ربما تستخدم بالفعل "السحاب" (أي ، عبر الإنترنت) لتشغيل بعض جوانب نشاطك التجاري.
ولكن كما يشرح توماس هانسن ، نائب رئيس شركة مايكروسوفت العالمية SMB ، حتى إذا كنت قد باعت فوائد السحابة ، فقد يبدو من الصعب البدء - أو القيام بالمزيد.
يدعو اتخاذ خطوات تدريجية. تبدأ صغيرة. ثم قم بالمزيد مع مرور الوقت.
$config[code] not foundلذلك فكرت في أن أبني على هذه الفكرة ، من خلال تحديد 10 أشياء يمكنك القيام بها - بدءًا من اليوم - للقفز على السحاب أو زيادة استخدامك للتطبيقات السحابية. اختر عددًا قليلاً من هذه الخطوات التكتيكية ويمكنك توفير الوقت وتشغيل نشاطك التجاري بشكل أكثر كفاءة وتقليل التكاليف في كثير من الأحيان:
1) تعيين موقع حفظ الملفات الافتراضي الخاص بك إلى السحابة
إنه شيء واحد للتحدث عن تخزين الملفات المركزي عبر الإنترنت. ولكن الأمر مختلف تمامًا إذا اضطررت أنت وموظفوك لاتخاذ خطوات إضافية لنقل الملفات إلى النظام الأساسي للتخزين عبر الإنترنت في السحاب طوال الوقت.
فكر في الأمر. في حالة قيامك أنت وموظفيك بالحفظ على محرك أقراص أو جهاز قرص ثابت محلي أولاً ، سيتطلب الأمر مضاعفة الجهد للالتفاف وحفظ هذه الملفات إلى تخزين الملفات في السحاب لاحقًا.
ولكن يمكنك "تعيينها ونسيانها" بحيث لا يلزمك اتخاذ أي خطوات إضافية. وسيتم الاحتفاظ بنسخة احتياطية تلقائيًا من ملفات شركتك المهمة في هذه العملية.
ما عليك سوى تهيئة أجهزة الكمبيوتر بحيث يكون الموقع الافتراضي لكل موظف في حفظ الملفات هو الحل المفضل للشركة على الإنترنت.
على سبيل المثال ، إذا كنت تستخدم Microsoft OneDrive كحل التخزين السحابي ، فمن السهل تكوين ذلك في Windows 8. انقر فوق "إعدادات الكمبيوتر" ، ويجب أن تشاهد عنصر قائمة لـ OneDrive. من هناك ، يمكنك النقر فوق زر تشغيل / إيقاف لجعل OneDrive الموقع الافتراضي لتخزين الملفات.
أو يمكنك إجراء بحث عبر الإنترنت للحصول على إرشادات حول كيفية تغييره إلى النظام الأساسي الذي تختاره على جهازك الخاص. من الممكن تعيين التخزين السحابي كموقع حفظ افتراضي للعديد من الأجهزة.
2) اذهب لثمرة معلقة منخفضة: سحابة المستندة البريد الإلكتروني والوثائق
هناك مكان منطقي آخر للبدء هو اعتماد نظام بريد إلكتروني مستند إلى السحابة مستندًا إلى السحاب ، مثل Office 365. إذا لم تكن قد قمت بذلك بالفعل ، دعني أخبرك ، فإن فوائد الأعمال جذابة للغاية.
أولاً ، يساعد في الإنتاجية الشخصية لك وللفريق. إذا كنت تستخدم أجهزة متعددة (كما أفعل!) ، فيمكنك الوصول إلى جميع مستندات ورسائل البريد الإلكتروني الخاصة بنوع المكتب بغض النظر عن الجهاز الذي تستخدمه. الذهاب إلى مؤتمر ، وأخذ الكمبيوتر المحمول أو الكمبيوتر اللوحي معك؟ باستخدام منصة الإنتاجية في السحاب مثل Office 365 ، ستحصل على كل ما تحتاج إليه بمجرد تسجيل الدخول. لن تضطر مرة أخرى إلى نقل الملفات من محركات أقراص الإبهام أو مزامنة الأجهزة لاحقًا.
ثانيًا ، يساعد في التعاون مع الفريق. في عملي ، يعمل معظم أعضاء الفريق عن بعد من منازلهم. ومع ذلك ، لا يزال بإمكان الجميع الوصول إلى الملفات والأدوات نفسها ، فقط من خلال التواصل مع متصفح أو تطبيق جوّال.
على سبيل المثال ، نستخدم التقويمات المشتركة على نطاق واسع. وبهذه الطريقة ، يمكننا متابعة مواعيد الشركة النهائية التي تؤثر على أشخاص وإدارات متعددة أو تشملهم ، مع التركيز على التذكيرات ، والاطلاع على مدى توافر الجدول الزمني في لمح البصر.
كما نستخدم التعاون المشترك في المستندات - حرفيًا يوميًا. ما نفعله هو عقد الاجتماعات عبر الاتصال عبر الهاتف أو مؤتمر عبر الفيديو ، ومن ثم ينظر الفريق إلى مستند واحد ويقوم بتحريره أثناء وجودنا في المؤتمر. أو نأخذ ملاحظات الاجتماع على مستند مشترك مركزي. أنه يوفر الكثير من الوقت. ليست هناك حاجة لتوجيه ملاحظات الاجتماع لاحقًا. لا داعي للقلق بشأن أي إصدار من المستند هو الأحدث ، لأننا جميعًا نعمل على إنشاء نفس المستند وتعديله.
بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك توزيع التكلفة شهريًا. لا توجد رسوم ترخيص كبيرة في المقدمة - من الأسهل بكثير وضع الميزانية والكلفة.
3) إنشاء نظام حفظ مركزي على الإنترنت
بعد حصول الجميع على الحفظ في السحاب ، تحتاج إلى طريقة بسيطة للعثور على فريقك من الملفات المشتركة.
للقيام بذلك ، قم بإنشاء نظام حفظ الملفات عبر الإنترنت. نظّم العدد المتزايد من المستندات والملفات التي ينشئها نشاطك التجاري يوميًا.
استخدم سلسلة من المجلدات المسماة بوضوح. هل تنظم عملك من قبل المشاريع؟ من قبل العملاء؟ من قبل الإدارات؟ أنشئ نظامًا مناسبًا لنشاطك التجاري.
من خلال نظام حفظ الملفات على مستوى الشركة ، سيحافظ فريقك على العديد من الساعات التي قد يقضيها في البحث عن العناصر أو تكرار الجهود لأنهم لا يستطيعون العثور على شيء.
4) تشجيع العملاء والمقاولين على المشاركة عبر السحابة
كم مرة تجد نفسك ترسل الملفات عبر البريد الإلكتروني وإليها؟ ثم عليك البحث عن طريق رسائل البريد الإلكتروني في وقت لاحق للعثور على الملف الذي تحتاجه.
ستوفر الوقت من خلال مشاركة الملفات مباشرةً عبر السحاب.
قد لا تكون قادرًا على "إجبار" الأطراف الثالثة على استخدام منصة مشاركة السحاب ، فلماذا لا تسأل؟ اذكر الفوائد بسرعة ، مثل "نود مشاركة الملفات وتعديلها على OneDrive أو Dropbox أو أي نظام أساسي آخر لأنه يوفر الوقت في تعقب الرسائل الإلكترونية. هل يمكنني مشاركة هذا معك هناك؟ "
لن يكون البعض مرتاحًا لمشاركة الملفات بهذه الطريقة. ولكن قد تفاجأ إذا ذكرت ذلك كخيار.
5) استخدام تطبيقات التوقيع الإلكترونية
هل ترسل أو تتلقى الكثير من المستندات التي تحتاج إلى توقيعات؟ إذا كان الأمر كذلك ، ربما تقضي أنت وفريقك الكثير من الوقت في إرسال رسائل البريد الإلكتروني ، والطباعة ، والتوقيع ، والمسح الضوئي ، وإرسال الفاكسات - أنت تعرف التدريب.
في ما يلي نصيحة: تحقق من تطبيقات التوقيع الإلكتروني المستندة إلى السحاب. اعتقد ، مرحبا تسجيل أو DocuSign. هناك الكثير من خيارات التوقيع الإلكتروني الأخرى هناك أيضًا.
فهي توفر الكثير من الوقت. ليس ذلك فحسب ، فإن تطبيقات التوقيع الإلكتروني تأخذ بعضًا من عامل التسويف لأنك تستطيع توقيع مستند على الفور ، حتى أثناء وجودك على الطريق ، بدلاً من الانتظار حتى تكون بالقرب من الطابعة أو جهاز الفاكس.
كما أنها تأخذ الكثير من المتاعب من الوثائق المتداولة للتوقيع. يقومون بتوجيه الوثائق إلى جميع الأطراف للتوقيعات ، وحتى إرسال رسائل تذكير.
6) إنشاء مكتبات الأصول الرقمية في السحابة
دعني أطرح عليك سؤالاً: ما الوقت الذي تقضيه في البحث عن الأصول الرقمية للشركة أو إعادة توجيهها؟
إنني أتحدث عن شعارك ، هذا المنشور الذي استخدمته في المعرض التجاري قبل بضع سنوات ، نموذج عرض مجلس الإدارة الذي استخدمته في العام الماضي ، نموذج مراجعة الأداء الفارغ ، صور الشركة الرسمية ، السير التنفيذية ، والمجموعات الصحفية وغيرها من الأصول.
إذا كانت شركتك مثل أي شيء اعتاد أن أكون ، فأنت تقضي الكثير من الوقت في التنقيب عن هذا النوع من المواد.
إنشاء مكتبة من الأصول الرقمية. قم بإعداد مجلد أو مجلد مشترك مركزي على منصة التخزين السحابي. ستصبح هذه الأصول متاحة لأي شخص في فريقك يحتاج إليها في أي مكان وفي أي وقت. لن يكون عليهم البحث عنهم أو إزعاج شخص آخر للعثور عليهم.
7) تحويل نظام تجاري مهم واحد إلى السحابة
لا يتعين عليك معالجة جميع أنظمة الأعمال ونقل كل شيء إلى السحابة على الفور. ابدأ بالنظر إلى أهم ثلاثة أنظمة لديك. قد يكون هذا QuickBooks ، وقاعدة بيانات جهات الاتصال الخاصة بك ، ونظام إدارة المخزون الخاص بك.
إذا كنت لا تزال تستخدم الإصدارات المحلية أو المستندة إلى سطح المكتب لهذه الأنظمة ، فابدأ في تقييم فوائد الإصدارات المستندة إلى السحاب (عبر الإنترنت). باستخدام إصدارات السحاب ، ستكسب الكثير من حيث القدرة على تمكين الفريق بأكمله من الوصول إلى المعلومات والتعاون بشكل أفضل. وتسهِّل الأنظمة السحابية نقل البيانات من نظام إلى آخر ، مما يؤدي إلى إلغاء إدخال البيانات المكررة وتأثير الصومعة للمعلومات التي يتم تقطيعها في نظام واحد.
ما التطبيق الذي سيحقق أكبر فرق من خلال الانتقال إلى السحاب؟ هذا هو السؤال الذي يجب طرحه.
8) الإصرار على حماية البرامج الضارة المحدثة للسحاب لجميع العمال
هذا مهم بشكل خاص مع العمال البعيدين.
عادة ما يكون لدى الشركات الكبيرة قسم تكنولوجيا المعلومات بالشركة الذي ينشئ شبكة شركة مزودة بضمانات مثل الحماية من البرامج الضارة.
لكن قد لا تمتلك الشركات الصغيرة شبكة.
أو يعمل فريق الأعمال الصغيرة في كثير من الأحيان مع أشخاص ليسوا على شبكتهم. قد يتصل العمال عن بعد من أجهزتهم الخاصة من المنزل ، باستخدام السحابة العامة. انهم ببساطة تسجيل الدخول عبر الإنترنت.
لذلك من المهم أن يتم تحديث حماية البرامج الضارة بانتظام لكل شخص يصل إلى أنظمتك أو بياناتك أو ملفاتك ومشاركتها مع توقيعات البرامج الضارة الجديدة عبر السحاب.
تقدم Microsoft منتج Windows Defender مضمنًا لأجهزة سطح المكتب والأجهزة المستندة إلى Windows - وهي مجانية. تأكد من تمكينه. أو أن يكون لديك خيار آخر لحماية البرامج الضارة.
أيضًا ، عندما يخرج Windows 10 في وقت لاحق من هذا العام ، سيكون لديه ميزات أمان إضافية مدمجة في Windows Update. سيقدم Windows 10 أيضًا خيارًا يسمى Windows Update for Business. سيوفر ذلك وصولاً أسرع إلى تحديثات الأمان والإصلاحات الضرورية والتحكم في نشر التحديثات ، لمشرفي تقنية المعلومات. على سبيل المثال ، إذا كان لديك قسم تكنولوجيا معلومات ، فستتمكن من تسليم التصحيحات إلى المواقع البعيدة ، باستخدام نطاق ترددي محدود.
9) تثبيت نظام هاتف سحابة المستندة
فكر في خدمة هاتف عبر بروتوكول الإنترنت (VOIP) ، أو لوحة مفاتيح افتراضية تعتمد على البرمجيات ونظام البريد الصوتي.
باستخدام أنظمة الهاتف المستندة إلى مجموعة النظراء ، يمكنك اكتساب إمكانية وصول العاملين عن بُعد إلى نظام هاتف مركزي - بتكلفة منخفضة جدًا. بالنسبة للشركات الصغيرة التي لديها عمال عن بعد أو أولئك الذين يعملون من المنزل ، فإن هذا مهم بشكل خاص. حتى إذا كان أعضاء الفريق يستخدمون أجهزة الجوّال الخاصة بهم ، فلا يزال بإمكانك ربط الجميع بالامتدادات المركزية ومربعات البريد الصوتي للشركة.
أنت أيضا الحصول على انطباع احترافي في شكل تحية صوتية تلقائية.
يمكن توجيه رسائل البريد الصوتي كملفات صوتية عبر البريد الإلكتروني ، بحيث يمكن إعادة توجيهها إلى أعضاء الفريق الآخرين.
يمكنك أيضًا الحصول على إحصائيات الاستخدام لمساعدتك في معرفة كيف يستخدم فريقك الهاتف - وهو مثالي لإدارة وظيفة دعم العملاء ، على سبيل المثال.
10) استخدام اجتماعات الفيديو
أخيراً وليس آخراً ، استخدم الاجتماعات الظاهرية على نطاق واسع عبر الفيديو. إذا كنت تستخدمها بالفعل ، رائعة - بذل المزيد منها.
فيديو يقدم تأثير التفاعل الشخصي للعملاء واحتمالات المبيعات ، دون حساب السفر شخصيا.
اجتماعات الفيديو هي أيضا رائعة للفريق. الأشخاص الذين يعملون من المنزل أو متواجدون في مكاتب مختلفة قد يشعرون بالعزلة. هذا يمكن أن يحبط. تعد الرسائل الإلكترونية والمراسلة الفورية مفيدة ، ولكنها ليست بديلاً للاستماع إلى صوت صوت أحد أعضاء الفريق أو رؤية ابتسامة المدير. الفيديو يجعل الناس يشعرون المدرجة. انه يمهد الطريق للعمل معا.
تستخدم الكثير من الأنشطة التجارية الصغيرة Skype لأنها مجانية والعديد من الأشخاص يستخدمونها لأغراض شخصية يعرفونها بالفعل. أيا كان حل المؤتمرات الذي تختاره ، فقط افعل ذلك.
آمل أن تحفزك هذه الأفكار العشرة على فعل المزيد باستخدام السحاب - أو تؤكد أن نشاطك التجاري في حالة جيدة عندما يتعلق الأمر بالسحاب.
لا تعالج كل هذه الأمور على الفور. ما عليك سوى اختيار واحد أو اثنين - والبدء.
في وقت كتابة هذه السطور ، تشارك أنيتا كامبل في برنامج Microsoft Small Business Ambassador.
صورة فاكهة منخفضة معلقة عبر Shutterstock
3 تعليقات ▼
