تعد Microsoft Teams أداة اتصال داخل Office 365 توفر للشركات الصغيرة طريقة مباشرة للتواصل والتعاون مع الموظفين. بالنسبة لأولئك الذين لم يستخدموا فرق Microsoft ، يمكن أن يساعد في الحصول على بعض النصائح القيمة والأفكار من الخبراء لتحقيق أقصى استفادة منها.
مايكروسوفت فرق نصائح
سيمونا ميلهام هي مدربة معتمدة من مايكروسوفت ومدربة لمنصة تعلم تكنولوجيا المعلومات CBT Nuggets. شاركت بعض النصائح القيمة لتحقيق أقصى استفادة من فرق Microsoft للشركات الصغيرة في مقابلة عبر البريد الإلكتروني مع Small Business Trends.
$config[code] not foundتصغير اتصالات البريد الإلكتروني
واحدة من أكبر فوائد فرق Microsoft هي أنها تتيح للشركات الاحتفاظ بجميع اتصالاتها منظمة في مكان واحد ، بدلاً من الاعتماد على سلاسل البريد الإلكتروني الطويلة التي يمكن أن تضيع بسهولة في المراوغة. لذلك إذا كنت ستستفيد إلى أقصى حد من فرق Microsoft ، فاستخدمها بدلاً من ، بالإضافة إلى البريد الإلكتروني للاتصالات الداخلية.
يقول ميلهام: "إذا أرسل شخص ما رسالة إلكترونية إلى الفريق يطرح سؤالاً تافهاً نسبياً ، ويستجيب الجميع ، فإن ذلك يولد الكثير من البريد الإلكتروني. تُعد المحادثات في صميم فرق العمل ، مما يجعل من السهل رؤية الخيوط بنظرة سريعة ، وسرعة الاستجابة حيثما كان ذلك مناسبًا. "
تبادل المحادثات مع أعضاء الفريق الجديد
يمكن أن تجعل Microsoft فرق العمل من أجل تسهيل الموظفين الجدد. عند إجراء تعيين جديد ، أو إضافة عضو حالي في فريق إلى مشروع جديد ، يمكنك مشاركة المحادثات من هذا الموضوع أو المشروع معهم حتى يتمكنوا من اللحاق بسهولة ، بدلاً من توجيههم إلى العديد من رسائل البريد الإلكتروني أو تسليمهم مستندات ثقيلة.
العصا مع مجموعات قليلة
تسمح لك فرق Microsoft بتعيين مجموعات مختلفة داخل مؤسستك بحيث يمكنك الاحتفاظ بالمحادثات مع أعضاء الفريق المعنيين. ولكن لا تنزلق في إنشاء مجموعات لكل مجموعة محتملة من الموظفين على الفور. ضع في اعتبارك من الذي يعمل معًا في المشروعات في أغلب الأحيان ، ولا يُنشئ سوى تلك المجموعات التي لها معنى ، حتى لا تطغى على الجميع مع الكثير من الخيارات. يمكنك دائما إضافة المزيد لاحقا.
لديك هدف لكل مجموعة
إذا كنت تحاول تحديد المجموعات التي تريد البدء بها ، ففكر في ما تريد تحقيقه لكل مجموعة. على سبيل المثال ، قد ترغب في إنشاء مجموعة فقط للإدارة ذات المستوى الأعلى ، والتي تنتقل إليها عند اتخاذ قرارات إستراتيجية كبيرة. ولكنك قد ترغب أيضًا في مجموعات فقط لأغراض محددة مثل دعم تكنولوجيا المعلومات والتسويق عبر وسائل التواصل الاجتماعي.
أضف مجموعات أثناء التنقل
من هناك ، يمكنك دائمًا إضافة مجموعات حيث تتطلب مشاريع محددة لهم. لنفترض أنك حصلت على مشروع عميل خاص يضم أشخاصًا من عدة أقسام لا يعملون عادةً معًا. أنشئ مجموعة لهذا المثيل فقط ، بحيث لا يلزم هؤلاء العمال التواصل في سلسلة محادثات عامة.
انشاء مؤتمر الصوت
تقدم Microsoft Teams أيضًا ميزة مؤتمرات صوتية بحيث يمكنك استضافة اجتماعات صوتية داخل مجموعات محددة أو فقط مع عضو واحد أو اثنين من أعضاء الفريق. يمكن أن تكون هذه ميزة مفيدة بشكل خاص خاصة إذا كان لديك بعض أعضاء الفريق الذين يعملون عن بعد. يمكنك أيضًا استخدامه للتواصل مع العملاء الخارجيين عبر ميزة وصول ضيف جديدة.
إنشاء استراتيجية اتصال
بطبيعة الحال ، فإن Microsoft Teams ليست منتج Microsoft الوحيد الذي يوفر ميزات اتصال مثل المحادثة والمكالمات الصوتية. لكن ميلهام يحذر من الانغماس في استخدام كل خيار متاح. بدلاً من ذلك ، قم بإنشاء خطة محددة توضح الحالات التي ستستخدم فيها فرق Microsoft للاتصال مقابل الأنظمة الأساسية الأخرى.
يوضح ميلهام: "أعتقد أن أحد أكبر التحديات هو مساعدة مستخدمي الأعمال على فهم أداة WHICH Microsoft Office 365 لاستخدام WHEN. هناك تداخل بين وظائف Teams و Yammer و Skype for Business وهو أمر محير جدًا للمستخدمين ، ومن المرجح أن يعودوا افتراضيًا إلى البريد الإلكتروني بدون بعض الإرشادات. لذا فإن توصيتي هي أن العمل يستغرق بعض الوقت للتفكير في أي الأدوات ستناسب أجزاء مختلفة من مؤسستهم بشكل أفضل - وتشغيل بعض الطيارين مع مجموعات مختلفة من المستخدمين - ومن ثم تقديم التوجيه والتوعية للمستخدمين النهائيين. "
اختبار استراتيجيات الاتصال
كما ذكر ميلهام ، يمكن أن يكون من المفيد اختبار استراتيجيات الاتصال المختلفة داخل مؤسستك لمعرفة ما هو الأفضل لصالح فريقك الخاص. على سبيل المثال ، قد تجد أنه من المنطقي استخدام Skype لمكالمات العميل إذا كان معظم عملاءك لديهم بالفعل معرّفات Skype ولا يرغبون في الاشتراك للحصول على وصول الضيف مع فرق Microsoft. ولكن يمكنك اختيار الحفاظ على جميع المكالمات الداخلية داخل الفرق من أجل البساطة. ما عليك سوى البقاء مفتوحة لمدخلات الموظفين حتى تتمكن من تحسين خطتك لاحتياجاتهم.
ابق على اطلاع بميزات جديدة
تعمل فرق Microsoft باستمرار على تغيير وإضافة وظائف جديدة قد تفيد فريقك أو تغيير الطريقة التي تستخدم بها النظام الأساسي. على سبيل المثال ، تقوم Microsoft حاليًا بعملية دمج وظيفة Skype for Business في Teams. توصي Millham بالاطلاع على وثائق Microsoft Teams والتوجيه العملي لمزيد من المعلومات والتحديثات حول أي تغييرات أو ميزات جديدة.
تدريب موظفيك
من المهم أيضًا التأكد من أن موظفيك يفهمون كيفية تحقيق أقصى استفادة من فرق Microsoft. وهناك الكثير من الموارد المتاحة لهذا الغرض. يوفر CBT Nuggets خيارًا واحدًا لتدريب فرق Microsoft.
يقول ميلهام: "بالنسبة لمالكي الشركات الصغيرة ، فإنه يتضمن نظرة عامة على الموارد التي يجب أخذها في الاعتبار عند نشر الفرق وتشجيع تبني المستخدمين. بالنسبة للموظفين ، فهو يغطي كيفية استخدام القنوات والمحادثات والاجتماعات ومشاركة الملفات والويكي وغيرها.
الصورة: مايكروسوفت
1
