لقد هبطت للتو عميل جديد. يبدو أنك تتفق معهم بشكل جيد. لقد استمتعت بالعمل في المشروعات المبكرة التي أرسلتها إليك. باختصار ، تبدو الأمور واعدة. هذا حتى وقت فاتورة العميل الخاص بك.
الفواتير هي مهمة مملة ، رسمية ، ومحبطة ضرورية للغاية. بعد كل شيء ، إذا لم تكن لديك فواتير ، فلن تحصل على أموال. وعندما لا تتقاضى رواتبك ، فإن نشاطك التجاري يتراجع.
$config[code] not foundالاسوأ؟ كيف يمكنك أن تسأل عن دفعة دون أن تأتي عبر البرد الشديد أو انتهازي؟ وينطبق هذا بشكل خاص عند إعداد فاتورة عميل جديد ليس على دراية بعادات الفواتير وشخصيته.
كيفية عمل فاتورة العملاء
يمكنك البدء باتباع نصائح الفواتير العشرة هذه التي لا تضمن الدفعات السريعة فحسب ، بل ستتجنب أيضًا التقليل من هذا العميل الجديد.
1. يبقيه بسيط عند الفاتورة عملاءك
على الرغم من أنك تريد أن تظهر كمحترف بقدر الإمكان ، فلا داعي لجعل الفواتير أكثر تعقيدًا مما هي عليه بالفعل.
على سبيل المثال ، نظرًا لأن معظم الأشخاص ليسوا على دراية بلغة الدفع ، مثل "صافي 30" أو "مستحق عند الاستلام" ، استخدم لغة بسيطة تصل إلى النقطة الصحيحة. بدلاً من ذلك ، اكتب "30" استخدامًا "30 يومًا" أو "مستحقًا خلال 30 يومًا". بسيط ، مقدمًا ، ولا يمكن إساءة فهمه. فهو يزيل أي تشويش ، ولا يجعل العميل يشعر وكأنك تحاول إخراجهم من القاموس على الإنترنت أو سحب الصوف على عيونهم.
مكافأة نصيحة: يمكنك الإبقاء على شروط الدفع بسيطة من خلال مطالبة العميل الجديد بدورة الفوترة الخاصة به بحيث تكون في نفس الصفحة. على سبيل المثال ، إذا كانت في أول الشهر ، فعندئذٍ يجب إرسال الفاتورة إليك.
2. تضمين جميع المعلومات ذات الصلة
يجب أن تحتوي الفاتورة دائمًا على المعلومات التالية:
- اسمك
- معرفك الضريبي
- عنوانك (عنوانك المادي والبريد الإلكتروني)
- رقم تليفونك
- رقم الفاتورة
- تحليل مفصل للخدمات أو المنتجات المقدمة
- المبلغ الإجمالي
- تاريخ الاستحقاق
سيؤدي تضمين هذه المعلومات إلى إزالة أي أسئلة أو مخاوف قد تكون لدى العميل بشأن الفاتورة. وإذا كان لديهم استفسار ، يمكنهم الاتصال بك بسهولة منذ تقديم جميع معلومات الاتصال بك.
3. عرض خيارات الدفع المرنة
اجعل عملائك سعداء ، وزادوا سرعة الدفع ، من خلال تزويدهم بالقدرة على دفع فاتورتك بطريقة الدفع المفضلة لديهم.
تقدم معظم منصات الفواتير نطاقًا واسعًا من خيارات الدفع عند دفع فاتورة ، مثل بطاقات الائتمان ، أو تحويل الأموال الإلكتروني (EFT) ، أو دار المقاصة الآلية (ACH) ، أو العملات المشفرة مثل بيتكوين.
4. إرسال تذكير الآلي والتحديثات
لا تنتظر حتى يتم تجاوز الدفعة بسبب الاتصال بالعملاء. يتيح لك استخدام برنامج تحرير الفواتير المستند إلى السحاب إرسال تذكيرات وتحديثات تلقائية ودقيقة للدفعات كلما اقتربت فاتورة من تاريخ استحقاقها.
وبهذه الطريقة ، يمكن للعميل أن يظل على قمة حالة حسابه دون أن يتم فرض رسوم عليه في وقت متأخر. هذا يشجع على الدفع في الوقت المحدد ، كما أنه يقلل من حرج المتابعات.
والأفضل من ذلك ، إذا كان هذا مشروعًا مستمرًا ، فيمكنك إعداد دفعات متكررة مع العميل حتى لا ينسى أي منكما الفاتورة.
5. تخصيص كل من فواتير العميل الخاصة بك
أنا شخصياً لا أستطيع تحمل رسائل عامة. إنهم ليسوا فقط غير شخصيين ، فهم سهلون للغاية في التغاضي عنهم. إذا شعرت بهذه الطريقة ، تخيل فقط كيف يشعر عميلك عندما يفتح ذلك الفاتح اللطيف ، البارد الذي يحتوي على تفاصيل قليلة.
إن إرسال الفواتير المخصصة التي تتضمن اسم العميل ومعلومات الاتصال ومعلومات الدفع المطلوبة مثل رقم أمر الشراء (PO) ورقم تعريف صاحب العمل (EIN) وتفاصيل الخدمات يجعلهم يشعرون بأنهم كبار الشخصيات نظرًا لأنك خصصت وقتًا لتخصيص الفاتورة.
ولكن يمكنك دائمًا المضي قدمًا وإضافة مزيد من التخصيص عن طريق تضمين ملاحظة "شكرًا لك" بخط اليد ، أو تضمين رابط إلى جزء من المحتوى يمكن أن يجده العميل قيّمًا لنوع نشاطه التجاري الخاص. على سبيل المثال ، إذا ذكروا أنهم مهتمون بـ bitcoin ، فأرسل إليهم مقالًا تمهيديًا يشرح هذه العملة المعدلة.
6. حوافز العرض
هذه طريقة بسيطة وفعالة لتحفيز العميل على دفع الفاتورة في الوقت المحدد. الى جانب ذلك ، يجعلها خاصة. حتى إذا كان خصمًا بنسبة 2٪ فقط من المبلغ الإجمالي للفاتورة ، فهذا يكفي لتحفيز العميل على إجراء دفعة.
بالإضافة إلى تقديم خصم ، يمكنك تحفيز العميل من خلال:
- خصم من العمل في المستقبل.
- مخزن اعتمادات
- تقديم شهادة هدية لمنتجات أو خدمات شريك.
- ترويجي ترويجي.
7. جعلهم يشعرون بالقيمة
لقد ألمحنا إلى هذه الإستراتيجية عدة مرات ، ولكن إذا كنت ترغب في الحفاظ على رضاء عملائك ، اجعلهم يشعرون بالقيمة.
وهذا يشمل كل شيء من:
- إذا كان لديهم مؤخرًا إعلان ترويجي أو عيد ميلاد ، فيجب الإقرار بذلك في قسم الرسالة في الفاتورة.
- امنحهم الاهتمام الشخصي.
- قل دوما "من فضلك" و "شكرا" على فواتيرك.
- الاستماع إلى ملاحظاتهم أو اقتراحاتهم.
- اذكر عروضك الحالية.
8. لا تفاجئ عملاءك
إذا أدركت أن الوظيفة تتطلب مزيدًا من الوقت أو الجهد أو المواد ، فيمكنك إخبارهم بذلك في أقرب وقت ممكن. يعني أي تغيير في حالة العمل عادةً أنه سيزيد من تكلفة المشروع. سترغب في أن تكون متاحًا لمناقشة هذا التغيير على الفور مع عميلك بحيث لا يتم حجبه عند فتح الفاتورة.
كن مفصلاً وشفافًا قدر الإمكان خلال هذه المناقشة لمنع أي مفاجأة. إذا كان العميل على ما يرام مع هذه التغييرات ، فتأكد من كتابتها. قد يشعر بعض العملاء بالإهانة قليلاً عن طريق وضع شيء ما كتابيًا.
في بعض الأحيان ، إذا كتبت المعلومات وكان عليك فقط التوقيع على التقديرات الجديدة ، فمن الأسهل لكليهما. وسواء كنت تكتب الفاتورة أم لا ، قم بتضمين التكاليف الأصلية ثم التكاليف "خارج النطاق".
9. كن واضحا وضوح الشمس
اشرح كل شيء مع العميل مقدمًا وكن مفصلًا قدر الإمكان في فواتيرك. على سبيل المثال ، إذا لم تُدرج تاريخ استحقاق بارز أو طريقة دفع مفضلة ، فلا يمكنك أن تتوقع من العميل دفع الفاتورة بمجرد استلامها. بعد كل شيء ، لا يعرفون متى يتوقع الدفع أو كيفية سداده.
كونها واضحة وضوح الشمس تمنع سوء الفهم وتبقي عملية الدفع تتدفق بسرعة.
10. لا تفقد توازنك أبدًا
ماذا لو اتبعت النصائح المذكورة أعلاه ، ولكن العميل فاته تاريخ الاستحقاق؟ ستضطر إلى مطارد تلك الدفعة. ومع ذلك ، افعل ذلك دون أن تغضب أو "snippy".
حتى تعرف الظروف ، قد يكون هناك تفسير بسيط لسبب تأخر الدفع. هل فاترت الفاتورة عن طريق الخطأ أو هل كان لدى العميل حالة طوارئ عائلية؟ لا تحرق هذا الجسر مع العميل لأنك تفترض تلقائيًا أنه مرهق.
مرة أخرى ، سوف يؤدي استخدام الأتمتة إلى تذكير العملاء عند اقتراب موعد السداد ، ثم "تنفيذ الأمر" على العميل حتى يتم دفع الفاتورة.
إذا لم يفلح ذلك ، فتواصل مع العميل عن طريق الاتصال به أو إرساله عبر البريد الإلكتروني وسؤاله عما إذا كان هناك أي خطأ. إذا كانوا عملاء جددًا ولا يستجيبون ، فقد لا يفهمون طرقك في ممارسة النشاط التجاري. لا تزال لا تقفز إلى الاستنتاجات.
إذا كان أحد العملاء قد واجهت هذا النوع من المشاكل دائمًا - فقد تحتاج التكتيكات إلى التغيير. إذا كانوا مدينين لك بمبلغ كبير أو بعد عدة أشهر ، قد تحتاج إلى الحصول على بعض النصائح القانونية. في بعض الأحيان يجب عليك إرسال الفاتورة إلى المجموعات. لكن هذا مسعى أخير
في حين أن مطاردة المدفوعات المتأخرة أمر محبط ، لا تفقد توازنك أبدًا. لا تستخدم مطلقًا أو لغة عدوانية.
امنح عميلك الفرصة لشرح انفسهم ، كن حازماً ، ومباشراً ، وصريحاً حول أي رسوم متأخرة أو تبعات لفقدان تاريخ الاستحقاق من البداية.
إعادة نشرها بإذن. الأصل هنا.
صورة: Due.com
المزيد في: محتوى قناة الناشر تعليق ▼
