تسمح إدارة السجلات للشركات بالاحتفاظ بقيمة المعلومات وتعظيمها من خلال تخزينها بشكل صحيح وحمايتها وضمان توافرها والوصول إليها في المستقبل. يلعب مدير السجلات دوراً هاماً في التأكد من أن المعلومات كأصل في شركة آمنة ومدارة جيدًا. يحتاج المتقدمون إلى تخصص جامعي في إدارة المكتبات والأرشيف ، أو مجال ذو صلة وثيقة. تتطلب الوظيفة أيضًا التفكير النقدي ومهارات حل المشكلات والقدرة على مراقبة وتنسيق كميات كبيرة من المعلومات.
$config[code] not foundتصميم وتنفيذ أنظمة إدارة السجلات
تولد الشركات الكثير من المعلومات المتعلقة بالمبيعات والتسويق والموارد البشرية والمخزون. بدون وجود نظام إدارة مناسب ، يمكن أن يكون تحديد السجلات وتخزينها وتعميمها والتخلص منها تحديًا صعبًا ومملًا. يشرف مديرو السجلات على تصميم وتنفيذ أنظمة إدارة السجلات الإلكترونية والطباعة مثل تخزين ملفات الموظفين بترتيب أبجدي. يمكن أيضًا لمدير السجلات تصميم نظام مرجعي لمساعدة المستخدمين في الوصول إلى السجلات والتأكد من قيام الموظفين بحفظ سجلات الطباعة في تنسيق إلكتروني أو نظام نسخ احتياطي آخر قبل التخلص منها.
الإشراف على تنفيذ السياسة
يحدد مدير السجلات السجلات ويصنفها وفقًا لإمكانية الوصول إليها وملاءمتها لأصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين. على سبيل المثال ، يمكن للمساهمين الوصول إلى التقرير المالي السنوي للشركة وليس بيانات الموظفين. يضمن المدير في المؤسسة الحكومية أن الجمهور لا يصل إلا إلى المعلومات التي لا تعرض أمن الدولة أو ابتكاراتها للخطر. كما يحدد مدير السجلات الإجراءات التي من خلالها يقوم الموظفون بإصدار سجلات لأطراف خارجية مثل المدققين والوكالات الفيدرالية والمساهمين.
فيديو اليوم
يوجه اليكم من الشتلة جلبت لكم من الشتلةتدريب
يقوم مدير السجلات بتصميم وتنفيذ برامج التدريب والتوعية لتنوير الموظفين حول كيفية التعامل مع السجلات وفقًا لسياسات الشركة وإرشاداتها. ويرى أن الموظفين يفهمون سياسات إدارة السجلات مثل السرية والدقة والأصالة. يؤدي عدم الالتزام بالقواعد المحددة إلى نتائج ، يشرحها مدير السجلات للموظفين في إدارته. كما أنه مسؤول عن تولي الموظفين الجدد من خلال التوجيه وتحديد نطاق وظائفهم داخل قسم السجلات. كما يحدد مدير السجلات الاحتياجات في مهارات الموظفين ، مثل القدرة على تطبيق تقنيات جديدة في إدارة السجلات الإلكترونية ، ويرتب حلول التدريب التي تحافظ على تحديث مهاراتهم.
سلامة السجلات والتخزين
من المسؤوليات الهامة الأخرى لمدير السجلات ضمان الأمان وإمكانية الوصول إلى السجلات. يشرف المدير على التخزين الآمن للسجلات من خلال تطبيق أنظمة الأمان. على سبيل المثال ، يمكنها أن تضع ميزانية وتنفذ تركيب كاميرات لمراقبة النشاط في مكتبة السجلات. يمكن للمدير أيضًا التأكد من أن الموظفين المحددين لديهم كلمات مرور إلى قاعدة بيانات لضمان أن سجلات الوصول إلى الموظفين المصرح بها فقط.
