لقد حان قياس وقت الموظف شوطا طويلا منذ الأيام التي كان الموظفون يدويا ختم بطاقات الوقت وتسليمها.
من خلال عجائب تقنية السحاب ، أصبح من الممكن الآن تتبع نشاط موظفيك ، وتسجيل معلومات حول الوقت المستثمر في بعض المشاريع ، وإنتاج تقارير مفيدة لمنحك صورة واضحة عما يحدث في عملك الصغير.
برنامج تتبع الوقت مفيد لجميع أنواع الشركات ، من الشركات الناشئة الصغيرة إلى الشركات الكبيرة. تعتبر هذه التطبيقات استثمارًا كبيرًا للعديد من أنواع الأنشطة التجارية ، سواء كنت في المحاسبة أو مسك الدفاتر أو الإنشاء أو الفنادق أو خدمات التنظيف أو السباكة والتدفئة أو البيع بالتجزئة أو أي صناعة أخرى حيث يكون نشاط فريق التتبع وتكاليف المناولة أمرًا بالغ الأهمية لنشاطك التجاري.
$config[code] not foundتطبيقات تتبع الوقت مفيدة للفريق بأكمله لتتبع الوقت ، وتجهيز كشوف المرتبات ، والتعامل مع العمليات الإدارية الهامة. تطبيق جيد للتتبع الزمني قابل للتوسع ، ويمكن استخدامه على مستويات مختلفة (على سبيل المثال ، الموظفين الميدانيين أو الموظفين الداخليين ، ومديري الفرق ، والموارد البشرية ، والرواتب) لتوفير الوقت والمال ، وإعطاء رؤى أكثر وضوحًا للمشاريع. يستفيد أصحاب العمل من خلال معرفة كيفية استخدام الوقت ، في حين يمكن للموظفين الاسترخاء مع العلم أنهم سوف يحصلون على أموال مقابل كل دقيقة يعملون فيها.
أنواع برامج تتبع الوقت
يأتي برنامج تتبع الوقت في العديد من الأشكال والأحجام. يأتي البعض كوحدات ضمن تطبيقات المحاسبة والفوترة مثل FreshBooks ، حيث يمكن للموظفين تسجيل ساعات من أي مكان ومن ثم توليد الفواتير تلقائيًا من خلال البرنامج.
وبالمثل ، فإن برامج إدارة المشاريع الشاملة عبر الإنترنت غالبًا ما تتضمن ميزات تتبع الوقت. تقدم Mavenlink ، على سبيل المثال ، خدمة تعقب الوقت والموافقة ، مما يسمح بتسجيل الفوترة وتسجيل النشاط دون جهد في بيئة تركز على المشروع.
إذا لم يكن لديك وحدة تتبع الوقت في برنامج عملك الحالي ، فهناك الكثير من تطبيقات المراقبة المستقلة. يحتوي الكثير منها على تجارب مجانية ، لذا فهي مثالية إذا كنت ترغب في التسوق للحصول على شيء يناسب ميزانيتك.
اختيار أفضل البرامج تتبع الوقت
عند البحث عن التطبيق المراد استخدامه ، هناك العديد من الوظائف التي يجب البحث عنها. بالطبع ، ستحتاج إلى التفكير في أي من هذه الميزات يحقق فائضًا لمتطلباتك ، ولكن أفضل برامج تتبع الوقت ستخدم معظم الوظائف التالية أو جميعها:
تتبع الوقت
القدرة على مراقبة الوقت لكل من الموظفين الساعين والأجور هو الهدف الرئيسي لتطبيق تتبع الوقت. إذا كان لديك فريق عمل في هذا المجال ، فابحث عن خدمة توفر تسجيلات متعددة للداخل والخارج. توفر بعض الحلول ، مثل Vericlock ، القدرة على الوصول إلى الرسائل النصية أو الرسائل النصية القصيرة ، أو من خلال تطبيق للهواتف الذكية ، على سبيل المثال.
الدعم غير المتصل أمر لا بد منه إذا كان لديك موظفين يعملون في أماكن يكون فيها الوصول إلى الإنترنت محدودًا أو غير متوفر. توفر بعض أدوات تتبع الوقت ، بما في ذلك TSheets ، ميزات نظام تحديد المواقع العالمي (GPS) ، حتى تتمكن من تتبع ما يقوم به طاقمك الميداني فعليًا.
ستقدم لك العديد من الأدوات القدرة على إعداد التنبيهات لتذكير موظفيك بالتسجيل والخروج ، بالإضافة إلى ميزة حماية لتسجيل الموظفين الذين ليس من المفترض أن يتم تسجيلهم تلقائيًا.
الجداول الزمنية
التعامل مع الجدول الزمني جزء مهم من تطبيق تتبع الوقت. البرامج التي تسمح لك بتقسيم الجداول الزمنية حسب المشروع مثالية ، لأنها تجعل عملية إعداد الفواتير أسهل. عند اختيار الحل ، انتبه إلى سير العمل الخاص بالموافقة عليه.
من الناحية المثالية ، تريد حلاً يتيح للمدير أو مدير المشروع الموافقة على جدول زمني أو رفضه بسرعة وسهولة. Timesheets.com هو مثال على الحل الذي يسمح لك بالقيام بهذا فقط. ترسل لك العديد من التطبيقات تنبيهات عبر البريد الإلكتروني عند تقديم جدول زمني أو مصروفات.
تعتبر مراقبة الوقت الإضافي جانباً آخر من برامج تتبع الوقت التي يمكن أن تجعل حياتك أكثر سهولة وتوفر لك المال. تقدم العديد من أفضل التطبيقات تنبيهات للعمل الإضافي ، والتي يمكن أن تخطر المدير عندما يكون الموظف في حالة تسجيل. يمكن أن يساعدك هذا على تجنب دفع مقابل العمل الإضافي المكلفة في الحالات التي قد لا يكون فيها ضروريًا.
ادارة مشروع
سيسمح لك أفضل برنامج تتبع الوقت بمراقبة موارد المشروع وتتبع المهام ، ويسمح لك بعضها بإضافة ملاحظات المشروع إلى المهام بحيث يكون كل من يشارك في نفس الصفحة.
إن دعم تسجيل المصروفات غير القابلة للفوترة وغير القابلة للفوترة ولإنشاء الفاتورة هي ميزات أخرى مفيدة تتضمن بعض أدوات تتبع الوقت - مثل Replicon ، على سبيل المثال - المساعدة في سد الفجوة بين إدارة المشروع وكشوف المرتبات.
تقارير
يعد الإبلاغ ميزة حاسمة لتطبيق التتبع الآلي. يتيح لك برنامج جيد مثل Toggl إنشاء مجموعة متنوعة من التقارير المختلفة لمساعدة المدير في الحصول على معلومات حول أمور مثل وقت العمل والنفقات والفواتير. يمكن بشكل عام تخصيص التقارير ، مما يسمح للمستخدم بتحديد المعلومات التي يريد تضمينها في التقارير. على الرغم من أن البرامج يمكنها جمع كل هذه البيانات ، فمن المهم جدًا أن يتلقى المديرون التدريب المناسب حتى يتمكنوا من تحليل البيانات وتفسيرها بأكثر الطرق فعالية.
تأكد من أن تطبيق تتبع الوقت الذي تختاره يتضمن القدرة على تصدير أو طباعة التقارير بحيث يمكن مشاركتها بسهولة مع الرؤساء أو الموظفين.
مساعدة و دعم
في حين أنه من الضروري اختيار حل تتبع للوقت موثوق به وسهل الاستخدام من قِبل جميع العاملين في الشركة ، فمن الأهمية بمكان أيضًا أن تبحث عن خدمة دعم العملاء لأحد التطبيقات قبل اختيار أحدها.
يجب أن يقدم أفضلها الدعم عبر البريد الإلكتروني والهاتف والدردشة المباشرة حتى تتمكن بسرعة من حل المشكلات المتعلقة بالبرنامج أثناء مرحلة الدمج وسرعة التخلص من أية مشكلات تنشأ.
التكامل
أحد العوامل الهامة التي يجب أخذها في الاعتبار عند اختيار تطبيق تتبع الوقت هو الانتباه إلى تكاملاتها. تعد عمليات الدمج أساسية لأنها تسمح لك بمزامنة تطبيق تتبع الوقت مع بيانات من برامج أعمال أخرى تستخدمها بالفعل.
ابحث عن برنامج تتبع الوقت الذي يوفر التكامل مع الحزم التي تستخدمها في كشوف المرتبات ، وإدارة علاقات العملاء ، والمحاسبة ، وإدارة المحتوى ، وإدارة المشاريع ، وتخطيط موارد المؤسسات ، وستتمكن من فتح وظيفة تتبع الوقت في هذه الوظائف.
خذ الوقت الكافي للبحث في جميع هذه العوامل عند اختيار أفضل برنامج تتبع الوقت ، وستكون الأرباح الناتجة عن زيادة إنتاجية الموظفين ، والتحكم في جداول الرواتب أفضل ، وتحسين دقة الفوترة. ما يعنيه هذا ببساطة ، من حيث القيمة الحقيقية ، هو توفير التكاليف لشركتك الصغيرة.
مصنع الوقت على مدار الساعة صورة عبر Shutterstock
15 تعليقات ▼
