دور المساعدين الإداريين هو دعم الموظفين الفنيين حتى يتمكنوا من أداء واجباتهم بفعالية. سواء في المؤسسات الحكومية ، أو المؤسسات التجارية ، أو المنظمات غير الربحية ، يحافظ المشرفون على مكتبهم من خلال الاهتمام بالأشياء الأساسية مثل الأوراق وسجلات الكمبيوتر. وعادةً ما يقومون بأداء بعض المهام الإدارية ، لكن المهام المحددة تعتمد على مستوى الوظيفة ونوع المكتب.
$config[code] not foundالمسؤوليات اليومية
يقوم المساعدين الإداريين بأداء واجبات مثل ترتيب الاجتماعات ، وتحديد المواعيد ، والحفاظ على تقويم المكتب ، والرد على المكالمات الهاتفية ، وتحرير المراسلات. وهي تحافظ على ملفات المكتب وقواعد البيانات وتكوين جداول بيانات وعروض تقديمية. وكثيرا ما تشمل مسؤولياتهم أيضا شراء اللوازم وإدارة غرفة الإمداد.
وتشمل واجباتهم خدمة العملاء استقبال زوار المكتب ورؤية أنهم يحصلون على المساعدة التي يحتاجون إليها.
واجبات إضافية
غالبا ما يعتمد العمل الآخر للمساعدين الإداريين على صناعة معينة. في المكاتب القانونية ، يساعد المدراء في إعداد المستندات القانونية ، بينما يقومون في المكاتب الطبية بفاتورة شركات التأمين. في المكاتب المدرسية ، يعد الحفاظ على سجلات الطلاب والتواصل مع أولياء الأمور من بين واجباتهم.
يحدد المستوى والمسمى الوظيفي مقدار المسؤولية التي تقع على مساعد إداري. ويركز المشرفون على مستوى الدخول على الوظائف الكتابية ومهام الكمبيوتر الأساسية ، لكن كبار المسؤولين ذوي المهارات المتقدمة في الكمبيوتر يتولون عادة مهام إدارية ، بما في ذلك الإشراف على الموظفين الكتابيين وتدريب الموظفين الجدد. يمكن للمساعدين الإداريين للمديرين التنفيذيين القيام بالبحث وكتابة التقارير واستلام محاضر الاجتماعات والإشراف على المدراء الآخرين وإجراء ترتيبات السفر.
المعرفة والمهارات
القدرة التنظيمية أمر ضروري لأن الوظيفة الأساسية للمشرف هي الحفاظ على سجلات المكتب وتتبع الاجتماعات والمواعيد. يجب أن يكون المسؤولون قادرين على التواصل الجيد باللغة الإنجليزية شفوياً وكتابياً وإجراء أبحاث على الإنترنت. تتطلب الوظيفة إتقان المعدات المكتبية ، بما في ذلك أجهزة الكمبيوتر ، وآلات التصوير ، وأنظمة الهاتف ، والفاكسات ومعدات عقد المؤتمرات بالفيديو.
اعتمادا على الموقف والصناعة ، يحتاج المدراء إلى إتقان مع برامج الكمبيوتر المختلفة ، مثل البريد الإلكتروني ، والمحاسبة ، وقاعدة البيانات ، وجداول البيانات وبرامج معالجة النصوص.
التأهيل للوظيفة
يحتاج المساعدون الإداريون إلى حد أدنى من دبلوم المدرسة الثانوية الذي يتضمن فصولاً في ممارسات المكاتب وبرامج الكمبيوتر. تدريب إضافي في اللغة الإنجليزية ومهارات الكمبيوتر مفيد ، والعديد من المسؤولين قد أخذوا بعض الفصول المدرسية أو الكلية التقنية أو لديهم درجة المنتسبين. وعادةً ما يقوم أصحاب العمل بتدريب الموظفين الجدد في إجراءات مكاتبهم ومفردات الأعمال المعينة - على سبيل المثال ، المفردات القانونية.
يمكن للمسؤولين الحصول على شهادة طوعية من الرابطة الدولية للمهنيين الإداريين. تتطلب الشهادة من سنتين إلى أربع سنوات من الخبرة ، اعتمادًا على تعليم المشرف ، ويجب على المتقدمين اجتياز اختبار.
