لا يستطيع ما يقرب من ثلثي الشركات التجارية الصغيرة أو 64 في المائة تتبع حجم تكلفة أجهزة الطباعة الخاصة بها ولا يمكنها تتبع استخدامها. وإذا لم تكن قادراً على تتبع هذه الإحصائيات الأساسية في عملك ، فلن تعرف كم يضيع.
كيفية تحسين ميزانية تكنولوجيا المعلومات الخاصة بك مع تقرير إدارة الوثائق الأكثر ذكاءً (PDF) ودراسة حالة إدارة وثائق SMB من قِبل زيروكس (رمزها في بورصة نيويورك: XRX) توفر رؤى وحلول قيمة للطباعة في عالم رقمي.
$config[code] not foundفوائد مراقبة طابعتك
المسح
وقد تم إجراء المسح في الولايات المتحدة وفرنسا وألمانيا والمملكة المتحدة ، مع مشاركة أكثر من 1000 شركة صغيرة ومتوسطة الحجم. كان الهدف هو معرفة كيفية إدارة هذه الشركات للطباعة والمستندات. يمثل انهيار استخدام الطابعة ما يحدث في الشركات الصغيرة. ومن بين الشركات التي تمت مقابلتها ، أفاد 56 في المائة بأن الفواتير والفواتير كانت عملية مكثفة للورق في المنظمة ، وقال 53 في المائة إن التقارير المالية والتجارية كانت مكثفة على نحو مماثل ، وقال 51 في المائة إن نماذج الموارد البشرية وملفات الموظفين كانت تطير من طابعاتها بأعداد كبيرة.
واشتكى 47 في المئة من الموظفين طباعة البريد الإلكتروني إضافة إلى جزء كبير من استخدام الطابعة الخاصة بهم ، ونسبة مئوية نفسها ادعى التوقيعات القانونية كانت استنزاف كبير على استخدام الورق والطابعة. وأفاد ما يزيد بقليل عن 40 في المائة من الشركات عن شراء الموافقات والمواد التسويقية وعروض أسعار العملاء التي تستهلك كمية لا بأس بها من الورق وموارد الطباعة.
بالنسبة للشركات الطبية والقانونية والمعمارية والتصميمية الصغيرة ، يمكن أن يكون ناتج الطباعة أعلى من ذلك بكثير. وفي أغلب الأحيان ، لا تمتلك هذه الأنشطة التجارية شركة مدارة لخدمات الطباعة تعتني بهذه المهمة التي تتطلب عملاً مكثفاً.
وكانت إحصائية صارخة أخرى من المسح مقدار الوقت الضائع مع العمليات المتضمنة في الطباعة؟ إن انتظار الوظائف في الطابعة أو نفاد الإمدادات أو الانتقال إلى متاجر الطباعة من أجل التقاط المستندات يضيف فترة زمنية طويلة. التكلفة ، بالطبع ، قد لا تكون مرئية ، لكنها موجودة.
يقول زيروكس في الولايات المتحدة أن وقت الانتظار لمستند في شركة تجارية مع طابعة مركزية مشتركة هو حوالي ثلاث دقائق لكل موظف. هذا يخرج إلى 13 ساعة كل عام لكل موظف. لذا ، يمكن حتى لشركات الأعمال الصغيرة التي تضم 10 موظفين أن تواجه 130 ساعة من الوقت الضائع.
التقرير
إن تقرير "كيفية تحسين ميزانية تكنولوجيا المعلومات مع إدارة أكثر ذكاءً للإدارة" لديه حلول يمكن للشركات الصغيرة نشرها لتجنب المشاكل التي يبرزها المسح.
الطريقة الأولى هي العثور على شريك Managed Print Services لمساعدتهم على إدارة استخدام الطابعة بشكل أكثر كفاءة. في منشور على مدونة زيروكس الرسمية ، تكتب ليزا غراهام ، مديرة التسويق في قناة زيروكس ، عن الحاجة إلى أن تصبح الشركات أكثر نشاطًا في تقييم استخدام الطابعة. يشرح غراهام قائلاً: "يمكن لتقنيات الطباعة أن تحدد بسرعة التوفير في التكاليف وتحسينات الكفاءة".
كل شيء من الوثائق المهجورة على أدراج الطابعة إلى شراء اللوازم ، الطباعة بدون داع بالألوان ، وعدم الكفاءة الأخرى تكلفك.
مع تحويل رقمنة كل جزء من أعمالك تقريبًا ، يمكن لخدمات الطباعة المُدارة الموثوق بها أو أي شريك آخر دمج رقمنة المستندات وسير عمل المستندات والطباعة الجوالة وتكنولوجيا السحاب والأمان.
وكقضية منفصلة ولكنها ذات صلة ، يشير التقرير إلى أن 90 بالمائة من الشركات قد تم اختراقها بسبب الطباعة غير الآمنة.
استنتاج
في نهاية التقرير ، توصي Xerox الشركات من جميع الأحجام بالبحث عن شريك Managed Print Services المناسب ، ولكن قد لا يكون هذا ممكنًا للشركات الصغيرة. يقدم التقرير معلومات قيمة لأولئك الذين لا يستطيعون استئجار مثل هذه الخدمات أيضًا.
باختيار أحدث الطابعات مع حلول التتبع والمتابعة ، وتنفيذ أفضل الممارسات مع الحكم الجيد ، وتثقيف القوى العاملة لديك ، يمكنك إدارة المشاكل المرتبطة باستخدام الطابعة بشكل غير منظم. تتضمن بعض الحلول إعدادات قياسية حتى تكون جميع النسخ باللونين الأبيض والأسود ، وتتكامل مع سير العمل في السحاب والجوّال ، وأتمتة عمليات سير العمل وتنسيق شراء الإمدادات.
الصورة: زيروكس
المزيد في: الأدوات 1
