قد يكون البريد الإلكتروني مهمًا ، ولكن إذا لم تكن على اتصال بالطريقة الصحيحة ، فيمكنك فعلًا إلحاق الضرر بنشاطك التجاري.
هناك بعض القواعد والإرشادات الخاصة بآداب التعامل مع البريد الإلكتروني للأعمال التي يمكنك اتباعها للتأكد من أن اتصال البريد الإلكتروني الخاص بك ثابت. هنا 50 نصيحة.
الأعمال التجارية نصائح البريد الإلكتروني الآداب
الحصول على عنوان بريد إلكتروني احترافي
قبل أن تبدأ حتى في إرسال بريد إلكتروني ، يجب أن تتأكد من أن عنوان بريدك الإلكتروني الفعلي مناسب. من الناحية المثالية ، سيكون لديك عنوان بريد إلكتروني رسمي ينتهي بعنوان URL لشركتك. ولكن إذا كنت تستخدم حساب Gmail شخصيًا أو ما شابه ، فاحرص على أن تكون بسيطًا في الاسم أو الأحرف الأولى ، بدلاً من محاولة الحصول على ظريفة أو مضحكة.
$config[code] not foundتضمين خط الموضوع المباشر
في كل رسالة بريد إلكتروني ، يجب عليك تضمين سطر الموضوع الذي يعكس بدقة محتوى البريد الإلكتروني. سيعطي ملخص الكلمات القليلة للمتلقي فكرة عما يجب توقعه قبل أن يقرؤوا رسالتك.
استخدم فقط "الرد على الكل" عند الضرورة
عندما تتلقى رسائل إلكترونية تتضمن الجميع في مؤسستك أو حتى بعض الأشخاص ، قد تميل إلى تضمين الجميع في ردك. ولكن قد يؤدي هذا إلى الكثير من الوقت الضائع للأشخاص إذا لم تكن الرسالة ذات صلة بهم. لذا ، استخدم الرعاية والرد عليها فقط عندما تكون ضرورية للغاية.
صحح بروفات الطباعة
لا تريد أن تأخذ الوقت الكافي لصياغة رسالة بريد إلكتروني رائعة فقط لتتناسب مع الأخطاء الإملائية والنحوية. لذلك ، استغرقي دقيقة من التدقيق والتدقيق الإملائي قبل الإرسال حتى تتمكن من اكتشاف أي أخطاء محتملة.
إعادة قراءة للنغمة
ولكن يجب عليك أيضًا قراءة رسالتك من خلال التفكير في كيفية قراءة المستلم لها. في بعض الأحيان ، يمكن أن تضيع النغمة في البريد الإلكتروني. لذلك فقط تأكد من أنه يقرأ كيف تنوي.
كن مهذبا
وبالطبع ، يجب عليك تضمين المجاملات مثل من فضلك وشكرا في كل رسالة.
يبقيه أكثر رسمية للعملاء / الرؤساء
هناك العديد من المستويات المختلفة من الشكليات عندما يتعلق الأمر بالبريد الإلكتروني. لذا تأكد من أنك تفكر في علاقتك مع كل شخص قبل أن تشعر بالراحة. قد يكون "Hey guys" تحية مناسبة لأصدقائك. ولكن عند التعامل مع العملاء ، ربما تريد الاحتفاظ بها أكثر احترافية.
استخدم Formality لجهات اتصال جديدة
وبالمثل ، من الجيد أن تجعل الأمور رسمية إلى حد كبير مع الأشخاص الذين ترسل إليهم بريدًا إلكترونيًا لأول مرة ، حتى تتعرف عليهم جيدًا بدرجة كافية لتغييره.
استخدم تحية مقبولة
وبشكل أكثر تحديدًا ، سترغب في التفكير في التحية التي تستخدمها لكل شخص. بشكل عام ، يجب عليك الاحتفاظ بـ "Hey…" للأشخاص الذين تعرفهم جيدًا. "Hello" والأسماء الكاملة أكثر ملاءمة للعملاء أو جهات الاتصال لأول مرة.
التمسك بالنقطة
في النص الفعلي لبريدك الإلكتروني ، ستحتاج إلى جعلها قصيرة قدر الإمكان. لا تجعل المتلقي يقرأ رواية فقط لمعرفة ما هي نقطتك الرئيسية.
$config[code] not foundكسر رسائل طويلة
إذا كان لديك نقاط متعددة ، فقم بتفصيل النص باستخدام فقرات مختلفة أو حتى أرقام لتسهيل قراءتها.
كن واضحا مع نداءك للعمل
يجب أيضًا مراعاة ما تريد أن يفعله المستلم مع رسالتك. إذا كنت تبحث عنهم للرد بقطعة معينة من المعلومات ، فأخبرهم بذلك مباشرةً في نهاية رسالتك الإلكترونية.
استخدم الرعاية مع الاختصارات و Jargon
إذا كنت قد أدرجت أي اختصارات أو بلغة خاصة بلغة معينة في رسائلك الإلكترونية ، ففكر في معرفة المستلم. إذا كنت تتعامل مع العملاء في صناعات مختلفة ، على سبيل المثال ، قد ترغب في تضمين معلومات أكثر بقليل مما تفعل مع زملائك في العمل.
النظر في اختتام الخاص بك
بعد ذلك ، في نهاية كل رسائل البريد الإلكتروني ، سترغب في الحصول على كشف ختامي مناسب. استخدم شيئًا مثل "شكرًا" أو "الأفضل" للرسائل الإلكترونية الخاصة بالعمل.
تضمين كتلة التوقيع
يمكنك أيضًا تضمين كتلة التوقيع التي تتضمن بعض المعلومات في أسفل رسائلك الإلكترونية. تضمين اسمك وبعض معلومات الاتصال.
جعل ملاحظة من أي المرفقات
إذا كنت تقوم بإرفاق أية مستندات برسالة بريد إلكتروني ، فأخبر المتلقي بما هو موجود ، لذلك ليس عليه فتحه لمجرد اكتشافه.
لا تنسى الإرفاق
من الشائع أيضًا أن يقول الأشخاص أنهم يربطون شيئًا ثم ينسون فعله. لذا تحقق مرتين قبل إرسالها.
تحقق من حجم الملف
ولكن استخدم الرعاية عند إرفاق ملفات كبيرة. لا تفعل ذلك إلا عند الضرورة القصوى. أو يمكنك محاولة إعادة تحجيم الصور أو تقسيم الملف إلى قطع أصغر لجعله أكثر قابلية للإدارة.
الرمز ملفات كبيرة
عندما يكون عليك إرفاق ملفات كبيرة ، ضعها في ملف.zip لتسهيل الأمر على المستلم.
اسأل عن تلك المرفقات أولا
من الجيد أيضًا أن تسأل المستلم إذا كان من الممكن إرسال ملف كبير مسبقًا. ثم اكتشف متى سيكون أفضل وقت لإرسال ملف كهذا.
الاستفسار حول أنواع الملفات
بالإضافة إلى ذلك ، تحقق من البرامج التي يستطيع المستلمون الوصول إليها واطلع عليها حتى تتأكد من إمكانية فتح المرفقات التي ترسلها.
إرسال ملفات PDF عندما يكون ذلك ممكنا
لكن ملفات PDF بسيطة لعرضها على أي نوع من الأجهزة. لذا ، إن أمكن ، أرسل ملفات PDF بدلاً من الملفات التي تتطلب برنامجًا محددًا.
لا تفتح المرفقات من الأشخاص الذين لا تعرفهم
على الجانب الآخر من هذه المعادلة ، عندما تحصل على مرفق في بريد إلكتروني لم تكن تتوقعه ، كن حذرًا بشأن فتحه. إذا كنت غير متأكد من شيء ما ، فاسأل المرسل عن المرفق قبل فتحه فعليًا.
لا تشارك المعلومات السرية
نظرًا لأنه من السهل إعادة توجيه رسائل البريد الإلكتروني ومشاركتها ، أو إرسالها بطريق الخطأ إلى الشخص الخطأ ، فهذا ليس التنسيق الصحيح لمشاركة أي معلومات حساسة أو سرية.
استخدام الحذر مع الفكاهة
يمكنك أيضًا أن تضيف المزيد من المرح أو الفكاهة إلى رسائلك الإلكترونية. ولكن نظرًا لأنه قد يكون من الصعب فك تشفير الرسائل في رسائل البريد الإلكتروني ، تأكد فقط من أنها واضحة جدًا أو حافظ على النكات للأشخاص الذين ترتاح لهم حقًا.
ابق بعيدا عن Silly Fonts
البريد الإلكتروني أيضًا ليس هو المكان المناسب لك لتكون مبدعًا مع عناصر التصميم. العصا مع الخطوط الكلاسيكية وسهلة القراءة.
عصا مع أسود وأبيض
وبالمثل ، ابتعدي عن ألوان الخط الفريدة وأنماط الخلفية. الكلاسيكي الأسود والأبيض هو أسهل للقراءة.
تقييد استخدام نقاط التعجب
يمكن أن تساعدك نقاط التعجب في نقل إحساس بالإثارة أو التركيز. ولكن لا تستخدمها بشكل زائد أو لن تبدو رسالتك محترفة.
استخدام الحذر مع جميع القبعات
يمكن لجميع القبعات أيضا إضافة بعض التركيز. ولكن يمكن أن يحدث أيضًا بالصراخ. لذلك ، ما لم يكن ذلك ضروريًا ، ففكر في استخدام الخط المائل أو شيء آخر بدلاً من ذلك.
استخدم فقط المشاعر مع أشخاص معينين
عندما يتعلق الأمر بالوجوه الضاحكة والرموز التعبيرية ، احتفظ بها للمحادثات مع الأصدقاء وزملاء العمل المقربين الذين تعرف أنهم لن يسيء فهمهم أو يرونهم غير محترفين.
النظر في الثقافات واللغات المختلفة
قد تتطابق أحيانًا أيضًا مع أشخاص من ثقافات أو خلفيات مختلفة. لذا تأكد من أنه عند صياغة ردودك حتى لا تسيء أو تربك أي شخص.
الخطوة السابقة قبل إرسال الرسائل العاطفية
إذا وجدت نفسك في موقف حيث لديك لإرسال بريد إلكتروني غاضب أو عاطفي آخر ، صاغ رسالتك ثم ابتعد لفترة قصيرة لتطهير رأسك. ثم عاود زيارة الرسالة لاحقًا للتأكد من أنها في الواقع ما تريد قوله.
الرد على الرسائل غير المقصودة
في الحالات التي تتلقى فيها رسالة إلكترونية لم تكن مخصصة لك ، يمكنك الرد على المرسل لإخباره بسرعة.
تأكيد استلام الرسائل التي لا يمكنك الوصول إليها على الفور
وإذا تلقيت بريدًا إلكترونيًا كان مخصصًا لك ولكن ليس هناك شيء يمكنك الرد عليه تمامًا ، فعليك فقط أن تدرك المرسل أنك استلمته وعندما يمكنك الوصول إليه.
بدء سلسلة بريد إلكتروني جديدة لموضوعات جديدة
عند إرسال بريد إلكتروني إلى شخص تقابله بشكل متكرر ، قد يكون من المغري الحفاظ على سلسلة واحدة مستمرة بشكل مستمر. لكن هذا قد يجعل من الصعب عليك الحفاظ على تنظيم محادثاتك. لذا ابدأ سلسلة جديدة لكل موضوع جديد.
فقط إلى الأمام الرسائل عند الضرورة
يمكن أن تكون إعادة التوجيه ميزة مفيدة لمستخدمي البريد الإلكتروني. ولكن يمكن أيضا أن يكون مفرطا. لذا قبل إعادة توجيه أي رسائل ، تأكد فقط من أنها ضرورية في الواقع بحيث لا تقصف الأشخاص برسائل البريد الإلكتروني.
إضافة رسالة شخصية عند إعادة التوجيه
عندما تجد من الضروري إعادة توجيه رسائل البريد الإلكتروني ، أضف رسالة شخصية في الأعلى لتشرحها بدلاً من مجرد الوصول إلى الأمام وجعل المستلم يقرأ البريد الإلكتروني بأكمله بدون سياق.
تحقق من المحتوى قبل إعادة التوجيه
وإذا كنت تعيد توجيه قصة إخبارية أو أي نوع من المعلومات لا يمكنك أن تتكفّل بها شخصيًا ، فابحث عن بعض الأبحاث السريعة للتحقق من الدقة حتى لا ينتهي الأمر بإهدار أي وقت باستخدام معلومات غير صحيحة.
لا تضيف أشخاصًا إلى قوائم البريد الإلكتروني لم يشتركوا في
إذا كان لديك أي سلاسل أو قوائم بريد إلكتروني للمجموعات التي ترسل إليها رسائل البريد الإلكتروني بانتظام ، فأضف أشخاصًا إلى تلك القائمة فقط إذا كانوا قد أعطوك إذنًا لهم.
اطلب بأدب أن يتم إقصاؤه عن القوائم لم تقم بالتسجيل للحصول عليها
وإذا تمت إضافتك في أي وقت إلى قائمة لم تشترك فيها ، فلا تخشى من الاتصال بالمرسل وتطلب بأدب الإقلاع.
منح الناس ما يكفي من الوقت للرد قبل إرسال رسائل التذكير
إذا أرسلت بريدًا إلكترونيًا ولم تحصل على رد ، فقد تحتاج إلى إرسال تذكير سريع. ما عليك سوى التأكد من أنك قد أعطيت الشخص يومًا أو يومين للإجابة ، وهذا يتوقف على المدة التي يستغرقها عادةً للقيام بذلك.
قم بالتأكد من ملف البريد غير المرغوب فيه
من المفيد أيضًا التحقق من مجلد الرسائل غير المرغوب فيها أو الرسائل غير المرغوب فيها قبل إرسال رسائل البريد الإلكتروني التذكيرية إلى الأشخاص - في حالة إرسالها بالفعل.
استخدام رسائل بعيدا عندما تكون في إجازة
عندما تذهب لقضاء إجازة أو خارج المكتب لأكثر من يوم أو يومين ، قم بإعداد رد تلقائي أو رسالة بريدية حتى يحصل الأشخاص على رد سريع عند إرسال بريد إلكتروني إليك.
أخبر الأشخاص عندما سترد
في هذه الرسالة ، قم بتضمين التاريخ الذي ستعود إليه في المكتب وعندما تتوقع أن تتمكن من إرجاع رسائل البريد الإلكتروني حتى يعرف متى تتوقع ردًا.
منحهم اتصال آخر للمسائل العاجلة
وفقط في حال كانت أي استفسارات ملحة بشكل خاص ، قم بتضمين جهة اتصال أخرى داخل عملك يمكنهم الاتصال بها.
أضف عنوان البريد الإلكتروني الأخير
إذا كنت بصدد صياغة بريد إلكتروني جديد ، فابدأ في الموضوع والمحتوى قبل إضافة عنوان البريد الإلكتروني للمستلم. سيمنعك هذا من إرساله بطريق الخطأ في وقت مبكر جدًا.
تحقق مرة أخرى من المستلم
أنت أيضًا تريد التأكد من أنك ترسلها إلى الشخص المناسب. لذلك تأكد دائما من ذلك قبل أن ترسل.
الثلاثي الاختيار تدقيق إملائي الاسم
والعودة مرة أخرى والتحقق مرة أخرى من كتابة اسم الشخص بشكل صحيح في بريدك الإلكتروني. لا يمكنك توخي الحذر الشديد في هذه الحالة.
تأكد من عرض اسمك بشكل صحيح
يجب عليك أيضًا التأكد من أن اسمك يظهر بشكل صحيح في توقيعك وحقل المرسل.
حذف بسرعة إذا لزم الأمر
يتمتع بعض عملاء البريد الإلكتروني ، مثل Gmail ، بميزة تسمح لك بحذف الرسائل الإلكترونية المرسلة إذا كنت تفعل ذلك على الفور. لذا إذا نسيت مضاعفة أي شيء ، فقم بحذف البريد الإلكتروني بسرعة قبل أن يصل إلى المستلم.
البريد الإلكتروني الصورة عبر Shutterstock
أكثر في: مقالات شعبية 9 تعليقات ▼
