تعد المذكرة واحدة من أكثر الطرق شيوعًا للتواصل مع زملائك ورؤسائك. إن الحصول على وجهة نظرك بطريقة واضحة ومختصرة واستخدام النغمة المناسبة هي أهم الأشياء التي يجب مراعاتها عند كتابة المذكرة. في بعض الأحيان ، تتغير النغمة التي تستخدمها في المذكرات الداخلية للمكاتب اعتمادًا على الشخص الذي تكتب إليه ، ولكن يجب أن تحافظ المذكرات إلى رؤساء الأقسام دائمًا على نغمة جادة ومحترمة.
$config[code] not foundخلق عنوانك. عنوان المذكرة عبارة عن قسم مكون من أربعة أسطر يتضمن سطر "إلى" (اكتب اسم رئيس القسم وعنوان وظيفتها) ، وخط "من" (اسمك بالإضافة إلى عنوانك) ، "سطر تاريخ" وخط "الموضوع". جميع المذكرات تستخدم هذا النوع من العناوين.
اكتب الفتحة إلى مذكرتك. هذه نظرة عامة على ما يتعلق بالمذكرة. أخبر سبب قيامك بكتابة المذكرة ، أي إجراء محدد تقترحه مذكرتك وسياق ما تسبب لك بكتابة مذكرتك في المقام الأول.
اكتب نص مذكرتك. هذا هو المكان الذي توضح فيه المعلومات التي لمستها في افتتاحك. ستحتاج إلى تضمين أي معلومات تدعم الغرض الرئيسي من مذكرتك.
اكتب الختام. يلخص اختتام المذكرة بإيجاز المذكرة وكذلك يتحدث عن إمكانية عقد اجتماع متابعة.
أضف أي مرفقات. في المذكرات عبر البريد الإلكتروني ، يمكنك إرفاق أي مواد مطلوبة إلكترونيا. في المذكرات الورقية ، ستحتاج إلى إرفاق أي مواد إضافية بشكل فعلي. تأكد من ذكر المرفقات في مكان ما في مذكرتك. يمكنك تضمين قسم المرفقات في نهاية المذكرة إذا كنت ترغب في ذلك.
تلميح
بعض المذكرات يمكن أن تكون قصيرة جدا. دع الوضع المحدد يملي مقدار ما تكتبه. تذكر دائمًا جمهورك عند كتابة المذكرات. في هذه الحالة ، يكون هذا الجمهور رئيس قسمك. لا تكتب أي شيء لا تقوله لأحد رؤسائك.
