إذا كنت ترغب في إنجاز المزيد في عملك الصغير ، فإنك تحتاج إلى تنظيمه.
يمكن أن تأتي المؤسسة بأشكال مختلفة كثيرة للشركات الصغيرة. إذا كنت تعمل في أحد المكاتب ، فمن المحتمل أن تكون احتياجات مؤسستك مختلفة عن الأشخاص الذين يديرون متجرًا أو مطعمًا. ولكن هناك بعض الأساسيات التي يجب أخذها في الاعتبار بغض النظر عن مكان عملك. فيما يلي بعض النصائح التي يمكن أن تساعد منظمتك الصغيرة على إنجاز المزيد من المهام على الفور.
$config[code] not foundكيفية الحصول على تنظيم في العمل
تطهير اللوازم الخاصة بك
من الصعب تنظيمها عندما يكون لديك الكثير من الأشياء غير الضرورية التي تستهلك مساحة. لذلك عندما تبدأ في التنظيم ، انتقل عبر جميع اللوازم المكتبية وتخلص من أي شيء لا تستخدمه على نحو منتظم أو التبرع به.
تأكد من أن كل شيء له مساحة محددة
من هناك ، تحتاج إلى البحث عن مكان لكل شيء.حاول أن تبقي كل شيء بعيدًا عن مكان عملك الفوري لتجنب الفوضى قدر الإمكان.
حافظ على لوازمك الأكثر استخدامًا سهولة الوصول إليها
ومع ذلك ، يجب إعطاء الأولوية للإمدادات التي تستخدمها في أغلب الأحيان. إذا كنت تريد الاحتفاظ بأي شيء على مكتبك أو في الأدراج المجاورة لمساحة العمل الخاصة بك مباشرةً ، يجب أن تكون الأشياء التي تستخدمها كل يوم.
الذهاب Paperless حيثما ممكن
جزء من إزالة الفوضى هو أيضا تجنب خلق فوضى جديدة. لذا تأكد من أنك تقوم فقط بطباعة المستندات والورق الأخرى والاحتفاظ بها في المستندات الضرورية للغاية في نسخ مطبوعة. ثم احتفظ بالباقي كملفات رقمية بدلاً من ذلك.
البقاء على رأس صندوق الوارد الخاص بك
يمكن أن تكون حياتك على الإنترنت مهمة أيضًا لتنظيمها. ويبدأ ذلك ببريدك الوارد. عند التنظيم ، استخدم طريقك لأسفل إلى علبة الوارد صفر ، ثم أنشئ مجلدات لتنظيم كل البريد الوارد.
إلغاء الاشتراك
بعد ذلك ، ستحتاج أيضًا إلى إلغاء الاشتراك من أي رسائل إخبارية أو قوائم ليست ضرورية تمامًا لعملياتك حتى يمكنك تقليل رسائل البريد الإلكتروني المستقبلية بشكل أكبر.
فرز البريد الوارد / الوثائق اليومية
بمجرد أن يتم تنظيم جميع رسائل البريد الإلكتروني وعناصر البريد الخاصة بك ، يجب أن تعمل على استمرار هذه المؤسسة. للقيام بذلك ، من المستحسن تخصيص جزء من الوقت كل يوم لفرز كل عنصر وارد.
ارمي / احذف غير الأساسيات
ستحتاج أيضًا إلى الحفاظ على روح تطهير العناصر غير الأساسية التي تتخطى جهودك الأولية في المنظمة. عندما تحصل على مستندات أو رسائل إلكترونية أو رسائل أو عناصر أخرى جديدة ، أزل أو احذف كل شيء لا تحتاجه على الفور بدلاً من ترك هذه العناصر تستهلك مساحة أطول من اللازم.
Declutter وسائل الاعلام الاجتماعية الخاصة بك
يمكن أن تكون وسائل التواصل الاجتماعي مصدراً آخر للفوضى على الإنترنت. إذا كنت تتبع ألاف الحسابات غير الضرورية ، فمن المحتمل أن تقضي الكثير من الوقت الإضافي في الاطلاع على المخططات الزمنية. لذلك ، قم بإلغاء أو إخفاء الحسابات التي لا تحتاج إلى تحديثات منتظمة منها.
استخدم التطبيقات للبقاء منظمًا
يمكنك الاحتفاظ بالمعلومات المهمة في متناول يدك مباشرة بمساعدة التطبيقات. يمكن أن تساعدك تطبيقات الجوال وسطح المكتب مثل Dropbox و Evernote على تخزين الملاحظات والمعلومات في مكان مركزي واحد يمكنك الوصول إليه من أي مكان.
لكن ابق بعيدا عن العديد من التطبيقات
ومع ذلك ، من المهم ألا تتورط في تنزيل التطبيقات لكل وظيفة واحدة. إذا كان لديك عدد كبير جدًا ، فقد يكون من الصعب تذكر المعلومات التي لديك في أي تطبيق ، والتي تهزم الهدف. لذا حاول التمسك بالقليل منها ، واذهب إلى تلك التي تخدم وظائف متعددة حيثما أمكن.
إيقاف الإخطارات
لا ترغب أيضًا في الانغماس في تلقي الرسائل والتنبيهات الجديدة باستمرار. لذا ، أوقف تشغيل الإشعارات على هاتفك والكمبيوتر أثناء العمل حتى تتمكن من الالتزام بالمهام المطروحة.
ملء قائمة المهام الخاصة بك مع المهام الأساسية
جزء من تنظيم هو البقاء على رأس المهام التي يتعين القيام به. لذلك يجب أن يكون لديك نوع من قائمة المهام لكل يوم أو أسبوع. ومع ذلك ، لا تملأ قائمتك بفوضى أو عناصر غير أساسية. وبدلاً من ذلك ، قم بتحديد أولويات العناصر التي يجب عليك فعلها تمامًا.
التزم بمخطط واحد أو تقويم عبر الإنترنت
بالإضافة إلى ذلك ، من المهم الاحتفاظ بقوائم المهام في موقع مركزي واحد. يمكنك استخدام مخطط ورق أو تقويم عبر الإنترنت أو تطبيق قائمة المهام ، طالما أنك تلتزم بواحد فقط باستمرار.
تجنب تعدد المهام
تعدد المهام هو طريقة سريعة حقا للحصول على غير منظم. ستجد نفسك تحارب الكثير من الإمدادات وفتح علامات التبويب ورسائل البريد الإلكتروني والعناصر الأخرى. وقد تتخلف عن العمل تمامًا. بدلاً من ذلك ، عليك الالتزام بمهمة واحدة فقط في كل مرة حتى تنتهي من ذلك. ثم أعد أي لوازم وفرز أي عناصر رقمية تتعامل مع تلك المهمة قبل الانتقال إلى المرحلة التالية.
تأكد من أن جميع الأوراق محفوظة بشكل صحيح
إذا كنت تدير نشاطًا تجاريًا باستخدام مخزون مثل متجر أو مطعم ، فستحتاج إلى نظام للحفاظ على ذلك منظمًا أيضًا. وتأكد من أن كل شيء تم وضعه على نحو صحيح بحيث يمكن للموظفين العثور على العناصر بسهولة أيضًا.
جدولة الفواصل العادية
إذا كنت ستظل منظمًا فعليًا ، فأنت بحاجة إلى التأكد من أنك لست غاضبًا جدًا للقيام بذلك. يمكنك جدولة بعض الاستراحات القصيرة خلال كل يوم عمل حتى تتمكن من الاستمرار في الإنتاج ، كما يمكنك الحصول على بعض الوقت المضمّن في حالة ما إذا كنت قد واجهتك مهمة تستغرق وقتًا طويلاً بشكل خاص.
حدد Aside Time for Organization
كما هو الحال مع المهام الأخرى ، تحتاج أيضًا إلى تخصيص وقت للتنظيم إذا كنت ترغب في النجاح معه. لذلك قم بإضافة مهام المؤسسة إلى قائمة المهام الخاصة بك بشكل دوري وقمت بالفعل بوضع بعض الوقت لإكمال هذه العناصر.
ادخل الى الروتينية
في الواقع ، قد يكون من الجيد الدخول في روتين يومي أو أسبوعي لتنظيم عناصر معينة. على سبيل المثال ، يمكنك تخصيص خمس دقائق في نهاية كل يوم لتنظيف مكتبك وفرز رسائل البريد الإلكتروني. ثم في نهاية الأسبوع أو الشهر ، يمكنك أن تأخذ نصف يوم لتذهب فعليًا عبر مساحة العمل بالكامل والقرص الصلب.
إنشاء نظام يجعل الشعور بالنسبة لك
عندما يتعلق الأمر بالتنظيم ، فهناك العديد من الطرق المختلفة التي يمكنك اتخاذها. بعض الناس يفضلون الاحتفاظ بكل شيء على الإنترنت ، بينما يفضل آخرون المخططين الورقيين وخزانات حفظ الملفات. ولكن عليك أن تفعل ما يشعر بالراحة لك إذا كنت تريد أن تكون ناجحة بالفعل.
صورة العمل المنظم عبر Shutterstock
2 تعليقات ▼
