تخيل أن تكون مجبرًا على استخدام خزائن الملفات للبحث عن مجلد قديم يحتوي على جزء مهم من المستند تحتاج إلى حل استعلام العميل.
حسنًا ، يمكن أن يؤدي العثور على مثل هذه المعلومات الموجودة في مستند ورقي مصور إلى فرض ضرائب وإحباط ، ولا شك في بطئه. ومع ذلك ، عندما تقوم بمسح المستندات القديمة وتخزينها في قاعدة بيانات إلكترونية ، يمكن أن يجعل إدارة المستندات أكثر بساطة وأكثر كفاءة لأعمالك.
$config[code] not foundما هو المسح الضوئي للوثائق؟
يتم تعريف مسح المستندات ، المعروف أيضًا باسم تصوير المستند ، ببساطة على أنه عملية التقاط صورة رقمية لمستند ورقي (أو ميكروفيلم).
"هذا كيف يتم تحويل مستنداتك الورقية إلى صور إلكترونية قابلة للبحث ، والتي يمكن أن تساعد بشكل كبير في عملية عملك" ، هذا ما قاله Neil McKeever ، وهو متخصص في تصوير المستندات في شركة KAFRON لإدارة الوثائق والمسح المستندة إلى المملكة المتحدة ، لمؤشرات Small Business Trends في استجابة عبر البريد الإلكتروني.
تتضمن عملية تحويل المستندات الفعلية إلى تنسيق رقمي أيضًا المسح الضوئي والتقاط الصور باستخدام برنامج التعرف الضوئي على الحروف (OCR). يتعرف OCR بذكاء على الصور الرقمية ويحولها إلى مستندات نصية للسماح بالبحث عن الكلمات الرئيسية داخل المستند.
وأضاف ماككفر: "عندما يتم ذلك بشكل صحيح ، يمكن أن يغير فحص المستندات الطريقة التي تعمل بها أعمالك إلى الأفضل ، ويوفر لك الوقت والمال".
فوائد الأعمال من المستندات المسح الضوئي
ووفقًا لماكيفير ، التي تتمثل مهمتها المعلنة في مساعدة العملاء الصغار والشركات على تطبيق نظام إدارة المعلومات الخاص بهم والمحافظة عليه بأكثر الطرق فعالية وفي الوقت المناسب ، فهناك عدد من الأسباب التي تجعل المسح الضوئي للمستندات (أو التصوير) قيماً لأعمالك.
يشرح ستة فوائد رئيسية لمسح المستندات للشركات:
1. المسح المستند يوفر لك الوقت والمال
من خلال سهولة الوصول إلى جميع ملفاتك ومستنداتك بنقرة زر واحدة ، لن تضطر أنت أو موظفيك إلى إضاعة الوقت في البحث في المربعات والملفات في محاولة لتحديد موقع المستند الذي تحتاجه. لن تدفع لأعضاء فريق العمل مهمة قد تستغرق ساعات عندما يتم إكمالها في غضون ثوانٍ.
2. المسح الضوئي المستند يحسن خدمة العملاء الخاصة بك
باستخدام تصوير المستند ، يمكنك رقمنة كل جزء من الملف وفهرسته مع مجموعة من البيانات الوصفية. وهذا يعني أنه إذا كنت تحتاج إلى جزء محدد من المعلومات - مثل رقم الفاتورة - فيمكنك العثور عليه على الفور. هذا مفيد بشكل خاص إذا كنت ترغب في تلبية احتياجات عملائك بأسرع وقت ممكن.
3. المسح المستند يقلل مساحة التخزين
من خلال تحويل جميع المستندات الفعلية إلى ملفات رقمية ، لن تحتاج إلى تخزينها في مكان قريبًا من اليد. ويمكن تخزينها وشحنها إلى مواقع آمنة ومخصصة ، وتحرير مساحة في مكتبك لأشياء أكثر أهمية وتقليل التكاليف المرتبطة بتخزين الملفات الورقية.
4. المسح الضوئي المستند يحسن الأمن
نظرًا لأنك لن تحتاج إلى هذه الملفات الورقية في الموقع ، يمكنك الاحتفاظ بها في مرافق تخزين مخصصة لها بروتوكولات أمان معلقة. لن تحتاج إلى القلق بشأن الأمان في مكتبك ، حيث يمكن تخزين كافة الملفات الرقمية والنسخ الاحتياطية عن بُعد على خوادم آمنة للغاية.
5. المسح المستند يتيح لك المشاركة والتعاون
ميزة أخرى رائعة للملفات الرقمية عبر الملفات الورقية هي مشاركة المستندات. يمكن لزملاء متعددين الوصول إلى نفس المستند عند الحاجة ، مما يقلل الوقت الضائع مرة أخرى حيث يجب تمرير ملفات الورق من قسم إلى آخر.
6. يساعدك المسح المستندى في الالتزام بلوائح الالتزام
أخيرًا ، قد تجد أن إجراءات الامتثال في مجال عملك تتطلب منك الاحتفاظ ببعض المستندات رقميًا ، وكذلك فعليًا. يمكن الآن وضع حل تصوير مستندات آمن وفعال في توفير الوقت والجهد على الخط.
مسح الصور عبر Shutterstock
3 تعليقات ▼
