ينص قانون الحقوق المدنية لعام 1964 على الاحتفاظ بملفات التوظيف في ملف لمدة عام على الأقل. إذا كنت تعرف أن مقدم الطلب أكبر من 40 عامًا ، يجب أن يتم احتجاز طلبه لمدة عامين ، وفقًا لقانون التمييز على أساس السن في التوظيف. قد تتطلب قوانين الولاية حتى فترة أطول للاحتفاظ بسجلات مقدمي الطلبات. وبسبب الأنظمة الحكومية والفدرالية ، يعد نظام حفظ السجلات وحفظ الملفات بشكل دقيق للمتقدمين للوظائف جزءًا مهمًا من العمل. قد تحتاج حتى إلى التحقق مرة أخرى مع هؤلاء المتقدمين إذا لم يعمل الموظف الذي عينته.
$config[code] not foundاستخدام برنامج الإدارة الإلكترونية لإنشاء وتخزين تطبيقات العمل. تسمح العديد من البرامج عبر الإنترنت للمستخدمين بإنشاء نماذج إلكترونية مثل تطبيقات العمل. يتم إرسال نماذج التوظيف هذه وحفظها إلكترونيا ، والسماح بالتخزين بدون ورق. نظرًا لأن معظم التطبيقات تصل عبر البريد الإلكتروني ، فهذه طريقة سهلة لتخزين المواد في الملفات التي لا تتناول أي مساحة فعلية. يتطلب استخدام سير عمل إلكتروني مخزّن في نظام إدارة مستندات شركتك توفير الأمان ، لذلك لن يتم اختراق ملفات التوظيف أو مشاهدتها من قِبل موظفين غير مخولين. اضبط الكمبيوتر على إرسال تنبيهات إليك تلقائيًا لتذكيرك عند حذف الملفات أو مراجعتها.
قم بإعداد ملفات أفراد تطبيقات العمل في مجلدات ورقية. تخطيط نظام ملفات فعال باستخدام مجلدات ملف مرمزة بالألوان محفوظة في الأدراج أو الأرفف أو خزانات الملفات. قم بطباعة السير الذاتية وتلقي طلبات العمل بالبريد الإلكتروني وتزويدهم بالطلبات التي تم تعبئتها شخصيًا أو إرسالها بالبريد. يمكن تقديم الطلبات بالاسم أو رقم الضمان الاجتماعي في الأقسام التي يحددها نوع العمل. على سبيل المثال ، سيتم سرد مهام المبيعات في مجلد بعنوان "المبيعات" وسيتم وضع المتقدمين بالترتيب حسب اسم العائلة أو رقمياً بأرقام التعريف. تأمين الملفات في خزانة مقفلة أو غرفة.
احتفظ بسجلات لمدة أربع سنوات على الأقل إذا قام مقدم طلب عمل بمقاضاتك بتهمة التعيين. ﺗﺘﻄﻠﺐ ﻟﻚ ﻟﺠﻨﺔ ﺗﻜﺎﻓﺆ ﻓﺮص اﻟﺘﻮﻇﻴﻒ ﻋﺎدة اﺳﺘﻤﺮار ﻃﻠﺒﺎت اﻻﺳﺘﻤﺎع ﻟﻤﺪة ﻋﺎم واﺣﺪ ﻋﻠﻰ اﻷﻗﻞ ، وﻟﻜﻦ إذا آﻨﺖ ﺗﻮاﺟﻪ إﺟﺮاءً ﻗﺎﻧﻮﻧﻴًﺎ ، ﺗﻨﺼﺢ ﻟﺠﻨﺔ ﺗﻜﺎﻓﺆ اﻟﻔﺮص (EEOC) ﺑﺈﺑﻘﺎء ﻃﻠﺒﺎت اﻟﻌﻤﻞ ﻷرﺑﻌﺔ أﻋﻮام ﻋﻠﻰ اﻷﻗﻞ إذا لم تخزن تطبيقاتك بشكل صحيح ، فقد يفرض عليك EEOC رسومًا على ممارسات التوظيف التمييزية أو انتهاكات حفظ السجلات.
تدمير طلبات العمل بعد انتهاء الفترة القانونية لاحتجازهم. إنشاء نظام مع التذكيرات للقيام بذلك. اتصل بقسم تكنولوجيا المعلومات الخاص بك لإزالة الملفات الإلكترونية الخاصة بك بشكل صحيح وأجاد أي تطبيقات لورقة العمل. هذا مهم لأن ملفات طلبات التوظيف تحتوي على معلومات شخصية مثل أرقام الضمان الاجتماعي وبيانات التوظيف التي يجب أن تبقى سرية للغاية.
