المذكرات - اختصارًا للمذكرة - هي نفسها تقريبًا مثل الأحرف. والفرق الرئيسي بينهما هو أن الخطابات تنقل المعلومات إلى أشخاص خارج المنظمة ، بينما تكتب المذكرات بصفة عامة إلى أشخاص من الداخل. فرق آخر بين الحروف والمذكرات هو الشكل. يستخدم حرف تحية ("سيدتي العزيزة") وإغلاق ("مع خالص التقدير") ؛ المذكرة لا. تحتوي المذكرة دائمًا على سطر الموضوع. يمكن أن تكون المذكرات رسمية أو غير رسمية ، اعتمادًا على من سيقرأها.
$config[code] not foundمحتوى الخطة
اذكر النقاط التي تحتاج إلى تسجيلها في المذكرة وقم بتدوين المعلومات المطلوبة لدعم تلك النقاط. قم بتضمين معلومات الخلفية المطلوبة لإعطاء الموضوع سياقًا.
اطلب المعلومات. إذا كان الموضوع معقدًا أو غير سار أو مثير للجدل ، فمن المحتمل أن يكون سياق الخلفية أولاً. خلاف ذلك ، ابدأ بالفكرة الرئيسية.
تحقق للتأكد من أنك لم تستبعد المعلومات الداعمة أو الرئيسية.
فيديو اليوم
يوجه اليكم من الشتلة جلبت لكم من الشتلةجمع المستندات الداعمة التي ستحتاج إليها كمرجع عند كتابة مذكرتك.
تنسيق المذكرة
تحقق لمعرفة ما إذا كان لشركتك تنسيق مفضل للمذكرات بين المكاتب. حتى أن بعض الشركات قد طبعت مسبقًا نماذج المذكرات. استخدم التنسيق المفضل أو مطبوع مسبقًا في حالة توفره.
قم بتعيين الهوامش ، مع ترك مسافة 1 1/2 بوصة على الأقل في كل من الأعلى والأسفل ومسافة 1 بوصة على كل جانب. يجب أن تتمحور محتويات المذكرة على الصفحة ؛ إذا كانت المذكرة قصيرة جداً ، يجب زيادة الهوامش العلوية والجانبية.
عيّن نمط مستند معالجة النصوص لحظر التنسيق: بمحاذاة إلى اليمين ، متباعد بين واحد ، مع مسافة بين الفقرات.
خلق عنوان
اكتب في مكونات العنوان لبدء المذكرة ، مكون واحد لكل سطر مفرد. يجب أن يتبع كل مكون نقطتين. على سبيل المثال: التاريخ: إلى: من: الموضوع:
املأ معلومات الموضوع باستخدام نمط العنوان. أي أن الكلمات الواردة في هذا الموضوع يجب أن تكون جميعها مكتوبة باستثناء المواد وحروف الجر والعطف مع أقل من أربعة أحرف ، ما لم تبدأ أو تنهي العنوان. اجعل الموضوع محددًا.
املأ الأسطر "التاريخ" و "إلى" و "من" ، محاذاة الكلمة الأولى من كل كلمة مع الكلمة الأولى من سطر الموضوع. يجب كتابة التاريخ بشهر محدد - 4 يوليو 2020 ، على سبيل المثال. استخدم الأسماء الكاملة لخطوط "إلى" و "من".
قم بإنشاء عنوان في الصفحة الثانية والصفحات التالية إذا كانت المذكرة تعمل لفترة أطول من صفحة واحدة. إذا كانت المذكرة موجهة إلى عدة مستلمين ، فاستخدم نموذجًا مختزلًا من سطر الموضوع ومساحة فردية وقم بتضمين التاريخ ، ثم فراغ واحد مرة أخرى وقم بتضمين رقم الصفحة. إذا كنت شخصًا واحدًا ، فيمكنك استخدام نموذج بديل ، يسرد اسم القارئ ورقم الصفحة والتاريخ على سطر واحد ، واليمين محاذيًا لليمين والرقم الذي تم توسيطه والتاريخ في اليمين.
اكتب الجسد
اكتب فقرة تمهيدية إذا كان القارئ يحتاج إليها في السياق. تعطي هذه الفقرة التاريخ ، وتشير إلى المشكلة التي يجب معالجتها في المذكرة و / أو تحديث ذاكرة القارئ عن الاتصالات السابقة حول الموضوع.
اذكر الفكرة الرئيسية للمذكرة. سيكون هذا هو الخط الافتتاحي إذا لم تكتب فقرة تمهيدية. هنا يمكنك الإعلان عن سياسة أو حل أو قرار أو توصية أو بحث أو حدث. إذا لم يكن هناك مقدمة ، فقم بتقديم سياق موجز ، على سبيل المثال ، "كما ناقشنا …" أو "بما أن الكافيتريا تعاني من خطوط طويلة …"
قدم أي معلومات مطلوبة لشرح أو دعم أو نقل المعلومات التي يحتاجها القارئ لفهم الموضوع بشكل كامل.
أنهي
قدّم ملاحظات في الأسفل ، مثل "cc:" إذا كنت ترسل نسخة من المذكرة إلى شخص ما بجانب الشخص المدرج في العنوان.
تحرير المذكرة. تأكد من أن التهجئة والقواعد صحيحة ، وأن الأفكار قد تم تطويرها وأن القارئ سيفهم ما تريد قوله.
قم بطباعة المذكرة والبدء بها. تريد بعض المؤسسات كتابة الأحرف الأولى بجوار السطر "من" في العنوان. يريد آخرون الأحرف الأولى في الأسفل. تحقق من سياسة الشركة.
تلميح
وسواء كنت تكتب مذكرة إلى رئيس أو مرؤوس ، أو لعدة أشخاص ، أو لإعلام الآخرين بالموضوعات المثيرة للجدل أو غير المرحب بها ، فاحرص على الحفاظ على النغمة العملية والرسمية. اجعل المذكرات موجزة ، واضحة وسهلة القراءة.
تحذير
عند الكتابة ، ضع في اعتبارك أن المذكرات لم تعد اتصالات مؤقتة كما كانت في السابق. ومن المحتمل أن تظل المحتويات قائمة إلى أجل غير مسمى ، ويتم الاحتفاظ بها في الملف كسجل لنشاط الشركة وتاريخها. لذلك اكتب مع الدوام في الاعتبار.
