إن توثيق السلوك الممتاز والسيء لموظفيك هو أمر مهم لتخفيف الضغط على تقييم الأداء السنوي. بعد كل شيء ، قد يكون لديك خمسة أو 10 أو حتى 20 موظفًا يجب عليك تقييمها كل عام ، وتذكر الفروق الدقيقة في السلوك لكل عامل تحديًا دون أي ملاحظة متسقة. لذا ، خصص الوقت الكافي لتطوير مهارات توثيق قوية لمراجعات الموظفين الأكثر تفصيلاً ودقة.
$config[code] not foundقم بتدوين ملاحظات يومية عن موظفيك لتخدمهم كتذكير خلال تقييم الأداء السنوي ، وفقًا لكاثرين كلايتور ، مؤلفة كتاب "وثيقة أداء الموظف اليومية" على موقع مركز نقل التكنولوجيا بجامعة نيو هامبشاير. سجل كل من المحادثات الكلامية الإيجابية والسلبية ، بالإضافة إلى لغة جسد موظفيك خلال تلك التبادلات. سجل ، على سبيل المثال ، "17 مايو 2010 ، 3:15 مساء: سمعت مديرة المطبوعات كاثي بأنها وقاحة لزميلها في العمل ، لي ، وقالت:" ليس من واجبي أن أساعدك في تجميع الدليل "بعد أن طلب لي المساعدة ، وسياسة مكتبنا هي أننا نساعد الآخرين عندما يسألون. Cathy مطوية ذراعيها أمام لي في الإحباط ". ناقش السلوك مع الموظف ، ووثق ردها: "17 مايو 2010 ، 3:30 مساءً: ناقش مع كاثي ردها على لي عندما طلبت المساعدة في تجميع الدليل. ابتسم كاثي ، ظاهريًا موافقته على مساعدة لي ، وقال كانت ستعتذر ". النظر في المسألة مغلقة إذا كان الموظف يستجيب للاجتماع الخاص بك معها. إذا استمر السلوك الفظ ، أو إذا بدت متحدية في اجتماعك ، فاحذرها من أنك تضع مذكرة في ملف الموظف الخاص بها.
بذل جهدًا للبحث عن أصغر مؤشرات السلوك الإيجابي ومكافأتها على الفور ، وفقًا لمقال بعنوان "توثيق أداء الموظف" على موقع إدارة الممارسة الاحترازية. سجل ، على سبيل المثال ، "12 يونيو 2010 ، الساعة 10 صباحًا: تلقى توم خمس مجاملات في اجتماع المبيعات حول تفاعلاته الودية مع العملاء على الهاتف. مكافأة توم مع شهادة خدمة العملاء الممتازة." باستمرار توثيق والتعرف على السلوك الممتاز بانتظام على مدار العام لتعزيز الروح المعنوية للمكاتب وتخفيف الضغط على تذكر كل التفاصيل خلال تقييمات الأداء المقبلة.
ناقش كلا من السلوك الممتاز والفقير في التقييم المكتوب ، كما يقول كلايتور. يتذوق الموظفون سلوكًا ممتازًا ، مثل التأدب أو الود أو أي سلوك تحسن مع مرور الوقت. إذا كنت قد وثقت سلوكًا سيئًا لم يتحسن ، فاذكر موظفيك في المذكرات المكتوبة التي وضعتها في ملفها ، وكذلك اجتماعاتك لمناقشة هذه الأمور. إذا استمر السلوك الضعيف ، فقم بإنهاء الموظف على الفور.
احتفظ فقط بمواد الطلب وخطابات عروض العمل واتفاقيات التوظيف في ملف الموظفين الخاص بالموظفين وفقًا لمقال بعنوان "ما يجب على أصحاب العمل وما لا يجب عليهم الاحتفاظ به في ملفات الموظفين الخاصة بالموظفين" على موقع HR Hero Line على الإنترنت. لا تضع أي شيء في الملف لا تنوي استخدامه لأغراض التقييم ، بما في ذلك السجلات الصحية والبطاقات الشخصية بالإضافة إلى الرسائل. احتفظ برسائل من العملاء والجوائز إذا كنت ستستخدمها لتقييم الموظف.
