كقائد ، أنت تريد فريقًا مثمرًا ، لذلك فمن المنطقي فقط تعزيز الوقت المناسب ومساعدة أعضاء الفريق على الابتعاد عن عادات العمل السيئة مثل التسويف.
التسويف يأكل إنتاجية الشخص المماطلة. أكثر من ذلك ، فإنه يضيف الإجهاد - الإجهاد للمقرب إلى جانب بقية أعضاء الفريق ، الذين يجب أن يكافحوا من أجل تحمل الركود في المواعيد النهائية الفائتة.
$config[code] not foundكما يؤدي إلى المشاعر السلبية التي تقضي على العمل الجماعي. يحمل المماطِث عبئًا من الشعور بالذنب لعدم التزامه في الوقت المناسب ، بينما يشعر الآخرون في الفريق بالاستياء من اضطرارهم إلى تعويض شخص آخر يسقط الكرة.
ناهيك ، بطبيعة الحال ، يمكن أن يضر الخط السفلي لأعمالك. يمكن أن يؤدي التسويف إلى عملاء غير سعداء ، وفرض عقوبات على التأخير ، وفقدان المبيعات في المستقبل.
يوفر البرنامج حلا سهلا لمساعدة فريقك على كسر عادة التسويف. فيما يلي 5 طرق بسيطة لاستخدام البرامج للابتعاد عن التسويف وتجعلك أنت وفريقك أكثر إنتاجية.
استخدام التقويمات لأعظم قدرتها
التقاويم الرقمية مثالية لكسر دورة التسويف - إذا كنت تستخدمها بالطريقة الصحيحة. شجّع فريقك على تجربة تقنيات التقويم هذه (واستخدمها بنفسك لقيادة المثال):
- حظر فترة زمنية محددة لتنفيذ مشروع أو مهمة مهمة في تقويمك. إذا كان في التقويم الخاص بك مع ساعة أو ساعتين جانباً للقيام بذلك ، فأنت تقترب خطوة واحدة من مجرد وضع المهمة في قائمة المهام.
- عند تعيين إشعار التقويم لأعلى ، أضف روابط إلى أي مستندات تحتاج إليها للمهمة ، مباشرة في إشعار التقويم. بهذه الطريقة لا تضيع الوقت في البحث عن المستندات للبدء - أو تشتيت الانتباه.
- استخدم التقويمات المشتركة في المؤسسات الخاصة بك ، لتجنب الرجوع ذهابًا وإيابًا للتحقق من التوافر. من خلال التقاويم المشتركة ، يمكنك مشاهدة من هو مجانًا. كذلك ، تعرف على ميزات برنامج التقويم الخاص بك للعثور على الاختراقات الصغيرة التي تجعل من الجدولة أسهل. على سبيل المثال ، تحتوي تقاويم Outlook على شيء يسمى مساعد الجدولة (Scheduling Assistant) والذي يمكن أن يجعل إعداد الاجتماع أسرع.
شطف وتكرار: قوالب ، قوالب ، قوالب
لا شيء يشجع على التسويف مثل النظر إلى شاشة فارغة تتساءل من أين تبدأ لهذا المشروع التالي. يقوم النموذج بإيقافك بشكل أسرع على مهام مثل كتابة تقرير أو إنشاء عرض تقديمي أو إنشاء أجندة اجتماع.
هناك نوعان من القوالب. أحدهما هو النماذج العامة التي يمكنك العثور عليها عبر الإنترنت أو حتى في مجموعة Office التي تستخدمها. يحتوي Office 365 ، على سبيل المثال ، على الكثير من القوالب المجانية في الوحدات النمطية المختلفة مثل جداول البيانات والعروض التقديمية.
نوع آخر من القوالب هو تلك التي صممت خصيصا لأعمالك. بمرور الوقت ، ستقوم بإنشاء نماذج للعروض التقديمية للمبيعات والتقارير والمزيد. المفتاح هو التأكد من أن الجميع يمكن العثور عليها عندما يحتاجون إليها. إنشاء مكتبة قالب مركزي وتشجيع الجميع على استخدامها. مع المجلدات المشتركة ومساحة تخزين الملفات السحابة ، من السهل إعداد هذا.
Tick Tock: استخدم مؤقت إدارة الوقت
في بعض الأحيان يتم المساعدة في التسويف من خلال إنفاق الكثير من الوقت على المهام غير المهمة. ساعد فريقك على فهم كيفية تخصيص وقته بشكل أفضل ، لإنفاقه على المهام الأكثر إلحاحًا والأكثر أهمية.
هنا يمكن أن يساعد شيء بسيط مثل الموقت. إذا كان هناك شخص ما في فريقك لديه ميل إلى قضاء وقت طويل في قراءة رسائل البريد الإلكتروني غير المهمة أو السماح بمرور الاجتماعات ، فيمكن أن يساعد الموقِّت في حفظ الدقائق التي تضيفها إلى ساعات على مدار الأسبوع.
لقد وجدت أن الوعي أكثر بالوقت له تأثيرات مذهلة. حتى بدأت في التتبع ، لم أكن أدرك كم من وقتي يتم تبديده على مهام ذات أهمية منخفضة.
يحتوي Windows 10 على تطبيق مؤقت مجاني مضمّن. يمكنك أيضًا العثور على تطبيقات المؤقت على الويب أو ببساطة استخدام المؤقت والتنبيه على هاتفك الذكي.
التغييرات الفورية: التعاون عبر المستندات المشتركة
لنفترض أن لديك بيانًا صحفيًا تريد أن يطلع عليه بعض فريقك قبل الخروج عبر الإنترنت. إن محاولة الحصول على كل من يحتاج إلى تقديم مدخلات لمراجعته والاستجابة له ، قد يستغرق بعض الوقت - خاصة بالنسبة للمتنافسين بين فريقك.
هنا ، تأتي السحابة إلى الإنقاذ في شكل مستندات سحابة مشتركة.
هل تعلم أنه يمكنك التعاون في Word باستخدام ميزة تتيح لك المشاركة في التأليف في الوقت الفعلي؟ يمكنك تتبع حرف التعديلات حسب الحرف عندما يقوم شخص آخر بالعمل على المستند. وبهذه الطريقة ، يمكنك جمع كل شخص في مكالمة معًا وجمع كل المدخلات بسرعة في الوقت الفعلي - وتجنب الميل لبعض المماطلة.
كما يقدم Microsoft Office 365 فرقًا متعددة الأطراف للفيديو والصوت ، حتى تتمكن مجموعتك من مناقشة الأرقام والحملات والمشاريع من مواقع مختلفة. إذا كنت تمتلك عميلاً يريد دمج الأفكار في حملته الأخيرة معًا ، فهذا يضع الجميع على الصفحة نفسها عبر الإنترنت.
تم تصميم المخطط خصيصًا لـ Office 365. وهو يعمل عبر جميع أجهزتك. يمكنك إضافة الملفات والمهام وحتى التحدث مع الفريق بغض النظر عن مكان وجودهم. تسهل إشعارات البريد الإلكتروني على أعضاء الفريق معرفة متى تم منحهم مهمة جديدة. يشترك المخطط مع الجميع ويطلعهم على أحدث التطورات.
يعد Office 365 Video خيارًا آخر لتجنب المماطلة. يؤدي تحميل محتوى الفيديو ومشاركته عبر شركتك إلى وضع وجه وتفاعل مباشر مع الملاحظات والتوجيهات المكتوبة.
استخدم مساعدًا افتراضيًا مثل Cortana
هناك اختراق آخر لتفادي التسويف: استخدم مساعدًا افتراضيًا لتدوين الملاحظات وإجراء الأبحاث لمشروعك التالي. على سبيل المثال ، يمكنك استخدام Cortana لإملاء ملاحظات لفظية على هذا التقرير الكبير وحفظها في OneNote. في بعض الأحيان ، يكون بدء الخطوات الأولى أسهل كثيرًا إذا بدأت خطوات الطفل ، مثل إملاء بعض الملاحظات على الأشياء لتضمينها في تقرير.
يمكنك أيضًا استخدام Cortana لإجراء بحث علمي على الويب لمشروع ما. إنه يجعلها تشعر بأنك أقل شاقة مثل العمل الشاق وأكثر مثل النقاش البسيط ، إذا كنت تستخدم شيئا مثل كورتانا للنظر في الأمور.
كما أظهرت هذه الأمثلة ، هناك الكثير من الطرق لاستخدام التكنولوجيا للبدء ولتجنب التسويف. فما تنتظرون؟ الشروع في استخدام بعض هذه الأدوات!
في وقت كتابة هذه السطور ، تشارك أنيتا كامبل في برنامج Microsoft Small Business Ambassador.
رجل في الكمبيوتر المحمول صورة عبر Shutterstock
المزيد في: مايكروسوفت ، برعاية 1
