هو عملك نزيف المال؟ إليك كيفية إيقافها

"نحن بحاجة إلى الحديث عن ميزانية المشروع …"

لا توجد أي عبارة يمكن أن تصيب الخوف في قلب الإدارة العليا والعليا على حد سواء تماما مثل البريد الإلكتروني عاجل لمناقشة الميزانية.

إذا كنت مدير مشروع ، فأنت تعرف جيدًا مدى صعوبة الحفاظ على المشاريع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية. بين تغيير نطاق المشروع ، ومطالب العميل غير واقعي ، ونكسات غير متوقعة ، يمكن أن إدارة المشروع في كثير من الأحيان مثل رعي القطط.

إذا وجدت أن فريقك يتخطى الميزانية بشكل روتيني (حتى إذا كانت الميزانية المبدئية تبدو تمامًا داخل الملعب) ، فقد لا تكمن المشكلة في فريقك أو قيادتك أو عميلك ، ولكن مع الأدوات التي تستخدمها. نعم ، أنا أتحدث عن ذلك النظام الأساسي لإدارة المشاريع (والمربك) الذي تستخدمه.

يمكن أن يؤدي اختيار أداة خاطئة لإدارة المشاريع عبر الإنترنت إلى إعداد نشاطك التجاري لمجموعة من المشكلات. إنها إحدى الطرق الأكثر شيوعًا التي يمكن أن تنتهي بها الشركات إلى إهدار بعض النقود الجادة دون أن تدرك ذلك. هل تكافح لاختيار برنامج إدارة المشروع المناسب أو لست متأكدًا مما إذا كان النظام الأساسي الحالي مناسبًا لاحتياجات فريقك؟

احترس من الأعلام الحمراء التالية:

العلم الاحمر رقم 1

تخطيط المشروع والعمل المخصص لا تستخدم نفس النظام الأساسي.

يقضي مديرو المشاريع 90 في المائة من وقتهم في التواصل. ألا ينبغي لبرنامج إدارة المشاريع الخاص بك تسهيل هذه العملية؟

عند اختيار نظام إدارة مشروع ، اختر نظامًا أساسيًا يسهل تتبع جميع جوانب مشاريعك من نظام واحد. بهذه الطريقة عندما تنبثق المهام المخصصة ، ستتمكن من إضافة هذه المهام إلى نفس النظام الأساسي للمشروع ، مما يسهِّل تتبع عبء العمل والتوفر لكل عضو في الفريق.

حدد بسهولة الأعضاء الذين لديهم المزيد من الوقت في جدولهم الزمني والذين يلتزمون بشكل مفرط لتحويل عبء العمل بسلاسة كأولويات وتغيير التوافر.

العلم الاحمر رقم 2

لا يوجد إعداد قياسي.

عندما تدير فريقًا افتراضيًا ، فإن الخطوة الأولى للنجاح هي توحيد عملية الإعداد.

احصل على كل شخص على نفس الصفحة من البداية باستخدام برنامج تعليمي أساسي حول كيفية استخدام النظام الأساسي الجديد. حدد التوقعات للتوفر مع دليل الاتصالات وورقة معلومات الاتصال.

تتضمن أفضل أنظمة إدارة المشاريع أدوات الدردشة الافتراضية وبرامج المراسلة الداخلية. إن استخدام أداة الدردشة نفسها التي تم تضمينها مع برنامج إدارة المشروع يعني أنه بإمكانك تعديل مهام المهام على الفور أو إضافة ملاحظات إلى مهام مختلفة أو تغيير المواعيد دون ترك البرنامج.

العلم الاحمر رقم 3

أنت تستخدم خدمة واحدة لإدارة المشروع وآخر لخدمة مشاركة الملفات في السحاب.

نعم ، إن DropBox ومستندات Google رائعة ، لكنني أجد أنه عندما أدير مشروعًا كبيرًا ، يكون الاحتفاظ بالملفات في نفس المكان مثل قوائم المهام ومشاركات المشاركة / الاجتماعات التعاونية أسهل بكثير.

لدي فريقي يتضمن رقم إصدار في كل اسم من أسماء الملفات والأحرف الأولى من آخر شخص لإجراء أي تعديلات على الملف. بهذه الطريقة ، إذا كان هناك سؤال حول المحتوى أو ما تم تغييره ، فأعرف على الفور من الذي يجب الاتصال به. يساعد هذا في الحفاظ على دفن الملفات في سلسلة بريد إلكتروني والتحرير من التكرار.

بغض النظر عن اصطلاح تسمية الملفات الذي تختاره ، ضع نظامًا في مكانه بدءًا من اليوم الأول لإدارة الملفات وتتبعها والاحتفاظ بها جميعها في مكان واحد.

العلم الاحمر رقم 4

لا توجد مساحة للمناقشات التعاونية أو الاجتماعات الافتراضية.

هناك ما هو أكثر من ذلك بالنسبة إلى برامج إدارة المشاريع ، بدلاً من تتبع المهام وتخزين الملفات.

عندما تشغِّل فريقًا افتراضيًا ، يمكن أن تمثل الاجتماعات الدورية تحديًا. ومع ذلك ، فبدون تواصل واضح ، يمكن أن ينهار المشروع بأكمله. اختر يومًا ووقتًا (مثل الاثنين الساعة 10 صباحًا والخميس في تمام الساعة 2 مساءً) للحصول على جلسة أسبوعية لتسجيل الوصول في حالة المشروع.

كن منتبهًا لأعضاء الفريق الذين يعيشون في مناطق زمنية مختلفة ؛ تكون اجتماعات منتصف النهار أسهل عمومًا للجميع "للحضور". إن وجود يوم ووقت محددين بشكل منتظم مقدما يحافظ الجميع على نفس الصفحة والمضي قدما في المشروع.

العلم الاحمر رقم 5

الكثير من الأجراس والصفارات ، ومع ذلك لا توجد وظائف أساسية كافية.

عند اختيار نظام أساسي لإدارة المشاريع ، فإنه من المغري اختيار واحد يحتوي على الميزات الأكثر روعة.

تأكد من أن الوظائف الأساسية تدعم هذه الأجراس والصفارات. سواء كان ذلك التكامل الكامل مع Gmail و DropBox ، أو التحويل بنقرة واحدة من البريد الإلكتروني إلى مهمة المشروع ، أو المراسلة الفورية داخل مساحة عمل مشتركة ، اختر الميزات المناسبة لفريقك الافتراضي.

تعتبر Wrike و Zoho Projects و Clarizen ثلاثة خيارات قائمة على الويب للتعاون في المشاريع والتي تقدم ميزات مشابهة. قبل الالتزام بمنصة واحدة ، خذها لاختبار القيادة لتحديد الأنسب لاحتياجاتك.

الحد الأدنى

لا تتحقق المشاريع المكتملة من خلال قوة الإرادة المطلقة. إن إنفاق الكثير من الأموال على منصات إدارة المشاريع الباهظة التي لا تنجز مهمتك لا يضر فقط بالنتيجة النهائية لشركتك ، ولكنه يؤدي أيضًا إلى إبطاء الإنتاجية وتخفيض المواعيد النهائية.

استعد المسار الصحيح من خلال منصة إدارة المشاريع التي تتعقب المهام والمراتب العامة ومخازن الملفات وتقدم نظرة عامة كاملة على أعضاء الفريق وتوفر اجتماعات افتراضية سهلة / رسائل فورية من نفس المكان.

ضمادات الجرح الصورة عبر Shutterstock