كانت المهام الكتابية ، مثل الكتابة والإيداع والإجابة على هواتف المكتب ، قد تم إنزالها في بعض الأحيان إلى السكرتارية والمساعدين التنفيذيين والموظفين الإداريين. ولكن مع وجود المزيد من الوظائف التي تتطلب مهارات تقنية ، فإنه ليس من التوقع غير المعتاد للمهنيين (بما في ذلك المحامون والأطباء والمعلمين ، إلخ) استخدام المهارات الكتابية لأداء مهامهم اليومية. نظرًا لأن العديد من العمال يستخدمون أجهزة الكمبيوتر ، فقد أصبح العمل الكتابي جزءًا أساسيًا من كل وظيفة ومهنة. تناقش كاريسا دوشي ، المسؤولة عن GoodTemps ، سبب أهمية هذه المهارات الكتابية الستة للعاملين في المكاتب: الكتابة ، والإيداع ، وإدخال البيانات ، واستخدام الهاتف ، والإتقان مع Microsoft Word و Excel.
$config[code] not foundمهارات مكتبية نموذجية
بغض النظر عما إذا كنت تتقدم بطلب للحصول على وظيفة مساعد تنفيذي أو محام ، يجب أن يكون لديك بعض المهارات الكتابية. اعتمادًا على دورك ، قد لا تشير إلى هذه المهارات على أنها أعمال دينية بحتة - ووصفها بأنها مهارات مكتبية قد تكون أكثر دقة.على سبيل المثال ، سيقوم المساعد الإداري بشكل طبيعي بإنفاق معظم مهامه الكتابية أثناء أداء مهامه. ومع ذلك ، يعتمد المحامون والممرضون وغيرهم من المهنيين على مهاراتهم في الكتابة والتكنولوجيا ذات الصلة في صياغة رسائل العملاء ، أو إعداد ملخصات زيارات المكاتب الطبية ، أو كتابة المذكرات القانونية ، أو تدوين الملاحظات على الكمبيوتر المحمول أثناء المحاكمة. قد يشير المساعد الإداري إلى "مهاراته الكتابية" عند وصف مؤهلاته ، في حين أن محامي الموظفين قد يستخدم ببساطة مصطلح "المهارات المكتبية" ليشرح لها أنها تعرف طريقها حول لوحة المفاتيح. أنت مدين بالاستخدام واسع النطاق ومتعدد الوظائف لمهارات المكاتب المكتبية والنموذجية لأجهزة الكمبيوتر وأجهزة الكمبيوتر المحمولة والأجهزة اللوحية والهواتف الذكية.
تحسين قدرتك في الكتابة و Microsoft Word و Excel
إن فهم وضع الحروف على لوحة المفاتيح والحروف التي ترتكز عليها أصابعك هو مفتاح (لا يقصد التورية) لكتابة سريعة ودقيقة. قبل إرسال طلبك للحصول على وظيفة تطلب منك الكتابة كمؤهلات مطلوبة ، قم بإجراء اختبار كتابة على الإنترنت مثل الاختبار المعروض على LiveChat. سيقيِّم اختبار الكتابة عبر الإنترنت سرعتك (الكلمات في الدقيقة ، أو WPM) والدقة. كثير من أرباب العمل نقدر الدقة على السرعة. على سبيل المثال ، إذا كتبت 100 كلمة في الدقيقة وكانت دقتها 60 بالمائة فقط ، فستقضي وقتًا في تصحيح أخطائك. يمكنك كذلك السعي لكتابة 50 WPM بدقة 100٪. هناك الكثير من البرامج التعليمية عبر الإنترنت لمساعدتك على تحسين مهاراتك في الكتابة.
عادة ما تكون المهارات الكتابية مرادفة للقدرة على استخدام تطبيقات الإنتاجية - مثل Microsoft Word و Excel و PowerPoint و Access في كثير من الأحيان - على الكمبيوتر. تعتمد إتقانك مع Microsoft Word و Excel وتطبيقات البرامج الأخرى ، جزئيًا ، على مهاراتك في الكتابة. الشيء نفسه مع إدخال البيانات. عندما تقوم بإنشاء مراسلات أو تقارير أو مواد مكتوبة أخرى بصيغة سردية ، فمن المحتمل أنك ستستخدم Microsoft Word. ستتطلب جداول البيانات التي تقوم بإنشائها مهارات إدخال البيانات ومعرفة Microsoft Excel - فكلاهما يتطلب الدقة ، وفي بعض الحالات السرعة ، اعتمادًا على سرعة إنشاء عملك. عادةً ما يشير مصطلح "إدخال البيانات" إلى مهارات الكتابة على لوحة المفاتيح (مثل الكتابة) التي تتضمن أرقامًا ، إلى جانب مستوى الراحة الخاص بك مع الجانب الأيمن من لوحة المفاتيح التي تشبه جهاز إضافة 10 مفاتيح.
فيديو اليوم
يوجه اليكم من الشتلة جلبت لكم من الشتلةالاتصالات الهاتفية والمكتبية
يطلب عادة من الأمناء والمساعدين الإداريين وموظفي الاستقبال الرد على الهواتف المكتبية ، والتي يمكن أن تتراوح من خط هاتف واحد إلى هاتف عمل متعدد الخطوط أو نظام تحويل الصوت عبر بروتوكول الإنترنت (VOIP).
بغض النظر عن عدد خطوط الهاتف التي يجب عليك الإجابة عنها ، فإن آداب التحدث عبر الهاتف هي مجال مهم من الأعمال الكتابية. تشمل واجبات الهاتف المعتادة لموظف المكتب الاستجابة بطريقة واضحة ومهنية للمتصلين ، بالإضافة إلى معرفة كيفية توجيه المكالمات وتوجيهها بشكل صحيح. حتى إذا لم تكن موظف الاستقبال ، يجب أن تعرف الطريقة الصحيحة للرد على المتصلين في حال تلقيت مكالمة خاطئة. إذا كنت تتقدم بطلب للحصول على منصب غير إداري ، فلا تقم بإدراج مهارات الاتصال الهاتفي في سيرتك الذاتية - ما عليك سوى الرجوع إلى مهاراتك في التواصل الكتابي واللفظي ، لأنه من غير المحتمل أن يتم تعيينك في الخدمة الهاتفية. من ناحية أخرى ، إذا كنت مهتمًا بموقف غير إداري وكنت أنت موظفًا احتياطيًا في مكتب الاستقبال أو إذا كنت تدير الموظفين الكتابيين ، فأشر إلى معرفتك بأنظمة الهاتف أو لوحة المفاتيح المعقدة بحيث يصبح من الواضح أنك على دراية بالمعدات.
وصف قدراتك الدينية
قد تعتمد الطريقة التي تصف بها مهاراتك وقدراتك الكتابية على الوظيفة التي تتقدم إليها. إذا كان نشر الوظيفة ينص تحديدًا على أن الواجبات الكتابية جزءًا من الوظيفة ، فيجب أن تتضمن سيرتك الذاتية وتطبيقك قسمًا لكلمة "المهارات الكتابية". في هذا القسم ، أشر إلى التطبيقات البرمجية التي تميزها ؛ إذا كنت مستخدمًا متقدمًا ، فعليك تضمين ذلك في وصفك. إذا كان لديك تدريب أو شهادة في هذه التطبيقات ، يمكنك أيضًا تضمين ذلك في وصف مهاراتك أو في قسم آخر من سيرتك الذاتية للتدريب والشهادات. بالإضافة إلى ذلك ، إذا كان لديك عدد كبير من سنوات الخبرة في استخدام تطبيقات معينة ، فقم بسردها أيضًا.
على سبيل المثال ، قد تحدد سيرتك الذاتية: "Microsoft Word - 10 سنوات من الخبرة ، بما في ذلك إتقان قوي لإنشاء تقارير معقدة ، وإنشاء المراسلات واستخدام وظائف دمج المراسلات لمعالجة فعالة للمراسلات الجماعية. Microsoft Excel - 8 سنوات من الخبرة ، بما في ذلك 3 سنوات باستخدام وظائف مثل إنشاء صيغ مرجعية متعددة وجداول محورية و VLOOKUP. "
إذا كنت تتقدم بطلب للحصول على وظيفة لا تكون فيها جزءًا من الفريق الإداري أو إذا كنت لا تتقدم بطلب للحصول على وظيفة كتابية ، فكر في وصف مهاراتك التقنية بطريقة لا تبدو وكأنك محاسب تبحث عن سكرتارية موضع. على سبيل المثال ، إذا كان نشر الوظيفة مخصص لمحاسب لديه معرفة بالبرامج وتطبيقات الإنتاجية ، فلا تدرج "المهارات الكتابية" في سيرتك الذاتية. ضمِّن وصفًا موجزًا لإجرائك مع تطبيقات محددة ، مثل Microsoft Excel و Access و PowerPoint - وهي غالبًا التطبيقات التي يجب على الموظفين في الأدوار المهنية أن يكونوا مرتاحين بها. مرة أخرى ، إذا كنت مستخدمًا متقدمًا لبرنامج Excel أو تلقيت تدريبًا أو شهادة في تطبيق يستخدمه المحاسبون ، فعليك تضمين ذلك في سيرتك الذاتية. يمكنك استخدام رأس الصفحة "تطبيقات الإنتاجية" أو ما شابه ذلك بحيث لا يبدو أنك تركز بشكل أكبر على الجوانب الكتابية للوظيفة التي تريدها ، بدلاً من المؤهلات التي تحصل عليها في الجدول للحصول على منصب أعلى مستوى.
وظائف مساعد إداري تتطلب مهارات كتابية
تتطلب أدوار المساعد الإداري مهارات كتابية ، على الرغم من أن الإعلان عن الوظيفة قد لا ينص على وجه التحديد "هنا المهارات الكتابية التي تحتاجها لتعمل في هذا الدور". مهام الوظيفة المذكورة هي أمثلة للمهام التي تتطلب مهارات كتابية. في ما يلي مثال لنشر وظيفة لموضع مساعد إداري يتطلب مهارات كتابية ومكتبية:
يسعى معهد ABC للصحة العامة إلى مساعد إداري لدعم مدير مختبر الصحة العامة والمساعدة في العمليات اليومية لمختبرات الصحة العامة. وسيقع هذا المساعد الإداري التنفيذي في الطابق السابع من المعهد لاستقبال الزوار والطلاب وأعضاء هيئة التدريس والموظفين. بالإضافة إلى توفير أعلى مستوى من خدمة العملاء ، سيقدم هذا الشخص الدعم العام للمكتب لأعضاء هيئة التدريس والموظفين المعتمدين ، مع مساعدة مدير مختبر الصحة العامة ومدير الصحة العامة بمعهد الصحة العامة بمجموعة متنوعة من الأنشطة الإدارية والمهام ذات الصلة.
سوف يقوم المساعد الإداري التنفيذي بما يلي: الترحيب والتوجيه وإحالة الزوار ؛ المكالمات الهاتفية المباشرة ، وتلقي الرسائل والإجابة على الاستفسارات حول معهد الصحة العامة ومختبرات الصحة العامة ؛ المساعدة في طلب اللوازم المكتبية والمخبرية والتعليمية وتلقيها وتخزينها وتوزيعها ؛ المساعدة في المهام الكتابية الأخرى ذات الصلة مثل النسخ الضوئي والفاكس والإيداع ، حسب الحاجة ؛ مراقبة اللوازم المكتبية وإعادة تخزينها على أساس يومي ، بما في ذلك الإمدادات مثل الورق والحبر لآلات النسخ والطابعات ؛ مراقبة غرف الاجتماعات بانتظام للتأكد من أنها مزودة بمواد مكتبية ومواد عرض ؛ الحفاظ على نظافة وسلامة بيئة العمل في جناح المكتب المركزي والمناطق العامة الأخرى في جميع أنحاء الطابق السابع الموقع ؛ اتباع الإجراءات الأمنية للموظفين وتتطلب الالتزام بالإجراءات الأمنية للزوار في جميع أنحاء مباني المكاتب ؛ وضع أوامر باستخدام عملية الشراء بين المكاتب ، والحفاظ على المحاسبة للأوامر واستخدام العرض طوال الطابق السابع ؛ حجز غرف مؤتمرات الطابق السابع لمعهد الصحة العامة. بمثابة نقطة الاتصال الرئيسية لأعضاء هيئة التدريس والموظفين في المختبر ؛ تقديم طلبات الصيانة للمعدات المكتبية والمفروشات ؛ تنسيق التقاط وتسليم خدمات البريد السريع والبريد السريع (على سبيل المثال ، FedEx ، UPS) ؛ وتكون بمثابة نقطة اتصال أساسية لأعضاء هيئة التدريس والزوار والزوار.
الموظف محاسب (غير الإدارية) وظائف تتطلب مهارات كتابية
وبالمثل ، هناك مواقف أخرى لا تمثل أدوارًا من نوع المساعد الإداري ، ولكنها تتطلب مهارات كتابية مماثلة ، مثل محاسب موظفين. هذا نموذج وظيفة نشر لمحاسب الموظفين واجبات عدة تتطلب مهارات كتابية. ومع ذلك ، فهي غير مدرجة على وجه التحديد كمهارات كتابية أو مكتبية. فمثلا:
سيكون محاسب الموظفين لدى شركة XYZ Industries مسؤولاً عن إعداد قيود اليومية وإغلاق الحسابات الشهرية والنهائية والمصالحة المصرفية وصيانة الأصول الثابتة وتسوية دفتر الأستاذ العام. بالإضافة إلى ذلك ، سوف تشارك في الامتثال ، وجداول المراجعة لعمليات التقارير ، والعمل جنبا إلى جنب مع مراجعي الحسابات الخارجيين لدينا لمراجعات ربع سنوية والمراجعات السنوية. المسؤوليات الرئيسية - إعداد إدخالات دفتر اليومية وتسويات الحسابات بما في ذلك ، على سبيل المثال لا الحصر ، النقدية ، والنفقات المدفوعة مسبقا والمرتبات ؛ إجراء إغلاق نهاية الشهر ، وإدخالات دفتر اليومية ، دون إشراف ؛ الاحتفاظ بدفتر الأصول الثابتة والاستهلاك والمطابقة ؛ تحليل بيانات الدخل والميزانيات العمومية ، وتوصيل النتائج إلى الإدارة ؛ المشاركة في المبادرات على مستوى القسم المساعدة في عمليات إقفال نهاية السنة وربع السنة والسنة ، بما في ذلك إعداد وثيقة العمل المالية الشهرية ؛ تنفيذ ، والحفاظ على والالتزام بالضوابط الداخلية بموجب SOX وإجراءات المحاسبة التي تضمن الامتثال لمعايير GAAP ؛ تقرير عن البيانات المالية وإبلاغها بطريقة مفيدة ومفهومة ؛ إدارة الإيجار الرأسمالي وجداول الدفع الشهرية.
تشمل متطلبات الوظيفة ما يلي: مهارات تحليلية مثبتة ، مثل تحديد المشاكل ، وجمع البيانات ذات الصلة ، واستنتاج استنتاجات صحيحة ، والتوصية بالتحسين والإجراءات التصحيحية ؛ تجربة الفوترة والمعرفة مع تسوية الحساب ؛ يفضل خبرة الحسابات المستحقة ، وكذلك الكفاءة مع Microsoft Excel ؛ المعرفة التأسيسية في إدخالات دفتر اليومية والحسابات المستحقة الدفع ؛ مهارات الاتصال التنظيمية والمكتوبة واللفظية ؛ والقدرة على العمل داخل جداول البيانات وقواعد البيانات ؛ التفاني والمهارات اللازمة لتلبية المواعيد النهائية الهامة للأعمال.
لا تقلل من أهمية ملاءمة الخبرة الكتابية
سواء أكنت تتقدم للعمل كمساعد إداري أو محامٍ للتقاضي ، فلا تقلل من أهمية المهارات الكتابية أو الخبرة الكتابية. معرفة طريقك حول عمليات المكتب والمهارات الكتابية هو مؤهل مفيد في أي وظيفة. من الواضح أن إلمامك بعمليات المكتب وكيفية إدارتها أمر أساسي في الدور الإداري. إذا كنت تتقدم للحصول على دور حيث يُتوقع منك الإشراف على الموظفين الكتابيين ، فأنت بحاجة إلى مهارات إدارية ، ولكن فهم أهمية المهارات المكتبية هو أمر قيّم أيضًا لأنه يعني أنه يمكنك تنسيق أحمال العمل وإدارة توقعات العمل للآخرين الذين يقدمون تقارير لك. بالإضافة إلى ذلك ، في دور غير إدارى أو غير إرشادي ، فإن امتلاكك للمهارات المكتبية يوحي أيضًا بأنك قادر على الترويح كأحد أعضاء الفريق عندما يكون المساعد الإداري أو السكرتير غير متاح أو يعمل على أولويات أخرى.
