مساعد التشغيل الآلي للمكاتب هو عنوان موقف الدعم الإداري المشترك داخل حكومة الولايات المتحدة. مثل هذه الوكالات والإدارات المتنوعة مثل وزارة الداخلية ، وزارة العمل ، إدارة الصحة للمحاربين القدامى ، إدارة الهجرة والجمارك ، ووزارة الزراعة توظف الناس كمساعدي أتمتة المكاتب. هؤلاء الموظفون الفيدراليون مسؤولون عن مجموعة من الواجبات الإدارية التي تساعد في عمل الوكالة التي يعملون بها.
$config[code] not foundمساعد أتمتة المكاتب
مساعدي أتمتة المكاتب تسهيل الاتصالات المكتبية والحفاظ على بيئة عمل مهنية. ويمكنهم الرد على المكالمات الهاتفية والمكالمات الهاتفية واستلام الرسائل واستقبال الزوار إلى المكتب ومرافقة الزائرين أثناء وجودهم في المكتب. يمكن لمسؤولي أتمتة المكاتب الرد على رسائل البريد الإلكتروني والرسائل ذات الطبيعة العامة ، والوفاء بالطلبات العامة للمعلومات ، أو إرسال المراسلات الفنية أو المتخصصة إلى أكثر الأشخاص المشار إليهم وتوزيعها خارج البريد إلى موظفي المكتب. وبالإضافة إلى ذلك ، يقوم مساعدو التشغيل الآلي للمكاتب بتوزيع الاتصالات بين المكاتب والحفاظ على لوحة إعلانات المكتب.
المعلومات والإنتاج
مساعدي التشغيل الآلي للمكاتب مسؤولون عن إنتاج المواد المكتوبة وتحسينها. يمكنهم كتابة وتنسيق وتحرير التقارير والرسائل والنماذج والمذكرات وأنواع أخرى من الوثائق. وهي تحتفظ بسجلات وملفات ، في أشكال مادية أو إلكترونية ، بما في ذلك جداول وقت المكتب وسجلات الحضور ، وترسلها حسب التوجيهات. كما يقوم مساعدو التشغيل الآلي للمكاتب بتحديث الأدلة وإرشادات المكتب الإجرائية حسب الحاجة.
فيديو اليوم
يوجه اليكم من الشتلة جلبت لكم من الشتلةالتخطيط والإمداد
خطة مساعدي التشغيل الآلي للمكاتب ومخصصات الموظفين للسفر في مهام رسمية فضلا عن التشغيل المنتظم للمكتب. قد يقوموا بإعداد خطوط السير وترتيب وسائل النقل وإجراء الحجوزات الفندقية وحجوزات السفر وجمع تراخيص السفر وإعداد قسائم السفر والمهام الأخرى المتعلقة بالسفر. يمكنهم إعداد ملخصات ومواد العرض للموظفين استعدادًا لرحلتهم. ويقدر مساعدو التشغيل الآلي للمكاتب أيضا الحاجة إلى اللوازم المكتبية ، ويتخذون طلبات بشأن البنود الخاصة ، ويتبعون الإجراءات المعمول بها لشراء اللوازم ومن ثم توزيع الإمدادات. يتبع مساعدي أتمتة المكاتب الإجراءات المعمول بها لترتيب فنيي الصيانة عند وجود مشاكل في أي من معدات المكاتب.
الكتاب والادارة
يقوم مساعدي أتمتة المكاتب بتلبية احتياجات المكتب المكتبية. وقد يُطلب منهم كتابة المستندات ، وتسجيل الإملاء ، وتجهيز محاضر الاجتماعات ، وإجراء نسخ مصورة ، وإرسال الفاكسات ، وأوراق الملفات ، وتجديد اللوازم المكتبية. (في الواقع ، فإن سرعة الطباعة من 40 كلمة في الدقيقة أو أسرع هي من متطلبات الوظيفة). بالإضافة إلى ذلك ، يجب على مساعدي أتمتة المكاتب أداء واجبات الموظفين الكتابيين الآخرين عندما يكونون غائبين.
