مع نمو شركتك ، تقوم بإضافة المزيد من العمليات والبرامج والأشخاص. إذا لم تكن تبسيطًا على نحو استباقي ، فقد تندهش عندما تجد أن أنظمتك معقدة ومتكررة.
سيساعد توحيد سير العمل شركتكم المتنامية على الاستمرار في الازدهار والحفاظ على عمل موظفيك في الأمور المهمة.
كيفية توحيد نظم عملك
تقليل وقت إدخال البيانات
إذا كنت تُدخل البيانات نفسها في أماكن متعددة ، فأنت تهدر وقتك. يتيح لك تكامل تطبيق البرنامج إدخال البيانات مرة واحدة ومزامنتها في أماكن أخرى تلقائيًا.
$config[code] not foundتوقيت كبير؟ ابحث عن برنامج إدارة علاقات العملاء (CRM) الذي يوفر تكامل التطبيقات مع خدمات أخرى ، مثل التسويق عبر البريد الإلكتروني والمحاسبة وإدارة المحتوى. على سبيل المثال ، يتكامل Insightly مع Evernote و Gmail وتقويم Google و Google Drive و MailChimp و Outlook 2013 و Quote Roller و Torpio و Zapier. قريبا ، سوف يندمج Insightly أيضا مع QuickBooks عبر الإنترنت.
يسمح لك التكامل بمزيد من الكفاءة في إدارة المهام داخل CRM دون تكرار العمل ، مثل ربط معلومات المشروع من Evernote إلى مؤسسة في CRM الخاص بك ، أو إنشاء اقتباسات مخصصة مع معلومات CRM عبر Quote Roller.
العمل في السحابة
أيام عدم القدرة على العمل في مشروع بسبب تخزين البيانات على سطح المكتب لا يمكنك الوصول إليها. الجميع الآن على فريقك ، والعملاء وأي شخص آخر يحتاج إلى التعاون في مشروع أو وثيقة ، قادر على رؤية واستخدام المعلومات الهامة من أي مكان عبر الإنترنت. البيانات المخزنة في السحابة مقاومة للفساد بسبب خلل الكمبيوتر نظرًا لأنه لا يتم تخزينها على أي جهاز كمبيوتر لشخص واحد.
يجب أن تدرك أنه عند تعطل بعض تطبيقات السحاب ، قد يؤثر ذلك على قدرتك على العمل. (هل تأثر نشاطك التجاري عندما انخفض Google Drive في شهر مارس؟)
إذا كنت قلقًا بشأن مشكلات الوقت الضائع ، ففكر في استخدام مجموعة من التطبيقات التي تتيح لك العمل من البيانات الاحتياطية المخزنة محليًا ، أو تلك التي تستخدم وضع عدم الاتصال. تشمل تطبيقات السحاب الشهيرة للأنشطة التجارية Google Apps for Business و Office 365 و Box و RebitPro. بالإضافة إلى ذلك ، فإن العديد من تطبيقات السحابة هي بدائل أقل تكلفة لشراء مجموعة من تراخيص البرنامج لشركتك.
استخدم تقويم واحد فقط
هناك أشياء قليلة محبطة أكثر من عدم وجود موعد نهائي لأن شخصًا ما كان يفحص التقويم الخاطئ. أفضل طريقة لتجنب ذلك هي استخدام تقويم واحد فقط لكل شخص وكل مشروع.
اختر تقويمًا يتكامل مع البرنامج الذي تستخدمه لإدارة علاقات العملاء وإدارة المشروعات ، بالإضافة إلى الأجهزة المحمولة التي يستخدمها فريقك بانتظام. لن تتمكن فقط من مزامنة المواعيد النهائية المهمة للمشروع ، ولكن يمكن لفريقك إدارة الجداول الزمنية الخاصة به داخل نفس تطبيق الجوال مع الاحتفاظ بالمواعيد النهائية الهامة للشركة.
اتبع "K.I.S.S. قاعدة"
تمامًا كما تعلمت في المدرسة ، حافظ على بسيط ، سخيف.
إذا كنت ترغب في تجنب تعقيد مهام العمل الروتينية وإنشاء التكرار في سير عملك ، فحاول دائمًا التركيز على البساطة. لا تحسِّن أحدث التقنيات دائمًا ما تم تنفيذه بالفعل. إذا كنت تتسوق لأنظمة أعمال أفضل ، فتأكد من أنك لا تكرر شيئًا تملكه بالفعل. هذا هو المكان الذي تكون فيه المكونات الإضافية والتطبيقات والإضافات مفيدة حقًا.
يمكنك العثور على برامج ، مثل CRM أو مستعرض ويب ، والتي تقوم بعمل شيء جيد بالفعل. بعد ذلك ، ربما تضيف مكوّنًا إضافيًا يعمل على تنفيذ عملية ما تلقائيًا أو يضيف وظيفة كنت تديرها باستخدام برنامج أحادي المهام. سيحررك ذلك وفريقك من برنامج واحد وعملية أخرى للتعلم.
إذا كنت قد أهملت تبسيط أنظمة أعمالك ، فقد تكون المرة الأولى التي تلقي فيها نظرة فاحصة على الخيارات قليلاً. عندما تأخذ الوقت الكافي للعثور على التطبيقات المناسبة للوظائف التي تحتاجها آليًا والقضاء على أي أنظمة وبرامج زائدة عن الحاجة ، سيتم تمكينك من تقييم الأنظمة الخاصة بك بانتظام ، مما يجعل الصيانة أكثر بساطة للمضي قدمًا.
من المحتمل أن يكون أفضل تسديد لأنظمة التبسيط هو تحرير فريقك للعمل على المشاريع - بدلاً من حرق الوقت للقيام بالمهام المتكررة.
10 تعليقات ▼
