يقدم المساعدون الإداريون أو المساعدون ، كما يطلق عليهم أيضًا ، الدعم الكتابي واللوجستي الذي يحتاجه المكتب من أجل العمل. وتعتمد المسؤوليات الأساسية على الوصف الوظيفي ، ولكن بشكل عام ، يفضل أصحاب العمل المرشحين المحترفين على الكمبيوتر مع مهارات اتصال متفوقة ، وحس تنظيمي قوي وقدرات متطورة متعددة المهام. المديرين ليسوا متاحين دائمًا للإشراف على كل جزء من المشروع ، لذا فإن القدرة على العمل بشكل مستقل مهمة أيضًا.
$config[code] not foundمتطلبات أساسية
تعتمد المتطلبات الأولية على الوظيفة. عادة ما تكون الوظائف ذات مستوى الدخول مفتوحة خريجي الثانوية العامة مع الأساسية المكتب والكمبيوتر وقواعد اللغة الإنجليزية مهارات. تتوفر فصول في هذه المواد في كليات المجتمع المحلي والمدارس الفنية. هذه المؤسسات أيضا جذب المتقدمين السكرتارية الطبية والقانونية التي تحتاج إلى تعلم المصطلحات الخاصة بالصناعة ، وتلاحظ مكتب إحصاءات العمل. تقدم العديد من وكالات التوظيف المؤقتة تدريبا مماثلا. ومع ذلك ، فإن أصحاب العمل يفضلون عمومًا درجة البكالوريوس في وظائف السكرتارية التنفيذية.
التنسيق والجدولة
من الرد على الهواتف لتحديث تقويمات الأحداث ، يتم مشاركة المساعدين الإداريين في كل نشاط تنظيمي هام للمكتب. يعد توجيه البريد الوارد والفاكسات إلى الشخص المناسب جزءًا من المهمة ، مثل حجز المواعيد واجتماعات الموظفين. وكثيراً ما يعمل المساعدون في منظمات أكبر مثل الكليات أو الهيئات العامة كجهات اتصال بين رؤسائهم ودوائر المنظمات المختلفة.
فيديو اليوم
يوجه اليكم من الشتلة جلبت لكم من الشتلةالمراسلات والاتصالات
يعد تحرير المذكرات والتقارير والمستندات المكتبية الأخرى وإصدارها مهمة رئيسية أخرى يعينها المديرون للمساعدين الإداريين. تأتي الوظائف ذات المستوى الأعلى بمسؤوليات أكثر تعقيدًا. على سبيل المثال ، يمكن للمساعدين التنفيذيين إجراء البحوث وإعداد العروض التقديمية وجداول البيانات، ومن المتوقع أن يقوم مساعدو مقاطعة المدرسة بتكوين وتحرير وإنتاج المواد لمنشورات الأقسام والشعب والمدرسة - بالإضافة إلى النشرات والرموز والرسائل الإخبارية وبرامج الأداء.
علاقات العملاء
تقدير و حكم جيد هي الصفات الأساسية للمساعدين الإداريين ، الذين يعملون بمثابة الوجه العام لصاحب العمل. غالباً ما ينطوي هذا الدور على الإجابة على الأسئلة ومساعدة العملاء غير الراضين. على سبيل المثال ، من المتوقع أن يسجل أحد مساعدي أحد مكاتب شركة إدارة الممتلكات تفاصيل شكوى المستأجر ويساعد في حل مشكلته. يحتاج المساعدون إلى مهارات فائقة في حل المشكلات وحل النزاعات للتعامل مع مثل هذه المواقف.
حفظ السجلات وإدارة البيانات
يحافظ المساعد الإداري على الذاكرة المؤسسية للمؤسسة من خلال مهاراتها في حفظ السجلات وإدارة قواعد البيانات. في منطقة المدرسة ، على سبيل المثال ، قد يقوم أحد المساعدين بتنسيق وصيانة الملفات والفهارس. وعلى النقيض من ذلك ، قد تتوقع رابطة مالك المنزل أن يقوم المساعدين بتنظيم وإدارة المراسلات العامة والفواتير والأشكال الرئيسية وإيصالات المصروفات النثرية وأوامر العمل - فضلاً عن المستندات الداخلية للمؤسسة. في المؤسسات الكبيرة ، يمكن للمساعدين إدارة غرف الأسهم أو المكتبات المؤسسية.
