يعمل محضر الشركات كوثيقة رسمية لاجتماع الشركة. توفر الدقائق التي يتم الاحتفاظ بها بشكل صحيح ملخصًا موضوعيًا لإجراءات مجلس الإدارة واللجنة ، مع العمل كدليل على الالتزام بالالتزامات التنظيمية والائتمانية.
املأ التفاصيل الأساسية أولاً
سجل الحقائق الأساسية في الفقرة الأولى. لاحظ متى وأين وقع الاجتماع ، ومدة استمراره ، وكذلك وجود أو عدم اكتمال النصاب. حدد جميع المشاركين ، بدءًا من أعضاء مجلس الإدارة والمديرين. الإشارة إلى ما إذا كان أي منها غير موجود. لاحظ أسماء الموظفين أو الضيوف في سطر منفصل. اذكر أيضًا ما إذا كان الحدث اجتماعًا عاديًا أو خاصًا.
$config[code] not foundتحديد الإجراءات الرئيسية
خصص فقرة واحدة لكل حركة ، تبدأ بالموافقة على محضر الاجتماع الأخير. حدد من الذي صنع الحركة ، والنتيجة ، ولكن لا تقلق بشأن تسمية أولئك الذين أعاروا الاقتراح. إذا كان التصويت عبارة عن مكالمة بنداء ، فذكر اسم كل شخص. تأكد من تسجيل حركات كلمة للكلمة.
تلميح
إذا كنت غير متأكد من الذي قدم اقتراحًا ، فلا تخشى من السؤال. ومع ذلك ، إذا لم تفهم نقطة محددة ، فقم بتمييزها على لوحة steno - أو ملاحظات خافتة على الكمبيوتر المحمول - حتى تتمكن من سؤال الرئيس عنها لاحقًا.
تلخيص النقاط الأساسية
تكثيف مناقشات طويلة. إن كيفية اختيار أعضاء مجلس الإدارة لمشكلة ما أكثر ملاءمة من الطرق التي استخدموها للتوصل إلى توافق في الآراء بشأنها. إذا كانت الالتزامات التنظيمية أو الائتمانية تتطلب منك تسجيل معلومات معينة ، فقط عوامل التسجيل التي أثرت على تصويت معين ، مثل النقاش حول إيجابيات وسلبيات الاقتراح.
تلميح
استخدم الكلمات الرئيسية ، حيثما أمكن ، لمساعدتك في تسجيل الملاحظات. اكتب الكلمات الرئيسية على الجانب الأيسر من لوحة steno ، إذا كنت تستخدم واحدة. قم بتدوين ملاحظات حول كل كلمة رئيسية على الجانب الأيمن.
سجل الانشقاقات والامتناع عن التصويت
تحديد أحداث مثل المعارضة أو الامتناع عن التصويت عندما يريد أعضاء مجلس الإدارة أو المديرون تلك الآراء المذكورة في السجل ، أو القواعد الإجرائية تتطلب ذلك. على سبيل المثال ، قد لا يتمكن العضو من التصويت على قضية بسبب تضارب المصالح الحقيقي أو المتصور. في هذه الحالة ، ستكتب ، "تم إعفاء عضو مجلس الإدارة X من مناقشة أو التصويت على Motion Y."
تلميح
تجنب تدوين الملاحظات التفصيلية للدورات التنفيذية ، إذا كان مجلس الإدارة يتصل بها. ما عليك سوى ملاحظة المشاركين ، بالإضافة إلى التاريخ والوقت والمكان والمدة.
راجع عملك
تدقيق وتصحيح مساعي الدقائق الخاصة بكويفضل بعد الاجتماع ثم تقديمها للرئيس لمراجعتها. لا تشجع على التحرير الرئيسي لأنه قد يضر بدقة عملك. قم بتسجيل وتاريخ محضر اجتماعك بعد موافقة مجلس الإدارة عليها. إرفاقها بجميع النسخ الأصلية الموقعة من تقارير اللجان والمراسلات والتقارير المكتوبة. أدخل النسخة الرسمية في دفتر دقائق المؤسسة.
تلميح
بمجرد استلام أعضاء مجلس الإدارة والمديرين للدقائق ، ليس من الضروري تضمين المرفقات. بدلا من ذلك ، تلخيصها في دقائقك.
تحذير
الامتناع عن استخدام لغة عاطفية أو قضائية في دقائقك. الحفاظ على موقفك كمراقب محايد.
