تعتبر ورقة الغلاف عند إرسال مستند بالفاكس أو الفاكس مهمة بقدر أهمية المستند نفسه. توفر ورقة الغلاف معلومات حيوية حول هوية الفاكس ، وعدد الصفحات التي يجب أن تكون موجودة وما يشير إليه المستند أو ما الذي سيتم استخدامه من أجله.
املأ جميع المعلومات الموجودة على الجزء العلوي من ورقة الغلاف ، مع فتح القالب أو على شكل ورقي. إذا كان لديك اسم الشخص الذي ترسل إليه فاكسًا ، فاستخدمه. بخلاف ذلك ، استخدم القسم أو اسم النشاط التجاري. تأكد من تضمين رقم الفاكس الذي ترسل إليه ورقم هاتف الشخص أو الإدارة أو النشاط التجاري. يساعد ذلك الشخص أو الموظف الذي يتلقى الفاكس في الحصول على المعلومات إلى الشخص المناسب أو المكان المناسب.
$config[code] not foundعد جميع الصفحات ، بما في ذلك صفحة الغلاف ، ثم ضع الرقم في المساحة الخاصة بعدد الصفحات. يساعد ذلك جهاز الاستقبال على التأكد من عدم فقد أي صفحات في الإرسال.
ضع جميع معلومات التعريف الخاصة بك في النموذج. عند التعامل مع هذا النوع من الاتصالات ، من المهم ألا يكون لدى المتلقي أي مشكلة في التعرف عليك وعلى الوثائق التي ترسلها ، وكذلك كيفية استخدام المعلومات.
قم بتضمين موضوع الفاكس. إذا كان يتعلق بأي نوع من الحسابات ، قم بتضمين رقم الحساب في سطر الموضوع. إذا كان الأمر يتعلق بمشروع أو برنامج ، ضع ذلك في سطر الموضوع. في منطقة الملاحظات ، قم بتضمين أي معلومات بخصوص المناقشات حول المستندات.
ضع ورقة الغلاف أعلى جميع الصفحات الأخرى التي يتم إرسالها بالفاكس حتى تأتي أولاً. سيسمح هذا لجهاز الاستقبال بمعرفة ما إذا كان قد تلقى جميع المستندات عند وصول الفاكس. ثم ، أرسل الفاكس كما تفعل عادة.
تحذير
تحقق مرة أخرى من رقم الفاكس قبل أن تضغط على إرسال لضمان عدم انتقال معلوماتك إلى شخص آخر.
