بالنسبة للكثيرين ، فإن الدعوة إلى اجتماع ليست حدثًا مرحبًا به. في العديد من أماكن العمل ، يقضي العمال قدراً هائلاً من الوقت في الاجتماعات التي لا تحقق شيئاً في كثير من الأحيان. فبدلاً من السماح للاجتماع بالتماسك مع بقية الاجتماعات التي لا قيمة لها - وربما حتى المؤلمة - التي قد يكون الحضور قد اختبروها من قبل ، قم بتفصيلها عن طريق التخطيط الفعال للاجتماع الخاص بك وتشغيله.
$config[code] not foundحدد الأهداف. يجب أن يكون لكل الاجتماعات هدف. قبل اجتماعك ، قرر ما تريد تحقيقه في هذا الاجتماع. عند كتابة هدفك ، اكتب عبارة موجزة وسهلة الفهم مثل "تحديد حملة إعلانية للربع الرابع".
إعداد جدول الأعمال. اذكر جميع الموضوعات التي تريد مناقشتها في الاجتماع بالترتيب الذي تريد مناقشته فيه. أضف المزيد من الوضوح إلى جدول أعمالك عن طريق وضع مقدار الوقت التقريبي بجوار كل عنصر لمناقشة ، مما يساعدك في التأكد من عدم تضمين الكثير من العناصر.
شارك هدفك وجدول أعمالك قبل الاجتماع عبر البريد الإلكتروني. من خلال المشاركة في كل من الغرض من الاجتماع وجدول الأعمال مع أولئك الذين سيحضرون قبل وصولهم ، فإنك تسمح لهم بالتحضير عقليًا للاجتماع وكذلك منحهم الفرصة للاستعداد مع الأعمال الورقية أو غيرها من المواد وثيقة الصلة موضوع.
تحديد الأدوار. حدد شخصًا ليكون بمثابة السكرتير واطلب من هذا الشخص تدوين الملاحظات أثناء تقدم الاجتماع. تعيين حضور آخر في الاجتماع ليكون بمثابة حارس الوقت. سوف يراقب هذا الشخص على مدار الساعة ويساعد على التأكد من اتباعك لتعيين الوقت المخطط لكل عنصر من بنود جدول الأعمال. أعلن نفسك مشرف الجلسة وتولي مهمة الانتقال من خلال العناصر الموجودة على جدول الأعمال بطريقة فعالة وفي الوقت المناسب.
إعادة السيطرة على الاجتماع إذا انزلقت من قبضتك. خاصة إذا كان أحد الحضور في اجتماعك يميل إلى قيادة الاجتماعات ضالة ، فمن الأهمية بمكان أن تمارس سلطتك كقائد الاجتماع والحفاظ على الدورة في مسارها. للقيام بذلك على نحو فعال ، تذكير الشخص بأدب يحاول خطف اجتماع سبب الاجتماع واطلب منه أن ينقذ مخاوفه من أجل المناقشة في وقت لاحق.
تعين مهمات. أثناء تحركك للمناقشة واتخاذ قرار بشأن الأشياء التي تحتاج إلى القيام بها ، قم بتعيين هذه المهام على الفور. حدد أيضًا تاريخ استحقاق لإكمال كل مهمة ، مما يحسن فرص إنجاز المهمة فعليًا. اطلب من الفرد أخذ محضر الاجتماع لكتابة مهام المهام هذه.
اختتام الاجتماع في الوقت المحدد. إذا سمحت للاجتماع بتجاوز نقطة النهاية المحددة ، فستجد على الأرجح أن العديد من الحاضرين يراجعون عقليًا من الجلوس. إذا وصلت إلى نهاية الوقت المخصص لك ولديك عناصر لم تناقشها بعد ، فقم بتدوينها في وقت لاحق لاحتراما لأولئك الذين منحوا وقتهم لحضور الاجتماع.
حصة دقائق بعد الاجتماع. أرسل محضر الاجتماع عبر البريد الإلكتروني مع شكره للحاضرين على تعاونهم وتفانيهم خلال 24 ساعة من نهاية الاجتماع. إذا قمت بتعيين العديد من المهام أثناء الاجتماع ، فقم بتضمين تذكير مهذب للحاضرين لمتابعة البنود المحددة.
