المهارات اللازمة لوظائف مساعد إداري

ويلعب المساعدون الإداريون دوراً حيوياً في تسهيل الأنشطة في مجال الأعمال التجارية والقانون الطبي والعديد من أنواع المكاتب الأخرى. نظرًا للمهام المتنوعة التي يقومون بها ، يحتاج المساعدون الإداريون إلى مجموعة واسعة من المهارات ، بما في ذلك التواصل بين الأشخاص والمهارات التنظيمية.

الادوار والمسؤوليات

المساعدون الإداريون يردون على المكالمات الهاتفية وينقلونها إلى الشخص المناسب في المكتب. كما يحيون الأشخاص الذين يدخلون المكتب ويساعدونهم على الاتصال بالشخص المناسب. ينسق المساعدون اجتماعات القسم ويديرون جداول المدراء الذين يعملون لصالحهم. يعد إنشاء المذكرات والمستندات الأساسية ، والتقاط البريد وتقديم المستندات الداخلية من الأدوار الرئيسية الإضافية. في بعض المكاتب الصغيرة ، يعتني المساعد بواجبات مسك الدفاتر أيضًا.

$config[code] not found

المهارات الأساسية

بالإضافة إلى مهارات التواصل بين الأشخاص والمهارات التنظيمية ، فإن قواعد اللغة الإنجليزية ومهارات الكتابة مطلوبة في كثير من الأحيان لأدوار مساعد إداري. يتفاعل هؤلاء المحترفون مع الإداريين والعملاء والعملاء وموظفي المكاتب الآخرين بشكل يومي ، ويجب أن ينقلوا معلومات مهمة بطريقة إيجابية. تعد النزاهة مهمة في أي مكتب ، ولكن بشكل خاص في الشركات والمكاتب القانونية والممارسات الطبية ، حيث يشرف المساعدون الإداريون في كثير من الأحيان على الملفات السرية. تعتبر المهارات التنظيمية مفيدة في الحفاظ على نظام ملفات لاسترجاع المستندات بطريقة سهلة وفعالة ، كما أن مهارات قواعد اللغة والكتابة باللغة الإنجليزية تأتي في متناول اليد عند إعداد الوثائق والمذكرات الداخلية والخارجية.

فيديو اليوم

يوجه اليكم من الشتلة جلبت لكم من الشتلة

مهارات ثانوية

تعد التكنولوجيا والإنترنت والمهارات البحثية من بين القدرات الثانوية الهامة لمساعد إداري. تعزز القدرات البرمجية من الواجبات التي يمكن للمساعد القيام بها ، خاصة في مجالات مسك الدفاتر وحفظ السجلات المالية. كما يُطلب من المساعدين في بعض الأحيان إجراء الأبحاث للمدراء التنفيذيين من خلال البحث في الويب ، أو إجراء مكالمات هاتفية أو الحفر من خلال الملفات ، وبالتالي فإن القدرة على جمع المعلومات المفيدة وتنظيمها للاستخدام السهل من قبل التنفيذيين أو موظفي المكتب الآخرين هي مهارة مفيدة أخرى.

متطلبات التعليم والتدريب

يمكن لدبلوم المرحلة الثانوية جنباً إلى جنب مع المهارات الأساسية في مجال الكمبيوتر والمكتبة إعدادك للعديد من الوظائف الإدارية المساعدة. تقدم بعض كليات المجتمع برامج مساعدين إداريين بتدريب أكثر تقدمًا إذا كنت ترغب في الوصول إلى مهنة مساعدة إدارية أوسع نطاقاً وذات رواتب أعلى. التدريب على رأس العمل هو المعيار في العديد من البيئات المكتبية. إذا كنت تطمح للعمل في صناعات معينة ، مثل الخدمات القانونية أو الطبية ، فقد تضطر إلى أخذ دروس أو ورش عمل لاكتساب معرفة الصناعة الأساسية وفهم المصطلحات أيضًا.