قد يكون البريد الإلكتروني طريقة سريعة وفعالة للبقاء على اتصال مع الزملاء ، ولكن الاستخدام غير الصحيح ليس مهنيًا فحسب ، بل قد يكلفك ذلك أيضًا. يمكن أن تساعدك بعض النصائح في الحفاظ على آداب البريد الإلكتروني المهنية.
ابدأ بالتحدث إلى البريد الإلكتروني إلى المتلقي باستخدام العنوان المناسب ، أي عزيزي السيد السيدة الآنسة.الدكتور إلخ. إن الافتقار إلى الشكليات هو الخطأ الأكثر شيوعًا. بغض النظر عن وسيلة الاتصال ، بعض قواعد السلوك أمر ضروري. إذا كنت ستخاطب المستلم من خلال عنوانه الرسمي شخصيًا ، فافعل ذلك أيضًا في رسائلك الإلكترونية.
$config[code] not foundإذا كان البريد الإلكتروني يتم تسليمه لعدة مستلمين ، فيمكنك استبدال السادة السادة ، السيدات ، السادة ، موظفو (اسم الشركة) ، إلخ.
تخطي سطر واحد وإدخال محتوياتك - بيان المعلومات الذي تتناوله المقالة. هذا يجب ألا يحتوي أبداً على اللغة العامية ، أو الألفاظ النابية ، أو العري ، أو السخرية ، أو النكات ، أو تدهور الفرد ، أو أي معلومات أخرى يمكن تفسيرها على أنها إهانة لأي شخص.
حافظ على رسالتك مباشرة وإلى النقطة. ضعها على الحقائق وليس العواطف.
لا تنس أن رسائل البريد الإلكتروني تتم إعادة توجيهها بسهولة. حتى إذا لم يقم المستلمون المعينون بإرسال البريد الإلكتروني ، فإن بعض الشركات تراقب مراسلات البريد الإلكتروني دون علم مستخدم الكمبيوتر. أيضا ، عندما يكون هناك شيء مطبوع ، سواء أكان الكترونيا أو بطريقة أخرى ، يمكن الإشارة إليه لفترة غير محددة من الوقت. قد يكون المستلم الودي اليوم عدوًا غدًا.
تخطي خط وإغلاق مع توقيع مناسب. يجب أن يتضمن هذا الاسم الكامل واسم الشركة والقسم إن وجد ، وعنوان الشركة ، ومعلومات الاتصال بالهاتف.
مثال:
تحياتي الحارة؛
John Smith، Editor ABC Entertainment 123 Main Street، Suite 280 Los Angeles، CA 92567 الهاتف: (213) 456-7485 Cell: (213) 654-8768
في سطر الموضوع ، ضع عنوان البريد الإلكتروني بشكل مناسب حتى يتم التعرف عليه بسهولة.
دائما التدقيق الإملائي! الأخطاء الإملائية تعكس بشكل سيئ على المؤلف.
صحح بروفات الطباعة. ثم اتركها لمدة 20 دقيقة أو لأطول فترة ممكنة وتأكد مرة أخرى. إذا تمت معالجة نقطة أو مسألة مهمة ، يجب تدقيق فردي آخر قبل إرسالها إلى المستلمين.
من السهل جدًا النقر على زر الإرسال ، ولكن التحكم في الإلحاح بمجرد إرسال الرسالة الإلكترونية ، لا يمكنك تصحيح الأخطاء.
لا تستخدم الرموز التعبيرية ، كما يبدو لطيفًا.
أيضا ، تجنب استخدام الكثير من الألوان. حاول أن تحتفظ بالألوان بحد أقصى لكل بريد إلكتروني.
Always BCC (Blind Carbon Copy) نفسك حتى يكون لديك نسخ من المراسلات الخاصة بك حتى إذا كان برنامج البريد الإلكتروني الخاص بك تلقائيا يحفظ نسخ من البريد الإلكتروني المرسلة.
سوف تنمو قريبا اعتادوا على الشكلية. سيقدر المستلمون مهنيتك ويمكنك المساعدة في تجنب الأخطاء التي قد تكون ضارة.
