في عالم الأعمال ، تشكل خطابات الأعمال الروتينية جزءًا من ممارسات الاتصال الأساسية بين الشركات والعملاء والبائعين. يستخدم خطاب الأعمال كوسيلة لتوفير معلومات مهمة للمتلقي حول أي تغييرات أو تحديثات أو أخبار يجب على المنظمة مشاركتها. خطابات الأعمال هي وثائق رسمية ، وعلى هذا النحو ، يجب أن تكون مكتوبة بنبرة مهنية. تنطبق معايير التنسيق أيضًا على ضمان اتساق خطابات الأعمال ومظهرها الاحترافي.
$config[code] not foundافتح تطبيق الكتابة الخاص بك على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. يجب كتابة خطابات الأعمال الروتينية ، وليس مكتوبة بخط اليد. قم بإنشاء مستند فارغ وحفظه في ملفات الكمبيوتر.
ضع مسافة ستة مسافات تقريبًا من أعلى الصفحة. تريد ترك الغرفة في الجزء العلوي من رسالتك للحصول على ترويسة الشركة الخاصة بك ، والتي ستتم طباعة الرسالة عليها. اكتب التاريخ في أقصى يسار الصفحة. اكتب التاريخ ، مثل "16 أيلول 2011" بدلاً من "9/16/11".
تحرك لأسفل مسافتين من التاريخ. اكتب اسم المرسل إليه ، متبوعًا بلقبه المهني. على سبيل المثال ، إذا كنت توجه خطابًا إلى الرئيس التنفيذي لشركة ما ، فستكتب "جون سميث ، الرئيس التنفيذي". تخطي سطر واكتب اسم منظمة المستلم. تخطي سطر آخر وتضمين العنوان الكامل حيث يتم إرسال الرسالة إلى البريد.
اكتب تحية فراغك من العنوان الداخلي. بالنسبة لخطاب عمل روتيني ، فإن التحية المناسبة هي "عزيزي السيد سميث" متبوعًا بنقطتين.يجب دائمًا تضمين عنوان شخصي ، مثل "Dr.،" "Ms." و "السيد" ، إلا إذا كنت لا تعرف نوع المتلقي. إذا كنت غير متأكد من جنس المستلم ، فاحتفظ به محايدًا عن طريق حذف العنوان الشخصي واستخدام الاسم الكامل في التحية ، بحيث يصبح "عزيزتي كريس سميث".
تخطي سطر واحد والبدء في نص رسالتك. قم بتنسيق الجسم مع ضبط لليسار ، وحظر الإعداد بحيث تبدو الفقرات نظيفة. اكتب نص رسالتك بطريقة موجزة ومهنية. يجب أن تذكر نقطتك الرئيسية في البداية. قد تكتب ، "هذه الرسالة ردا على الاندماج بين …" تجنب إضافة الزغب والحشو إلى جسم رسالتك. يريد المستلمون قراءة ما يحتاجون إلى معرفته فقط.
اترك سطرًا فارغًا واحدًا بين الفقرات إذا كان نص الرسالة أطول من فقرة واحدة.
أغلق خطاب العمل بقول "شكرًا لك" أو "بصراحة" أو "بصدق". يجب أن يذهب الإغلاق مسافة واحدة بعد السطر الأخير في فقرة جسمك. تخطي أربعة خطوط واكتب اسمك. سيتم استخدام المساحة الفارغة لتوقيعك الرطب بمجرد طباعة الرسالة.
قائمة أي مرفقات التي يتم إرفاقها. تخطي سطر بعد اسمك المكتوب وكتابة مرفقات ، متبوعًا بنقطتين ثم اسم المستند (المستندات) الذي ترسله مع الحرف.
