إحدى مسؤوليات الموظفين العاملين في مستويات مختلفة من الحكومة هي كتابة مذكرات إحاطة لصانعي السياسات ، الذين يستخدمون المذكرات لتثقيف أنفسهم حول القضايا وإرشادهم في تشكيل البروتوكولات والإجراءات والقوانين. إن مذكرة الإحاطة هي ملخص موجز لمسألة أو قضية تقدم دعوة للعمل للقارئ. تقنع المذكرة الناجحة القارئ بالتصرف من خلال تقديم أدلة ملموسة يسهل فهمها وتقييمها.
$config[code] not foundابدأ المذكرة بكتابة "إلى:" و "من:" أدخل اسم المرسل والمستلم بعد النقطتين. في السطر التالي ، اكتب التاريخ الذي كتبته المذكرة. قم بإنهاء هذا المقطع بكتابة "الموضوع:" متبوعاً بالموضوع الذي تشير إليه المذكرة.
حدد الإجراء الذي تريد أن يأخذه القارئ في الجملة الأولى أو الفقرة من المذكرة.
حافظ على انتباه القارئ باستخدام فقرات موجزة وموجزة لا يزيد طولها عن 5 جمل. عند ذكر أسباب اتخاذ الإجراء ، قم بسرد كل سبب في فقرة منفصلة.
استخدم الأدلة التجريبية لإقناع القارئ بالحاجة إلى مسار العمل المقترح. على سبيل المثال ، أذكر إحصاءات الإسكان ذات الدخل المنخفض عند البحث عن تغيير في سياسة تحديد المناطق. تجنب التعميمات التي لا يمكنك دعمها بالحقائق.
الخطوط العريضة للدورات البديلة من الإجراءات أو السياسات ، واصفا مزايا وعيوب كل منها.
تجنب التعبيرات الرسمية أو غير الرسمية على نحو غير ضروري ، على سبيل المثال "حسب مناقشتنا" ، والمصطلحات التقنية عندما تستشهد بالحقائق والأرقام. استخدم لغة بسيطة ومباشرة يمكن لأي قارئ فهمها.
استخدم الصوت النشط ، في مقابل المجهول ، خلال المذكرة لتشجيع العمل. إذا كنت تعرف متلقي المذكرة بشكل جيد ، فاستخدم ضمائر الشخص الأول مثل "أنا" و "نحن" ، لأن الناس أكثر احتمالية للقيام بشيء ما لأولئك الذين يشعرون أنهم يعرفونهم شخصياً. التأكيد على هذه الروابط الشخصية بشكل أكبر عن طريق استخدام الانقباضات ، مثل "أنا".
التأكيد على ضرورة العمل في نهاية المذكرة. تأكد من تحديد ما إذا كان هناك موعد نهائي للعمل يجب الوفاء به.
تحذير
تصبح مذكرة الإحاطة التي تتجاوز طول صفحتين تقريراً ، من غير المحتمل أن يقرأه القارئ فور استلامه.
