لا يساعد إنشاء أماكن العمل الخالية من الورق الشركات في توفير المال وقضاء وقت أقل فحسب ، بل يضعها أيضًا في الطريق إلى أن تكون أكثر ملاءمة للبيئة. إذا كنت تفكر في استبدال خزانات الملفات التي تنفجر بجبال المستندات لنظام بدون ورق ، ولكنك لست متأكدًا من أين تبدأ ، فألقِ نظرة على الخطوات العشرة التالية للحصول على الورق.
الذهاب بدون ورق في العمل
مشاركة الملفات رقميًا
بدلاً من الاعتماد على الطابعة لطباعة جحافل المستندات ، يمكنك مشاركة الملفات مع الزملاء من خلال الأساليب الرقمية ، مثل مستندات Google. علاوة على ذلك ، نظرًا لأن هذه الخدمة المجانية عبر Gmail تحفظ باستمرار ، فلن يتم فقدان ملفات العمل مطلقًا ، على عكس ما يحدث في آلة النسخ!
$config[code] not foundأخبر نيك كانديتو ، الشريك المؤسس والرئيس التنفيذي لشركة بروجرسلي ، "اتجاهات الأعمال الصغيرة" من بعض الطرق الرئيسية التي تساعد في مجال الأعمال التجارية. متحدثا عن "الالتزام" وكيف يعمل التحويل الرقمي على تحسين ممارسات العمل ، قال كانديتو:
"ليس هناك شك في أن رقمنة يحسن التعاون. عندما يتمكن الجميع من الوصول إلى المستندات الأساسية ويجمع باستمرار المعلومات المناسبة للشخص المناسب عند الحاجة ، فأنت تقوم بتشحيم عجلات محرك الاتصالات داخل الشركة ".
تخزين الملفات في السحابة
تعتمد الأعمال التجارية من جميع الأحجام على الأعمال الورقية ، والتي ستتحول قريباً إلى متطلبات تخزين كبيرة. بدلاً من حشو الأوراق المهمة في خزائن الملفات ، قم بتخزينها بشكل ملائم على الأنظمة القائمة على السحابة ، مثل Dropbox. ستوفر لك هذه الأنظمة الرقمية الخالية من الورق عددًا مذهلاً من المساحة في المكتب ، فضلاً عن المساعدة في الحفاظ على أمان المستندات الحيوية.
المسح الضوئي والفاكس لا أكثر
تتطلب مستندات المسح الضوئي والفاكس استخدام الورق. يمكنك مساعدة نشاطك التجاري بدون استخدام ورق عن طريق استخدام تطبيق ماسح ضوئي على هاتفك لمسح المستندات ضوئيًا. يمكن بعد ذلك تحويل الوثائق المحفوظة إلى ملفات PDF ومشاركتها مع الزملاء عبر البريد الإلكتروني.
تشجيع الاتصالات الرقمية
شجع قواك العاملة على تبني ثقافة الاتصال الرقمي ، حيث يتم استبدال طرق الاتصال الورقية السابقة ، مثل الفواتير البريدية ورواتب الدفع ، بالطرق الرقمية مثل رسائل البريد الإلكتروني والرسائل الفورية.
الاعتماد على الاتصال الرقمي بدلاً من الرسائل الورقية ، سيساعد في توفير وقت عملك. تلاحظ Candito أن استخدام التدفقات الرقمية بدلاً من عمل الورقة يسمح للإدارة "بمراقبة أعمالك وتعاونك الرئيسي في الوقت الحقيقي ولتحليل تحليل الاختناقات لتحسينها وبالتالي تحسين النتائج".
مبادلة ورقة فواتير وبيانات عن الرقمية
سواء كانت فواتير الطاقة أو الكشوف المصرفية أو فواتير المقاول ، فإن جميع الشركات تولد الفواتير والبيانات. إذا كانت فواتيرك لا تزال قيد الإنشاء في شكل ورقي ، فما عليك سوى طلب إرسالها رقميًا. بشكل عام ، تفضل البنوك والمؤسسات الأخرى إرسال البيانات الرقمية والبريد ، لأنها توفر تكاليف الطباعة والبريد.
توليد بطاقات الأعمال الرقمية
بطاقات العمل ، على الرغم من أنها ضرورية ، تتطلب كميات كبيرة من الأوراق التي تستهلك كميات كبيرة من الأشجار. بدلاً من إخراج محفظتك من خلال مجموعة من بطاقات العمل ، قم بتحويل بطاقة العمل الخاصة بك إلى رقمنة رقمية. هناك الكثير من البرامج والتطبيقات المتاحة ، مثل Pearl Scan و CamCard ، التي تفحص بطاقات الأعمال وتحولها إلى مستند رقمي.
استخدام التوقيعات الالكترونية
حتى توقيعاتنا يمكن توقيعها إلكترونياً. بدلاً من الاضطرار إلى طبع مستند ما ، قم بتوقيعه فعليًا بقلم وإرساله إلى مستلم ، يمكن توقيع التواقيع إلكترونيًا ، مما يعني أنه لا توجد حاجة إلى مستندات تستغرق وقتًا طويلاً ومكلفة. يمكن استخدام قارئ Abode لتوقيع المستندات دون الحاجة إلى طباعة أي شيء.
يمكن أن تساعد هذه الطرق الرقمية في تحسين أمان النشاط التجاري. يقول Candito ، "مع العمليات الرقمية ، فإن تحديد الحوكمة وضوابط الوصول يضمن فقط للأشخاص المناسبين إمكانية الوصول إلى مستندات وأنظمة معينة."
فرز وفرز الأوراق الحالية
لإنشاء مكتب بلا ورق بنجاح ، ستحتاج إلى "تقليل" بعض الأوراق الحالية التي ربما كانت تجلس في المكتب خلال العشرين أو الثلاثين سنة الماضية. خصص في الصباح ، أو لفترة أطول ، لفحص الأعمال الورقية القديمة وتحديد ما يمكن وضعه عبر الواقي. القضاء على الأوراق غير الضرورية من المكتب سيخلق مساحة أكبر ، بالإضافة إلى كونه مرضياً بشكل لا يصدق!
جعل اجتماعات بلا ورق
بدلاً من إعطاء المنشورات الورقية في الاجتماعات ، استخدم أجهزة العرض والتقنية التي تنقل المعلومات التي تريد مشاركتها من مصدر مرئي واحد.
تدريب الموظفين ليكون أكثر من الشهرة رقميا
يتطلب العمل اللاورقي بعض المعرفة الرقمية. من مهام مثل إرسال المستندات عبر البريد الإلكتروني إلى استخدام الأنظمة المستندة إلى السحاب لتخزين الملفات ، إذا كانت القوى العاملة لديك تفتقر إلى الفطنة الرقمية ، واستثمار الوقت والمال في تدريبهم ، فمن المرجح أن يثبت أنه استثمار مجزٍ لا يقدر بثمن على المدى الطويل.
يقول كانديتو ، إن تحرير الورق يساعد على تحسين الأداء وتحقيق الحد الأدنى من الأرباح للشركة ، مما يوضح:
"في نهاية المطاف ، ما تسعى إلى الحصول عليه بدون استخدام الورق هو تجربة العملاء المحسّنة ومن ثم تحسين نقطة النهاية.
رمي ورق الصور عبر Shutterstock
2 تعليقات ▼
