لسنوات عديدة ، كانت جداول بيانات Excel أساسية في كل من الدوائر المهنية والشخصية لتنظيم وحساب وتقديم البيانات.
لقد كانت أداة وظيفية عالميا لمجموعة متنوعة من التطبيقات ، مثل حفظ علامات التبويب على الشركات المالية وإدارة المخزون.
لم يكن هناك تطور تكنولوجي واحد كان قادرًا على استبدال جداول البيانات باعتبارها مكتبًا أساسيًا (بخلاف التحديثات المستمرة من Microsoft Office والمنافسين المماثلين مثل محرّر مستندات Google) ، لذلك تبقى جداول البيانات نشطة في التداول.
$config[code] not foundبالنسبة للعديد من الاستخدامات ، لا تزال جداول البيانات ذات قيمة ، ولكن هناك عدد من أوجه القصور التي تمنعها من أن تكون مراكز القوة التي كانت في السابق.
أسباب يجب عليك التوقف عن استخدام جداول البيانات
إذا كنت من المعجبين بجداول البيانات ، فمن المحتمل أنك تهز رأسك بسبب فكرة التخلي عنها. ومع ذلك ، هناك بعض الأسباب الرئيسية التي تجعلك تقلل من اعتمادك على جداول البيانات بشكل عام:
1. جداول البيانات عرضة للأخطاء. وفقًا لمعرّف النظام ، فإن 90٪ تقريبًا من جميع جداول البيانات بها أخطاء. قد تكون هذه صيغة غير صحيحة ، أو رقم غير صحيح ، أو تنسيق غير فعال يؤدي إلى سوء التفسير. بالطبع ، هذا ليس خطأ جداول البيانات بطبيعتها - إنه خطأ البشر الذين يديرونها. ومع ذلك ، فإن عددًا من ميزات جداول البيانات - مثل بساطتها ، وقابليتها للمطابقة ، وعدم وجود ضوابط وتوازنات ، وعدم الاتصال - تجعل من السهل على الأشخاص ارتكاب تلك الأخطاء. نظرًا لأن جداول البيانات تُستخدم غالبًا للحصول على معلومات قيمة أو حساسة ، يمكن أن يكون الخطأ الوحيد مكلفًا هنا ، لذا لا يستحق المخاطرة.
2. لا توجد قواعد تنسيق واضحة. يوفر لك Excel العديد من الخيارات عندما يتعلق الأمر بتنسيق الخلايا والصفوف والأعمدة وحتى طريقة عرض الأرقام والبيانات في الورقة. على السطح ، يبدو أن هذا ميزة رائعة - ولكن العدد الهائل للخيارات يعني عدم وجود قاعدة واضحة لما هو "صحيح" أو "خطأ" لتطبيقات معينة. هناك بعض النماذج المتاحة داخل Excel ، ولكن مرة أخرى ، لا يوجد تنسيق قياسي يمكن لجميع موظفيك وشركائك وعملائك اتباعه. قد لا يكون التنسيق الذي يعطيك فكرة منطقية للآخرين ، مما يؤدي إلى مشاكل في الارتباك والتوافق عند محاولة نقل البيانات إلى جهة أخرى.
3. انها عامة جدا لتكون ذات صلة لمعظم المهام. قوة جداول البيانات هي تنوعها - ولكن يمكن أن يكون هذا أيضًا ضعفًا. تعد جداول البيانات نوعًا من "الرافعات من جميع المهن ، لا مثيل لها". إنها لائقة في الأداء في عدد من التطبيقات المختلفة ، ولكنها ليست الحل المثالي لأي وظيفة معينة. نظرًا لتنوع الأدوات التكنولوجية المصممة خصيصًا للوظائف الفردية ، يتم تفريغ جداول البيانات في جميع التطبيقات التي يمكنك التفكير فيها. إنها تشبه الذهاب إلى مطعم متخصص ، بدلاً من الذهاب إلى مطعم يقدم القليل من كل أنواع المأكولات - وهذا التخصص يجعل المنتج النهائي متفوقًا.
4. يمكن لشخص واحد فقط استخدام جدول بيانات في كل مرة. هذا هو ضعف دقيق ، ولكن قوي من جداول البيانات. يمكن لشخص واحد فقط العمل على جدول البيانات في وقت معين. حتى في خيارات جداول البيانات المستندة إلى السحاب ، يمكن لشخص واحد فقط إجراء تعديلات نشطة ، في حين يعمل الآخرون بنسخة فقط للعرض. يجعل هذا الأمر من الصعب للغاية على فريقك البقاء في اتصال نشط ومستمر أو التعاون على منتج نهائي واحد. في عالمنا المعاصر ، مع العمال البعيدين وتكنولوجيا أكثر تطورا ، تحتاج إلى المزيد من الحلول للإدارة التعاونية السهلة.
5. التحديثات في الوقت الحقيقي مستحيلة. ووفقًا لشركة Forrester Research ، يعد تدفق البيانات في الوقت الفعلي والتحديثات من أهم التقنيات الحديثة في مجال البيع بالتجزئة (بالإضافة إلى عدد من الصناعات الأخرى). مع توفر حجم المعلومات وتصاعد طلبات المستخدمين ، فإن أشياء مثل تتبع المخزون وبيانات العملاء تتجه نحو تدفق الوقت الفعلي لتوفير معلومات أسرع وأكثر دقة. لا تساعد جداول البيانات في إجراء تحديثات في الوقت الفعلي ، ولا يمكن دمجها في أي أنظمة أخرى للتحديث التلقائي وكما رأينا بالفعل ، يمكن لمستخدم واحد فقط إجراء تغييرات في كل مرة. التحديثات في الوقت الفعلي هي أكثر قيمة بكثير.
ما يجب استخدامه بدلا من ذلك
لذلك هناك الكثير من الأسباب الجيدة للتوقف عن استخدام جداول البيانات ، ولكن هذا لا يجعل احتياجاتك تختفي. ما زلت بحاجة لتتبع المخزون. لا تزال بحاجة إلى الإبلاغ عن البيانات المالية والفرص التي تحتاج إليها طريقة سهلة لنقل المواد القديمة إلى نظام جديد. ما الذي يمكن أن يحل محل جداول البيانات؟
الجواب البسيط هو برنامج متخصص. هناك الآلاف من أنواع برامج التتبع والإدارة الموجودة هناك ، وبعضها يغطي العديد من الاحتياجات بشكل عام (مثل برنامج التعاون الجماعي) وبعضها ينحصر في مكان محدد (مثل برامج المحاسبة). أفضل خيار هو اختيار مجموعة من خدمات البرامج ، حسب الطلب ، هي الأفضل لتلبية احتياجات شركتك الخاصة. لا يوجد حل واحد يناسب الجميع (وهذا هو السبب في أن تصبح جداول البيانات قديمة) ، لذا تجول وأخذ خياراتك في الاعتبار بعناية.
صورة جدول البيانات عبر Shutterstock
4 تعليقات ▼
