واجبات منسق السفر

منسق السفر هو محترف إداري يشارك في تنظيمه تنظيم جميع ترتيبات سفر رجال الأعمال لموظفي الشركة. في حين أن شهادة جامعية ليست مطلوبة للحصول على هذا المنصب ، فإن معظم أصحاب العمل يطلبون عادة من المرشحين امتلاك شهادة الدراسة الثانوية أو ما يعادلها. بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن يكونوا متواصلين ممتازين شفهيا وكتابيا ، حيث سيتعين عليهم التفاعل مع الأفراد على جميع المستويات. وفقا ل Salary.com ، في عام 2010 حصل منسقو السفر على حوالي 43،851 دولار في السنة.

$config[code] not found

رحلات طيران

اعتمادًا على طبيعة الأنشطة التجارية للشركة ، قد يُطلب من الموظفين المتعددين السفر على أساس ثابت. عند حدوث ذلك ، يقوم منسق السفر بالتنسيق مع كل موظف أو مساعده الإداري للتأكد من جميع المتطلبات اللازمة للسفر. وهذا يشمل تواريخ السفر ، وموعد المغادرة ومتطلبات وقت الوصول ، وكذلك أي طلبات خاصة ، مثل تفضيل مقاعد النافذة أو الوجبات النباتية.

ثم يقوم منسق السفر بالاتصال بشركة الطيران المفضلة ، إما عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني. تقوم بترتيب خطة سفر الموظف ، مع ترحيل جميع معلومات الموظف ، بما في ذلك الاسم ومعلومات الاتصال ، وعند الضرورة ، معلومات جواز السفر.

أماكن الإقامة

عندما يتطلب نشاط تجاري من الموظف السفر من أكثر من يوم واحد ، يطلب السكن ويدفع من قبل المنظمة. يتواصل منسق السفر مع الفندق المفضل أو بائع الإقامة. يحتفظ بعدد مناسب من الغرف لعدد مناسب من الأيام. بالإضافة إلى ذلك ، يطلب أي متطلبات أو طلبات خاصة ، مثل غرفة في طابق غير المدخنين في هذا الوقت. بمجرد حجز الغرفة ، يقوم منسق السفر بنقل جميع معلومات الإقامة إلى الموظف أو مساعده الإداري. بالإضافة إلى ذلك ، ينظم النقل البري مثل استئجار سيارة أو حافلة نقل مكوكية أو خدمة سيارات للموظف المتنقل.

فيديو اليوم

يوجه اليكم من الشتلة جلبت لكم من الشتلة

الفواتير

تختلف المسائل المتعلقة بكيفية شراء الفواتير باختلاف المؤسسة. عندما تكون الشركة كبيرة جدا ، قد يكون لكل قسم مركز التكلفة الخاصة به أو الميزانية من عند دفع المصروفات. يجب على منسق السفر تسجيل ومراقبة جميع نفقات السفر وإرسالها إلى الإدارة المختصة. ويمكن تحقيق ذلك بطرق متنوعة. تستخدم بعض الشركات برامج شراء مثل Arriba. يستخدم آخرون بطاقات ائتمان الشركة المخصصة لكل قسم. قد يقوم الآخرون ببساطة بإجراء عمليات شراء من حساب واحد والتوفيق بين جميع المصروفات في نهاية الشهر ، أو اعتماد كل دائرة أو إصدار فواتير بها.