إذا كانت هناك كلمة واحدة لوصف كيف تغيرت الشركات الصغيرة والمتوسطة خلال العقد الماضي ، فإن هذه الكلمة ربما تكون "تكنولوجيا".
في فترة زمنية قصيرة نسبيًا ، مكنت التكنولوجيا الشركات الأصغر من:
- انتقل من الشركات المحلية بشكل رئيسي ، للاستفادة من الأسواق العالمية.
- تعمل مع العمال النائية والموزعة ، والحد من النفقات العامة للمكاتب.
- إنجاز المزيد من الإنتاجية مع الأتمتة.
- خدمة العملاء بشكل أفضل من خلال التكنولوجيا.
- مستوى الملعب عندما يتعلق الأمر بالتنافس مع كيانات أكبر.
- أصحاب مالكيها وموظفيها من مكاتبنا ، ودمج العمل والحياة بشكل أفضل.
كيف تتراكم أعمالك التجارية ضد الأعمال الصغيرة الحالية في القرن الواحد والعشرين؟ يمكنك إلقاء نظرة على الأعمال الصغيرة اليوم وأفضل ممارساتها لمعرفة مدى مقارنتك. تتبع الشركات الصغيرة اليوم أفضل الممارسات الخمسة التالية:
أفضل ممارسة 1: مشاركة الملفات في السحابة
لا مزيد من الملفات الأكثر أهمية ، سواء كانت الصور الفوتوغرافية أو الفيديو ، تحتاج إلى تخزينها على محرك الأقراص الثابتة أو على الخادم في الموقع. أو (رعب) في خزائن الملفات الورقية.
دعونا نأخذ فقط سيناريو واحد. تخيل تقديم عرض العملاء. في الماضي ، كان عليك تحميل العرض التقديمي وخذه معك. إذا نسيت ، أو كنت في حاجة إلى تغييرات اللحظة الأخيرة ، فقد يضطر المساعد إلى إرسال الملف عبر البريد الإلكتروني إليك على الطريق. في الماضي ، أهدرت المزيد من الوقت لمجرد محاولة تنسيق العروض التقديمية أثناء السفر أكثر مما أتذكره.
اليوم هو أسهل بكثير. إنها مجرد مسألة سحب الملفات من السحابة سواء كنت في مؤتمر أو في مقر العميل في مدينة بعيدة.
إن مشاركة الملفات في السحابة أكثر من مجرد الراحة أثناء السفر. تعمل الشركات الصغيرة اليوم في مكاتب افتراضية باستخدام أدوات السحاب للسماح بالتعاون مع الشركاء والموظفين في جميع أنحاء البلاد وفي جميع أنحاء العالم.
ولا داعي للقلق مطلقًا بشأن فشل في الأجهزة تسبب في حدوث كارثة إذا كنت قد خزّنت جميع الملفات والبيانات في السحاب. كان هناك ، وفعلت ذلك - وإنفاق ساعات في محاولة لاستعادة الملفات المفقودة ليست جميلة.
هناك عدد من الأدوات للمساعدة اليوم. على سبيل المثال ، يسمح لك Microsoft OneDrive بمزامنة وتخزين الملفات ، بحيث يمكن الوصول إليها من أي متصفح أو جهاز محمول. والأفضل من ذلك ، يمكنك إعداد أجهزة كمبيوتر لحفظ كل شيء في OneDrive بشكل افتراضي حتى لا تضطر أنت والموظفون لديك إلى نقل أي شيء يدويًا إلى السحابة.
وهذا يعني أنه يمكنك المشاركة والتعاون من أي مكان. يتيح لك Office 365 إنشاء شبكات ظاهرية لما يصل إلى 300 مستخدم يمكنهم مشاركة الملفات من خلال إصدارات الويب من Outlook و Word و Excel و PowerPoint.
إذا كان نشاطك التجاري بحاجة إلى النمو بسرعة ، فيمكنك القياس بشكل غير كاف من خلال SharePoint على Microsoft Azure.
أفضل ممارسة 2: تضخيم قوة العمل الجماعي من خلال التعاون
كما مكنت التكنولوجيا العمال من التعاون من أي مكان. لقد ظهر مكتب افتراضي حقيقي ، لم يعد موظفوه بحاجة إلى أن يكونوا في نفس المدينة أو حتى في نفس القارة.
هناك العديد من الأدوات التقنية التي يمكن أن تسمح لك وشركائك وموظفيك بالتشارك في تأليف Word و PowerPoint و OneNote على سبيل المثال.
يتيح لك Skype for Business الحصول على مدخلات وعقد الاجتماعات من خلال المراسلة الفورية أو مشاركة الشاشة أو التحدث أو الدردشة المرئية. هنا في Small Business Trends ، يعتمد فريقنا بالكامل على Skype للتعاون. على سبيل المثال ، نحن نعقد اجتماعات فريقنا التنفيذي عبر Skype أثناء عرض تقارير الاجتماعات حول المستندات المشتركة في السحابة. والأكثر من ذلك ، نحن نستخدم سكايب للبقاء على اتصال مع المستقلين والشركاء ، لأنه في كل مكان تقريبا كل شخص نواجهه لديه معرف Skype.
هل لديك وثائق تحتوي على بعض المعلومات التي تحتاج إلى مشاركتها وبعض المعلومات التي لا تريد مشاركتها؟ توفر Microsoft GigJam طريقة رائعة لمشاركة المعلومات الصحيحة مع الأشخاص المناسبين في الوقت الفعلي.
أفضل ممارسة 3: جعل الأمن الأساسية للعمليات
في عصر الإنترنت ، فإن أمن البيانات لا يقل أهمية عن الأمان المادي لمكاتبك.
تتوفر مجموعة متنوعة من الأدوات للحفاظ على أمان بيانات نشاطك التجاري في عالم من البرامج الضارة والتصيد الاحتيالي ومخططات إعادة توجيه الملفات المضيفة وغير ذلك الكثير. إن أهم شيء تقوم به الشركات الصغيرة الحديثة هو دمج الأمن بعمق في العمليات اليومية ، بحيث لا تعامل أنت وعمالك ذلك كحدث خاص. أمن الحوسبة ببساطة موجود على جميع المستويات ، طوال الوقت.
إن حماية البيانات مدمجة مع Enterprise Data Protection و Office 365 Mobile Device Management لجميع الأجهزة - حتى لحالات "جلب جهازك الخاص".
يمكنك الوصول بشكل آمن إلى المحتوى في أي مكان باستخدام مصادقة Multi-factor عندما تكون بعيدًا عن شبكة الشركة. يتم توفير تحديثات الأمان لـ Office 365 شهريًا لضمان الحفاظ على أمان بياناتك.
لا تنسَ حماية مضاد الفيروسات لـ Windows Defender المجانية المضمنة في Windows 10 ، و Windows Hello face-scanning protection protection لكل عامل.
أفضل ممارسة 4: الاستفادة من قوة الذكاء الاصطناعي
انضمت التكنولوجيا إلى عالم الأعمال باعتباره أكثر من مجرد أداة. اليوم ، تعمل التكنولوجيا على شكل ذكاء اصطناعي مثل العامل البشري.
يمكن تنشيط المساعدة الافتراضية من جهاز سطح المكتب أو الهاتف المحمول وتوفير معلومات حيوية في جزء من الوقت الذي قد يستغرقه إجراء البحث بنفسك أو تعيينه لأحد الموظفين.
على سبيل المثال ، تستطيع Cortana إدارة تقويمك وتعطيك تذكيرات للمواعيد ، وتتبع الحزم ، والفرق ، والاهتمامات ، ورحلات الطيران. يمكن لـ Cortana إرسال رسائل البريد الإلكتروني والنصوص وإنشاء وإدارة القوائم وفتح أي تطبيق في نظامك.
يمكن للتكرار الآخر لهذه التقنية الذكية - البوتات - الإجابة عن الأسئلة البسيطة للعملاء وتوفير المعلومات الحيوية لتوفير خدمة أفضل للعملاء.
من خلال Microsoft Bot Framework ، يمكنك إنشاء برامج التتبع الخاصة بك للتفاعل مع مستخدمي النظام والعملاء من خلال الرسائل النصية أو Skype أو موقع الويب الخاص بك أو بريد Office 365.
أفضل ممارسة 5: العمل أثناء التنقل أو عن بعد
العمل عن بعد يجلب الكثير من الفوائد.
هناك أقل من تبديد الوقت الضائع والضغط أقل. والأكثر من ذلك ، فإن الموظفين الذين يعملون من المنزل يكونون أكثر سعادة ، وأكثر ارتباطًا بعملهم وأكثر إنتاجية عندما يتم منحهم الخيار.
تجعل التكنولوجيا من السهل البقاء على اتصال.
على سبيل المثال ، تعمل شركتي بالكامل عمليًا. كل شخص في اتجاهات الأعمال التجارية الصغيرة يعمل من مكتبه في المنزل. بدون الملفات المشتركة وأدوات التعاون ومجموعة متنوعة من أجهزة الجوال - لن نتمكن من العمل.
هناك فوائد الأعمال الصعبة أيضا. من خلال الاستفادة من التكنولوجيا لتشغيل فعليًا ، استطاعت شركتي تحقيق أقصى قدر من الربحية وتمويل نمونا الذاتي ، نظرًا لأن النفقات العامة منخفضة.
والأكثر من ذلك هو أن عمالنا يصنعون وظائف تتناسب مع حياتنا - وليس العكس. نحن غير مربوطين بمكاتبنا. إذا كنا بحاجة إلى الوصول إلى ملف ، فيمكننا تسميته على أجهزتنا المحمولة ، أينما نكون. نحن حرون في السفر أو لمجرد القيام ببعض المهام للحفاظ على الجسد والروح معًا.
نأمل أن تكون قد أعطيتك نكهة للشركات الصغيرة والمتوسطة الحديثة ، بما في ذلك خمسة أفضل الممارسات. من المهم إدراك أن Microsoft يمكن أن تكون شريكًا لك في تحويل نشاطك التجاري إلى الشركات الصغيرة والمتوسطة الحديثة واعتماد هذه أفضل الممارسات بشكل كامل. ولهذا السبب يسعدني أن أكون سفيرًا لمايكروسوفت للأعمال الصغيرة ، لأنني استخدمت قوة التكنولوجيا لإدارة نشاطي التجاري في عالم اليوم بطريقة فعالة من حيث التكلفة وفعالة. وكانت مايكروسوفت أساسية لتمكين ذلك.
في وقت كتابة هذه السطور ، تشارك أنيتا كامبل في برنامج Microsoft Small Business Ambassador.
صورة شخص الأعمال الحديثة عبر Shutterstock
المزيد في: برعاية 1
