بصفتك مالكًا تجاريًا صغيرًا ، قد لا يكون وقت الفراغ شيئًا ما لديك. ما لديك الكثير من المهام لإنجاز والمواعيد النهائية للالتقاء. إذن ، كيف يمكنك إنجاز هذه المهام بشكل أفضل في وقت أقصر من الوقت؟
فيما يلي 50 نصيحة لإنقاذ الوقت لمساعدتك على توفير الوقت خلال يوم العمل.
50 نصائح لإنقاذ الوقت للشركات الصغيرة
1. مجموعة الأهداف
$config[code] not foundكل صباح ، اكتب قائمة المهام المفصلة للأشياء التي تريد إنجازها في ذلك اليوم.
2. قم بإنشاء خطة
اعرف متى وكيف ستنجز كل عنصر في قائمتك اليومية - هل ستحتاج إلى مساعدة ومستلزمات وما إلى ذلك؟
3. تحديد الأولويات حسب الأهمية
من الحتمي أن تضطر في بعض الأحيان إلى قطع العناصر من قائمة المهام ، لذا عليك أن تقرر مبكرًا ما هي العناصر الأكثر أهمية وترتيب أولوياتها.
4. تحديد أولويات من قبل Urgency
ستحتاج إلى الوصول إلى تلك المشاريع التي لديها مواعيد نهائية عاجلة ، لذا يجب عليك مغادرة المشروعات التي ستصدر في الأسبوع المقبل لاحقًا.
5. كسر مهام كبيرة
إذا تضمنت قائمتك بعض العناصر الهائلة ، فقم بتقسيمها إلى مهام أصغر وأكثر سهولة.
6. كن واقعيا
لا تتوقع إنجاز كل شيء خلال ساعة. معرفة القيود الخاصة بك وقدراتك.
7. تتبع وقتك
من أجل فهم أفضل لكيفية قضاء وقتك حقًا ، يمكنك قضاء بضعة أيام وتسجيل كل ما تفعله والمدة التي يستغرقها. ضمّن فواصل ، وبريدًا إلكترونيًا ، ووسائط تواصل اجتماعي وكل شيء آخر ، حتى تتعرف على أكبر وقت يهدر.
8. تحديد مواعيد نهائية
تحتاج إلى بعض الدافع لإكمال مشروع؟ حدد موعدًا نهائيًا لنفسك وأخبر الآخرين به حتى يتمكنوا من مساعدتك على تحمل مسؤوليتك.
9. حافظ على عين واحدة على مدار الساعة
لا ترغب في الاستيقاظ باستمرار من الوقت ، ولكنك لا تريد أيضًا أن تجعل يومك يبتعد عنك لأنك لم تكن مهتمًا. التزم بالمسار.
10. تعيين تذكير
إذا كان لديك موعد نهائي أو اجتماع قادم ، فعيّن تذكيرًا على هاتفك سينفد قبل قليل.
11. فواصل الجدول الزمني
يحتاج الجميع إلى أخذ فترات راحة على مدار اليوم ، لذلك احرص على حسابهم عند جدولة المهام الخاصة بك لهذا اليوم.
12. الجدول الزمني للبريد الإلكتروني ووسائل الإعلام الاجتماعية
يمكن أن يكون البريد الإلكتروني ووسائط التواصل الاجتماعي من المبالغة في الوقت الكبير. لا ترد على كل رسالة بريد إلكتروني فور دخولها ولا تترك Facebook أو Twitter مفتوحًا طوال اليوم. بدلاً من ذلك ، ضع جدولاً زمنيًا قصيرًا أو اثنين على مدار اليوم لإنجاز هذه المهام.
13. استخدام نظام مركزي لإدارة وسائل الإعلام الاجتماعية
إذا كنت تستخدم الوسائط الاجتماعية لأغراض تسويقية ، فمن المحتمل أن يكون لديك أكثر من حساب واحد. يمكن أن يساعدك استخدام لوحة معلومات أساسية مثل HootSuite في تجنب التنقل بين المواقع ، بل ويسمح لك أيضًا بجدولة المشاركات طوال اليوم ، لذلك لا تحتاج إلى تسجيل الدخول باستمرار.
14. تجنب الانحرافات
وبصرف النظر عن وسائل الإعلام الاجتماعية والبريد الإلكتروني ، هناك عدد من الانحرافات الأخرى التي يمكن أن تسبب لك تضييع الوقت طوال اليوم. إذا كنت تعمل في المنزل ، فأوقف تشغيل التلفزيون. إذا كنت تعمل في أحد المكاتب ، فاختر طريقًا مختلفًا عن مبرد الماء لتجنب زملائك في العمل.
15. التمسك مهمة واحدة في وقت واحد
يمكن أن تبدو المهام المتعددة وكأنها موفر زمني ، ولكنها ليست كذلك. ركز على مهمة واحدة ، أكملها ثم انتقل.
16. مهام الدفعات
يمكن أن يكون من المفيد القيام بمهام مشابهة على التوالي. على سبيل المثال ، قم بإجراء جميع المكالمات الهاتفية الخاصة بك لليوم متتاليًا.
17. الحث على المهام
عندما يكون لديك مهمة صعبة حقا لإكمال ، تعطي لنفسك مكافأة لاستكماله. يمكن أن تكون بسيطة مثل أخذ استراحة.
18. التركيز على النتائج
يجب أن يكون لديك فكرة حول سبب قيامك بكل مهمة في قائمتك. اسأل نفسك عن مدى تأثير كل عنصر على شركتك والتركيز على النتائج.
19. لا تشدد على التفاصيل غير المهمة
إذا كان هناك شيء ما ليس له تأثير كبير على نشاطك التجاري ، فلا تشدد عليه. الكمالية يمكن أن تكون عبئا كبيرا.
20. خلق عادات جيدة
أنشئ عادةً فرز الملفات بانتظام ، والرد على رسائل البريد الإلكتروني في الوقت المناسب ، وإنجاز المهام الأخرى التي تظهر في قائمة المهام الخاصة بك بسرعة حتى تصبح روتينًا سريعًا.
21. القضاء على غير الأساسية
إزالة العناصر التي لم تعد تخدم غرضًا لمهمتك ، جسديًا وإلكترونيًا.
22. استخدام مرشحات البريد الإلكتروني والمحفوظات
استخدم فلاتر ومحفوظات البريد الإلكتروني بحيث لا تقضي ساعات في البحث عن رسالة معينة. برنامج البريد الإلكتروني الخاص بك على الأرجح يوفر أدوات سهلة للحفاظ على جميع اتصالاتك منظمة ، لذلك استخدم هذه المزايا بطريقة حكيمة.
23. الحد من الاجتماعات
يمكن أن تكون الاجتماعات ضرورية ، ولكنها يمكن أن تتحول إلى مهدر للوقت إذا استمرت لفترة طويلة أو حدثت بشكل متكرر للغاية. قبول وجدولة الاجتماعات الهامة فقط.
24. توظيف مساعد الظاهري
يمكن للمساعدين الافتراضيين مساعدتك في المهام اليومية الدنيوية مثل البريد الإلكتروني ومسك الدفاتر والجدولة والبحث. فكر في الحصول على بعض المساعدة إذا كنت بحاجة إليها.
25. استخدام منصة إدارة المشاريع
تقدم خدمات مثل Basecamp لفريقك طريقة للتواصل في مجموعات ، وتحديد مواعيد نهائية ومشاركة وتعديل الملفات دون الحاجة لمواكبة العديد من سلاسل رسائل البريد الإلكتروني المختلفة.
26. الاحتفاظ بالمشروعات في مكان واحد
بالنسبة إلى كلٍّ من المشروعات المنجزة والمشروعات التي لا تزال قيد التنفيذ ، يجب أن يكون لديك مجلد أو منطقة واحدة تعرف أن بإمكانك العثور عليها.
27. تجنب ساعة الذروة
إذا قمت بالتنقل أو اضطرت إلى السفر للاجتماعات ، خذ بعين الاعتبار حركة المرور والبناء حتى لا تضيع الوقت في الطريق.
28. هل لديك اجتماعات افتراضية
تجنب السفر عندما يكون ذلك ممكنًا وبدلاً من ذلك ضع في الاعتبار استخدام برامج مثل Skype أو GoToMeeting.
29. أتمتة المرتبات
فبدلاً من تتبع الساعات والمصروفات يدويًا ، استثمر في نظام الرواتب الذي سيقوم بكل العمل نيابة عنك.
30. خذ ملاحظات
احتفظ بجهاز كمبيوتر محمول معك في جميع الأوقات لتدوين الملاحظات والأفكار أو استخدام أحد التطبيقات مثل Evernote لتخزين الأفكار والصور والمزيد بحيث لا تقضي بعض الوقت في محاولة التفكير بها لاحقًا.
31. الاستفادة من التكنولوجيا
هناك الكثير من توفير الوقت والتطبيقات والخدمات التنظيمية مثل Dropbox ، والتي تتيح لك جلب الصور والمستندات ومقاطع الفيديو الخاصة بك في أي مكان. العثور على تلك التي تعمل من أجلك.
32. لا تحملي بعيدا
يمكن أن تكون محاولة إتقان واستخدام الكثير من تطبيقات وخدمات الإنتاجية دفعة واحدة. لا تستخدم الكثير من هؤلاء الأشخاص الذين تقضي منهم وقتًا أطول في الحفظ.
33 - مندوب
اطلب من فريقك تولي المهام التي ليس لديك وقت فيها أو المهام التي تعرف أنها تؤديها بشكل جيد.
34. الاستثمار في برامج المحاسبة
حفظ جداول البيانات التي لا نهاية لها يمكن أن يؤدي إلى الكثير من الصداع والوقت الضائع. حافظ على تنظيم جميع معلومات حسابك في مكان واحد.
35. الحفاظ على مساحة عمل منظمة
لا تقضي ساعات في التنقل عبر مكتبك بحثًا عن مستند معين عندما يمكنك فقط تنفيذ نظام حفظ الملفات والعثور عليه في ثوانٍ.
36. النسخ الاحتياطي للملفات الخاصة بك
سواء عن طريق القرص الصلب الخارجي أو النسخ المطبوعة أو النسخ الاحتياطي عبر الإنترنت ، قم بإنشاء نسخ احتياطية من جميع ملفاتك الهامة في حالة حدوث انهيار للكمبيوتر. النظر في خدمة عبر الإنترنت مثل Carbonite أو Mozy لهذا الغرض.
37. إبقاء قوالب للنماذج شائعة الاستخدام
لا تقضي وقتًا في كتابة نفس الفقرات مرارًا وتكرارًا عندما يكون بإمكانك حفظ نموذج عام. ما عليك سوى إدخال بعض التحديثات في كل مرة تستخدمها بدلاً من البدء من الصفر.
38. استخدام الاختصارات
استخدم اختصارات لوحة المفاتيح والمتصفّح واحتفظ بكل البرامج الشائعة الاستخدام في موقع يسهل الوصول إليه على سطح المكتب.
39. أتمتة النفقات
استفد من خدمات دفع الفواتير التلقائية كلما كان ذلك ممكنًا لتجنب التأخر في السداد والوقت المستغرق في دفع الفواتير كل شهر.
40. استخدم التقويم القائم على السحابة
يمكن لتطبيقات التقويم أن تبقيك على اطلاع على الاجتماعات والمواعيد النهائية المهمة ولا تستغرق وقتًا طويلاً للتحديث. فكر في استخدام تقويم Google لهذا الغرض.
41. لديك نظام التعاون
سواء أكنت تستخدم نظامًا أساسيًا مثل Basecamp أو Google Docs أو تلتزم بطرق أكثر تقليدية ، فيجب أن يكون لديك نظام مجموعة للتعاون بحيث لا يشعر فريقك بالحيرة وعدم التنظيم.
42. قل "لا"
لا تتولى المهام لمجرد أن شخصًا ما يطلب منك ذلك. إذا لم يكن لديك الوقت ولن يساعد نشاطك التجاري ، فلا تفعل ذلك.
43. اجعل معظم وقت التوقف
يمكن استخدام الوقت الذي يقضيه في غرف الانتظار ، أو في مترو الأنفاق ، أو حتى على ركوب المصعد الطويل لتحديث التقويم ، أو كتابة الملاحظات ، أو إنجاز مهام بسيطة أخرى.
44. تنظيف الملفات القديمة
لا يمكن أن يساعدك تخليص حاسوبك من الملفات القديمة فقط من الاضطرار إلى خوضها أثناء البحث عن ملفات أكثر ملاءمة ، بل يمكنه أيضًا تسريع جهاز الكمبيوتر الخاص بك وحفظك من مصير صفحات التحميل التي لا نهاية لها.
45. استخدام تطبيقات المحمول
هناك تطبيقات إنتاجية للجوّال ، وتطبيقات تقويم جوّال ، وتطبيقات قائمة جوّال - وكلها يمكن أن تساعدك في إنجاز المهام وتوفير الوقت أثناء عدم وجودها أمام جهاز الكمبيوتر.
46. اعرف عاداتك
إذا كنت من الطيور في وقت مبكر ، يمكنك الحصول على أهم مهامك في وقت مبكر. إذا كنت بومة ليلية ، فلا تجبر نفسك على تشغيل المشاريع الكبيرة في الصباح. العب إلى نقاط قوتك.
47. اختصر عملك
في تدوينة مدونة على مجلد Freelance Folder ، يشرح Lexi Rodrigo أن تقليل الوقت المستغرق في يوم عملك سيجبرك على إنجاز المزيد خلال الوقت المخصص.
48. ترك الغرفة لغير متوقع
الأشياء التي لم تخطط لها ستظهر على مدار اليوم. خذ هذا في الاعتبار عند وضع قائمة المهام الخاصة بك.
49. هل لديك ساعات هادئة
إذا كنت تعمل في مكتب ، فضع علامة "عدم الإزعاج" على بابك أثناء عملك في مهمة مهمة. إذا كنت تعمل من المنزل ، فقم بإسكات هاتفك في هذا الوقت. إذا ظهرت الانحرافات عندما تكون في المنطقة ، فستفقد تركيزك وتنتهي في الإنفاق بطريقة أكثر من الوقت اللازم.
50. لا تبالغ في جدولة
قد تكون أكثر تفاؤلاً في الصباح حول مقدار ما يمكنك القيام به في ذلك اليوم. لكن إنشاء قائمة كاملة جدًا لن يؤدي إلا إلى إرباك في وقت لاحق من اليوم.
إذا قمت بتطبيق حتى بعض تلميحات توفير الوقت المذكورة أعلاه ، فستبدأ في ملاحظة اختلاف في يوم عملك وإنتاجيتك - وقد تلاحظ حتى أن لديك وقت فراغ أكبر قليلاً.
المزيد في: نمو الأعمال التجارية الصغيرة 71 تعليقات ▼
