دليل مالك الأعمال الصغيرة للاستعداد لعطلة

"مرحبًا ، هذا أنا. شكرا على الاتصال! أنا خارج المكتب حتى التاريخ. إذا كان لديك مسألة ملحة ، فيرجى الاتصال بـ Brittany على number. سوف تكون سعيدة للمساعدة. خلاف ذلك ، يرجى ترك رسالة وسأرد عليك عندما أعود. "

مهم: ضع تذكيرًا في التقويم الخاص بك لتبديل تلك الرسائل بمجرد عودتك. لا تكن الشخص الذي لا يزال لديه رسالة البريد الصوتي القديمة التي يتم عرضها بعد عدة أسابيع.

5. خطة للمشاكل

لا تفترض تلقائيًا أن كل شيء سيحدث خطأً في غيابك - فلن يحدث ذلك! ولكن أثناء الاستعداد لقضاء إجازة ، حاول استباق السيناريوهات المحتملة التي قد تنفجر.

اطلع فريقك. اشرح ما ستفعله في كل موقف.

وأؤكد لهم أنه من المقبول الاتصال بك إذا شعروا أن الوضع يتجاوزهم.من الأفضل مقاطعة عطلتك لمدة ساعة ، بدلاً من قضاء أيام في إصلاح كارثة صغيرة عند عودتك.

6. حدد أرقام الطوارئ

قم بعمل قائمة بنوعين من أرقام الطوارئ لإعطاء الموظفين الرئيسيين.

أول مجموعة من أرقام الطوارئ الخاصة بك ، للموظفين الذين قد يحتاجون للوصول إليك.

رقم الهاتف المحمول هو الأفضل. امنح بديلًا أيضًا ، فقط في حالة إيقاف تشغيل جهازك أو إذا كانت البطارية ميتة - ربما يكون الهاتف المحمول لزوجك / زوجتك.

حدد ما إذا كنت تريد نصوصًا أو مكالمات. يمكن أن يكون تبادل الرسائل النصية القصيرة أقل تطفلاً من الاتصال الصوتي ، ولكنه أكثر فوريًا من البريد الإلكتروني.

بعد ذلك في قائمة جهات الاتصال الخاصة بالطوارئ ، حدد الأشخاص الذين قد يتمكنون من الإجابة عن الأسئلة في غيابك. يمكن أن تتضمن هذه القائمة وكيل التأمين على عملك أو المحامي أو مستشار تكنولوجيا المعلومات.

7. أكتب إجراءات

اطلع على إجراءات العمل المهمة التي ستفوضها في غيابك. على سبيل المثال ، قد يحتاج شخص ما غيرك إلى فتح المتجر في الصباح أو إغلاق المكتب ليلاً. تشمل الإجراءات النموذجية التي تتوجه إلى الأشخاص ما يلي:

• ضبط المنبه الأمني ​​أو إيقاف تشغيله في حالة إطلاقه عن طريق الخطأ ،
• تشغيل معاملات بطاقات الائتمان ،
• معالجة كشوف المرتبات ،
• إعادة تشغيل الخوادم
• تسجيل الدخول كمسؤول لأنظمة البرامج الرئيسية ، أو
• أي شيء لا يستخدمه الشخص في التعامل.

اطلب من الموظف أن يقوم بالإجراءات اللازمة لك عدة مرات قبل أن تغادر.

اكتب دائمًا الإجراءات كنسخة احتياطية أيضًا. (الذاكرة شيء صعب.)

قد يكون الفيديو السريع الذي تقوم به الإجراءات الرئيسية أفضل. اطلب من الموظف استخدام هاتفه المحمول لتسجيله ، حتى يكون مفيدًا.

8. دفع الفواتير الخاصة بك

فواتير غير المدفوعة لديها وسيلة للتذمر والتطفل في أذهاننا. من يحتاج ذلك؟

إجازة لعطلتك مع لائحة نظيفة من الحسابات المستحقة الدفع. دفع الفواتير وبيانات بطاقات الائتمان والفواتير التي ستأتي مستحقة أثناء رحلتك. تأكد من إعداد جدول الرواتب لتتم معالجته أثناء رحلتك أيضًا.

9. مسح التقويم الخاص بك

قد يبدو هذا واضحا ، لكن المشكلة تكمن عندما يحاول الناس الذهاب بالذاكرة. أو نسيان المؤتمرات المتكررة والاجتماعات الدائمة التي لا تظهر في تقويمهم.

تحقق بالفعل من التقويم الخاص بك - قبل أن تغادر. وخصص لحظة للتفكير بوعي في الاجتماعات والمكالمات الدائمة ، حتى تتمكن من إخبار الناس بعدم توقعك.

10. لا تكن متوفرا (كثير)

قاوم إغراء العمل معك. إذا كنت ملتصقًا بجهاز الكمبيوتر المحمول أو الهاتف ، فلن يؤدي ذلك إلى إفساد وقتك فحسب ، بل أيضًا إلى وقت عائلتك. تخيل الوجوه الغاضبة لعائلتك بينما يجلسون في انتظاركم لإيقاف الهاتف ، بحيث يمكنك الذهاب للمشي لمسافات طويلة.

ومع ذلك ، يرغب معظم أصحاب الأعمال في البقاء على اتصال. إنهم لا يرغبون في إشراك أنفسهم كثيرًا لدرجة أنها تتوقف عن الشعور وكأنها عطلة. ستة وسبعون في المئة من أصحاب الأعمال التحقق من هواتفهم والبريد الإلكتروني في إجازة ، وفقا لمسح مؤشر مكتب ديبوت الأعمال الصغيرة.

إذا كان يجب عليك البقاء على اتصال مع نشاطك التجاري ، فحدده في وقت محدد كل يوم. على سبيل المثال ، يمكنك تخصيص ساعة واحدة كل صباح في الساعة 9 صباحًا للرسائل الميدانية التي لا يمكنها الانتظار أو تسجيل الوصول مع الموظفين. بمجرد انتهاء الـ 30 دقيقة ، امنح نفسك الإذن بالعب مع ضمير واضح.

11. حزمة الضوء التكنولوجيا

لحسن الحظ ، جعلت التكنولوجيا من السهل أكثر من أي وقت مضى البقاء على اتصال عن بعد. بالنسبة لأولئك الذين ليس لديهم فريق عمل ، ولكنهم لا يزالون بحاجة إلى التعامل مع بعض المهام الحرجة أثناء العطلة ، فإن الأجهزة المحمولة هي هبة من السماء.

يمكن لجهاز لوحي أو حتى هاتف ذكي أن يحل محل جهاز كمبيوتر محمول أثناء غيابه. ما عليك سوى تخصيص بعض الوقت لتنزيل عدد قليل من تطبيقات الجوال الرئيسية مسبقًا إذا كنت بحاجة إلى ذلك. يمكن للتطبيق الجيد أن يجعل معاملات الجوّال أسرع وأسهل.

يمكن الوصول إلى المستندات المخزنة في السحابة من هاتف ذكي أو جهاز لوحي. إذا كنت لا تستخدم السحاب ، فخذ بضع دقائق قبل أن تغادر لنقل الملفات الهامة إلى محرك أقراص الإبهام.

12. شارك الذكريات

تذكر: القليل من R و R يمكن أن يجلب بعض العائد على الاستثمار (العائد على الاستثمار).

عند عودتك ، شارك ذكرياتك مع فريقك لبضع دقائق. عدم تحملهم أو جعلهم يشعرون بالسوء لأنك كنت في إجازة ولم تكن كذلك - ولكن لكشف جانبك الإنساني. يقوي علاقات الموظفين.

لمسة لطيفة هي إعادة شيء غير مكلف إلى أعضاء الفريق ، إذا كان عمليًا. تُظهر مربعات المياه المالحة ، أو القمصان ، أو أكواب القهوة في جميع أنحاء المكان أنك تفكر في فريقك وتهتم به.

نصيحة إضافية: تجنب وسائل التواصل الاجتماعي "Dead Giveaway"

إنه تخطيط جيد للسماح لكل شخص "تقريبًا" بمعرفة أنك ستغادر في إجازة. لكن اليوم هناك استثناء كبير: مواقع التواصل الاجتماعي. فيما يلي بعض المؤشرات للوعي الأمني:

• قاوم الرغبة في إخبار الجميع على Facebook بأنك ستزول لمدة أسبوعين. لا ترغب في استغلال الفرصة التي قد يقتحمها شخص ما في منزلك - أو مكان عملك إذا لم يكن لديك فريق عمل منتظم - أثناء غيابك. اشتهرت عمليات رصد اللصوص بمواقع مثل Facebook.
• لا تستخدم "تطبيقات الوصول" مثل "شخصيات قصص الابطال الخارقين" التي تعرض لك في المطار أو تتناول وجبة العشاء في مكان بعيد.
• تجنب تحميل الصور العائلية الممتعة من بعض الأماكن البعيدة إلى Instagram أو Twitter أثناء غيابك. حفظ تلك الصور والأوصاف الخلابة لهذا الشاطئ المثالي في ماوي حتى عودتك. الصور والذكريات ستبقى. سيحب زملاؤك وعملائك وأصدقائك وعائلتك الكبيرة سماع مغامراتك بنفس القدر عندما تعود إلى المنزل بأمان مرة أخرى.

عطلة الصورة عن طريق Shutterstock