بصفتك محترفًا صغيرًا في مجال الأعمال ، ما مدى قلقك بشأن تتبع وقت الموظف؟ حسنًا ، انظر إلى الأمر على هذا النحو: هل الربحية مهمة؟ هل من المهم البقاء على المسار الصحيح مع الميزانيات والمشاريع؟ نعم فعلا؟ ثم يجب عليك أن تتبع الوقت على الاطلاق.
في الجزء الأول من هذه السلسلة ("كيف يمكن للشركات الصغيرة أن تستفيد من تتبع الوقت") ، نظرنا في إنشاء قائمة المتطلبات حتى يمكنك شراء برنامج تتبع الوقت بثقة ، وفهم عملية طرح البرنامج. في هذه المقالة الثانية ، سننظر في الأسئلة لنطلب التأكد من أن العرض التوضيحي ثابت ، ومزايا البرامج كخدمة مقابل البرامج المثبتة.
الخطأ الأكثر شيوعًا في شراء برمجيات التوقيت: لا تسقط من أجل عرض خادع
لديك الحق في أن تطلب أي بائع على الاطلاق ، يثبت تماما وراء ظل من الشك أن حلها سيحل مشكلة أعمال شركتك المحددة. أنت تستحق عرضًا تفصيليًا يستخدم قائمة الموظفين ، وقائمة العملاء ، وقائمة المشروع ، وشعار شركتك ، ونظام الألوان ، ويعرض لك تقارير عن بياناتك التي ستثبت لك أن مشكلة عملك قد تم حلها. إذا لم يتمكن أحد الموردين من جعلك متأكدًا بنسبة 100٪ من أن الحل سيعمل لاحتياجات أعمالك المحددة ، فيمكنك عندئذٍ الخروج. تم تصميم العروض التوضيحية المعلبة للخداع.
أسئلة لطرح الباعة:
- هل يمكن أن تثبت لي تمامًا أنك ستحل مشكلة نشاطي التجاري ، وذلك باستخدام الموظفين ، والإدارات ، والمشروعات ، وما إلى ذلك ، ثم أعرض التقارير التي أحتاج إلى رؤيتها؟
- هل يمكنك تقديم مراجع للعملاء الذين نجحوا في دمج منتجك مع نظام المحاسبة الخاص بي ونظام إدارة مشروعي ومقدم خدمة كشف الرواتب الخاص بي؟
إذا كان بإمكان البائع تهيئة البرنامج بسرعة أثناء عرض توضيحي لك وإظهار أنه يلبي احتياجاتك ، فمن المحتمل أنه يمكنه فعل ذلك بسرعة بعد تثبيته في شركتك أيضًا.
تتيح حلول SaaS المرونة في وقت مبكر ، وحماية الخادم ، وترقيات أسهل
إذا كان البرنامج 100 في المئة على شبكة الإنترنت (وينبغي أن يكون لتجنب التكنولوجيا ومشاكل التثبيت عفا عليها الزمن) ، يمكنك تشغيله من أي جهاز كمبيوتر على وجه الأرض. يمكن لشركات البرمجيات تقديم التكنولوجيا عبر طرازين مختلفين: تم تثبيتها في موقعك أو استئجارها وتشغيلها على موقع البائع. هذا النهج الأخير يسمى برنامج كخدمة (SaaS). لا يوجد سبب لعدم مقدرة مقدم الخدمة على تقديم كلا الخيارين.
تتيح SaaS إمكانية الطرح المبكر وحماية الخادم وترقيات أسهل. في الطرح المبكر ، يتيح لك البائع استخدام موقع SaaS مؤقتًا أثناء قيام متجر تكنولوجيا المعلومات بنشر الجهاز الذي اشتريته للتثبيت المحلي. حماية الخادم هي عملية إرسال نسخة احتياطية إلى البائع في حالة فشل التثبيت المحلي. وبالتالي ، يمكن للمورد تشغيل نظامك على موقعه على الفور. تتيح SaaS ترقيات أسهل لأنك قدّمت موقع اختبار أثناء عملية الترقية التي لا تتطلب شراء الأجهزة من جانبك.
أسئلة لطرح الباعة:
- ما نوع مولد النسخ الاحتياطي لديك في حالة انقطاع التيار الكهربي في موقع SaaS؟
- أين تستضيف؟
- كم عدد الاتصالات التي يوفرها موقع SaaS على الإنترنت؟
- كم تكلفة حماية الخادم؟
- هل يمكنني طرح الخدمة على خوادم SaaS ونقل البيانات لاحقًا إلى الخوادم الخاصة بي؟
- أين يتم تخزين أشرطة النسخ الاحتياطي SaaS؟
- ما أنواع الإمكانات الأمنية وإطفاء الحرائق الموجودة في موقع الاستضافة؟
انظر خارج قسم الموارد البشرية
عندما يقوم التنفيذيون في مجال الرواتب بتطبيق أنظمة الوقت والحضور لأتمتة الرواتب ، فإنهم غالباً ما يفوتون الفرصة لتسهيل تحقيق أرباح أكبر في جميع أنحاء الشركة بأكملها. هؤلاء المديرين التنفيذيين هم بالطبع خبراء في الرواتب. هم عادة ليسوا خبراء في محاسبة المشروع أو أتمتة الفواتير.
كما يمكن استخدام بيانات الوقت التي يجمعونها ، إذا تم تجميعها بشكل مناسب ، لأتمتة إدارة المشروع ، وتكاليف المشروع ، وتتبع المشروعات ، وتحسين تقدير المشروع. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن استخدام البيانات للأتمتة التلقائية الداخلية والخارجية والعكس.
فكر مرة أخرى في تلك المتطلبات لتجميع جزء من عملية اختيار برنامج الجدول الزمني. جلب في R & D المديرين ، والناس والتسويق ، والناس A / P. لديك فريق اختيار كامل. نعم ، قد يكون الأمر أصعب ، ولكنه سيطلق العنان للربحية التي لم تكن تعلم بوجودها متوفرة لديك.
من خلال اتباع النصائح الموضحة في هذه المقالة ، يمكنك التأكد من أن برنامج الجدول الزمني سيجلب زيادات هائلة في أرباح شركتك من خلال أتمتة قوائم الرواتب والفواتير ومعظم محاسبة تكاليف المشروع.
تتبع الوقت صورة عبر Shutterstock
12 تعليقات ▼
