدام. ابحث أيضًا عن ميزات مثل المطالبات والتذكيرات التلقائية لزيادة الكفاءة.
يمكن لتطبيق حفظ سجلات موظف جيد توفير المال عن طريق إدارة المخاطر. يمكنك الحصول على راحة البال والنوم بشكل أفضل ومعرفة أن أعمالك الصغيرة تمتلك أدوات للامتثال لمتطلبات حفظ السجلات المعقدة ، تمامًا مثل الشركات الكبيرة.
وإليك فائدة كبيرة أخرى للتكنولوجيا: السجلات الإلكترونية بدلاً من الورق. لا يتطلب الاحتفاظ بنسخ مطبوعة من سجلات الموظفين مساحة كبيرة من المساحة الفعلية فحسب ، بل يتطلب أيضًا تنظيمًا متطرفًا. يضيع الموظف المتوسط 400 ساعة كل عام في البحث عن الوثائق الورقية.
تكتسب الوثائق الإلكترونية ثباتًا على الورق ، وفقًا لـ ComplyRight. ليس من المدهش لماذا. عندما يتم تخزين السجلات إلكترونيا ، يتم دمج المعلومات في مكان واحد ويمكن البحث بسهولة. يمكن للموظفين استرداد بيانات الموظفين في عدد قليل من النقرات.
ومع نمو شركتك وتضاعف سجلاتها ، فإن أنظمة حفظ الدفاتر الإلكترونية تسهل تنظيم واستعادة كميات متزايدة من البيانات. بدون السحب من الورق غير الفعال ، يمكنك توسيع نطاق عملك بشكل أسرع أيضًا.
أين يمكن العثور على تعليمات مسك الدفاتر الموظف
للاطلاع على قائمة شاملة لمتطلبات حفظ سجلات الموظفين وتحديد تلك التي تنطبق على عملك ، قم بتنزيل "إرشادات الاحتفاظ بسجلات الموظفين لأصحاب العمل ومديري الموارد البشرية" مجانًا من ComplyRight.
وتحقق من تطبيق سجلات الموظفين من HRDirect. إنه مجاني وسريع للبدء - ويبسط إدارة سجلات الموظفين.
مدير الصور عبر Shutterstock
المزيد في: برعاية 3 تعليقات ▼
