يتم تنفيذ العمليات التجارية بشكل متزايد عبر الاجتماعات عبر الإنترنت.
تصبح المعدات في نفس الوقت أكثر سهولة في الاستخدام ، مع تكاملات سلسة ، وأكثر تعقيدًا وفعالية في الميزات. حتى الأشخاص الذين يمرون بالعبور يمكنهم الوصول إلى مكان توقف أو العثور على مكان هادئ والمشاركة في مؤتمر عبر الإنترنت من خلال راحة هواتفهم الذكية.
تعتبر حلول المؤتمرات عبر الويب للشركات غير مكلفة ، حيث تتراوح في الغالب من 20 دولارًا أمريكيًا شهريًا إلى 40 دولارًا شهريًا مقابل حزمة خدمة غنية بالمميزات. وفقًا لجدول يقدمه Getvoip.com ، وهو مستشار اتصالات عبر الإنترنت ، سيقدم معظم مزودي خدمات الاتصال عبر بروتوكول الإنترنت للأعمال التجارية حلول مؤتمرات ويب كإضافة إضافية مقابل رسوم شهرية تتراوح من 5 دولارات في الشهر إلى 15 دولارًا في الشهر.
$config[code] not foundيمكن لعقد المؤتمرات عبر الإنترنت أن يكون إعلانًا أو إهدارًا كبيرًا للوقت لبعض المؤسسات إذا لم يتم تنفيذه بشكل صحيح. لن تكون عجائب التكنولوجيا عديمة القيمة إذا كانت الاجتماعات المستندة إلى الويب غير منظمة أو طويلة جدًا أو قصيرة جدًا أو متعرجة أو بطرق أخرى غير فعّالة وغير فعّالة. وبعبارة أخرى ، يجب الحفاظ على سمات اجتماع جيد عقد عندما يكون الجميع في نفس قاعة المؤتمرات ، وكذلك ممكن ، في شكل مؤتمر ويب.
قدمت Mary Polley-Berte من SyberWorks قائمة شاملة من نصائح عقد المؤتمرات عبر الإنترنت. إليك بعض اقتراحاتها للمساعدة في نجاح مؤتمرات الويب الخاصة بك:
- كن حذرا جدا في إنتاج شرائح PowerPoint. يجب أن يكونوا مقنعين ومذكيرين.
- لديك "الذهاب إلى" شخص من هو المحور الرئيسي عند تنظيم الاجتماع.
- دع الحاضرين يعرفون ما سيتم تناوله خلال الاجتماع.
- تمرن واختبار العرض التقديمي قبل الاجتماع.
- بشكل عام ، تأكد أن جميع المشاركين في إدارة مؤتمر الويب على دراية بالتقنية التي سيتم استخدامها.
بعض الاقتراحات اللاحقة لـ Polley-Berte - هناك 23 أخرى - مفيدة للغاية. خلاصة القول هي أن تكنولوجيا المؤتمرات على شبكة الإنترنت لا تزال في مراحلها الأولى ، ولكن مفاتيح استخدامها بشكل كبير وفعال تستند إلى الحس السليم القديم.
تغطي إثير شندلر ، رئيس قسم المعلومات ، بعضًا من نفس أرضية Polley-Berte. لكن أدوارها الفريدة ورؤيتها الفريدة تجعل من أفكارها قراءة جديرة بالاهتمام.
يقترح Schindler أن إرسال المعلومات قبل مؤتمر عبر الهاتف هو أكثر أهمية من القيام بذلك في اجتماع داخلي. القواعد الأساسية مهمة بسبب طبيعة المؤتمرات عبر الإنترنت. وتضيف أن السيطرة المشددة أمر لا بد منه. الناس الذين يحضرون المؤتمرات على شبكة الإنترنت مسؤولون عن جميع الانحرافات عن المكتب المنزلي أو ستاربكس. وبالتالي ، فإن الانضباط العقلي مهم للغاية.
من المهم أيضًا عدم الوقوع فريسة لمتلازمة "خارج البصر والعقل". في الاجتماعات المختلطة - التي يكون فيها معظم الناس في مكان واحد ولكن أعداد كبيرة يحضرون عن بعد - هناك ميل لنسيان الأشخاص غير الموجودين في الغرفة. النهج المنظم للإجراءات هو خطوة مهمة لمنع ذلك.
تنظر جامعة هومبولت ستيت ، بقطعة غير مبطنة ، في عقد المؤتمرات على شبكة الإنترنت من الأسبوع السابق ، وخلال اليوم وبعد اليوم. هناك اقتراحات متعددة لكل فترة زمنية. فيما يلي أهمها:
- قبل: توقع الأسئلة المحتملة للمشاركين وإعداد الإجابات ؛ تقديم جدول أعمال وخلق فهم واضح لهدف المؤتمر.
- أثناء التشغيل الجاف: استخدام أجهزة الكمبيوتر التي سيتم استخدامها أثناء الحدث للتأكد من أن لديهم البرامج المناسبة ويعملون بشكل صحيح ؛ وتشمل جميع المتحدثين والمشرفين في المدى الجاف حتى يعلم الجميع ما الذي ينبغي عمله.
- يوم الجلسة: استخدام جدول أعمال مفصل ؛ ابدأ الجلسة عبر الإنترنت قبل 30 دقيقة من الحدث.
- خلال الجلسة: إن دعوة المشاركين لتقديم أنفسهم عبر الدردشة يخدم الغرض المزدوج المتمثل في تعريفهم بالتكنولوجيا وإبقائهم مشاركين ؛ من خلال جدول الأعمال وإجراء فحص سليم.
- بعد الجلسة: مراجعة أي تسجيل كطريقة لتحسين أي جانب من جوانب تشغيل مؤتمر ويب ؛ نشر رابط للتسجيل الذي يمكن للمشاركين وغيرهم الاستفادة منه.
كما عرض الدكتور توني كارير من شركة eLearning Technologies قائمة بالخطوات التي من شأنها زيادة احتمالات عقد مؤتمر ويب ناجح. المقالة ليست جديدة ، ولكنها تحتوي على نصيحة لا تزال ذات صلة. بعض الرؤى المهمة التي قدمها كارير:
- لا تخطط لمشاركة مؤقتة من المشاركين. تصميمها في. إذا كان الناس المتطوعين المدخلات ، تعتبره مكافأة.
- إذا كان طويل أو جلسة متعددة النقاط ، والتصميم في فترات الاستراحة.
- إذا كان مؤتمر الويب تمتد المناطق الزمنية - وخاصة على الصعيد الدولي - جدولة بعناية فائقة.
- شجع الناس من سيقدم حول الموضوعات ذات الصلة أو خلال نفس اللوحة للتواصل مع بعضهم البعض قبل الحدث.
عقد المؤتمرات على شبكة الإنترنت يقدم مزايا هائلة. في نفس الوقت ، يتم تحضيرها بشكل مكثف. العديد من الأشياء التي تحدث بشكل طبيعي في اجتماع قائم على أماكن العمل ، مثل المحادثات المرتجلة أثناء فترات استراحة القهوة والقدرة على قراءة الأشخاص للإشارات الصوتية للمتحدثين ، غائبة كليًا أو إلى حد كبير. إن مواجهة هذا أمر صعب ، لكنه ليس مستحيلاً.
VOIP مؤتمر الصورة عبر Shutterstock
4 تعليقات ▼
