يبدو أن عالم الأعمال يدور حول محور الاجتماعات - ولكن ليست كل الاجتماعات منتجة. استثمر الوقت في التخطيط لجلسة منتجة للتأكد من أن اجتماعاتك تنجز المهمة. فكر مليًا في ما تحتاج إلى إنجازه ومن يجب أن يشارك.
تحديد الهدف والجمهور
حدد هدفًا للاجتماع ، واجعله موجزًا وصريحًا. على سبيل المثال ، قم بإنشاء قائمة قصيرة من النقاط التي تصف أهدافًا محددة. قد يكون هدف اجتماعك هو توصيل معلومات مهمة أو اتخاذ قرارات أو حل المشكلات أو تعيين إجراءات. يساعد الهدف الموجز والهدف منظم الاجتماع على تحديد من يجب عليه المشاركة في الاجتماع. أنشئ قائمة بالمدعوين عن طريق مواءمة كل هدف مع أعضاء الفريق الذين سيمكن وجودهم من تحقيق الهدف الفعلي.
$config[code] not foundضع جدول الأعمال
عيّن جدول أعمال الاجتماع بناءً على كل هدف في الهدف. إذا كان الهدف هو توصيل بداية المشروع ، فعيّن بندًا في جدول الأعمال يحدد من سيقدم هذه المعلومات وكيف ستتم مشاركة المعلومات ، مثل عرض تقديمي من PowerPoint. إذا كان الهدف هو تعيين إجراءات ، فعيّن بندًا في جدول الأعمال يصف كيفية إجراء المهام. يجب أن يحتوي كل هدف على عنصر جدول أو أكثر محاذاة له مباشرة.
فيديو اليوم
يوجه اليكم من الشتلة جلبت لكم من الشتلةحدد التاريخ والوقت
حدد تاريخًا ووقتًا للاجتماع بناءً على توفر قائد الاجتماع والمدعوين الأكثر أهمية. كلما كانت قائمة المدعوين أكبر ، كان من الصعب العثور على يوم ووقت يتوفر فيه الجميع. اقبل الوقت الذي يناسب أكبر عدد ممكن من الجداول. قبل تحديد الوقت ، فكر في المناطق الزمنية. إذا شارك بعض المدعوين عن طريق الهاتف أو الإنترنت ، ففكروا في ساعات العمل بالإضافة إلى ساعات العمل الخاصة بك. الساعة الواحدة مساءً اجتماع في Eastern Standard Time هو اجتماع ساعة الغداء في التوقيت الرسمي المركزي. نفس الاجتماع في الساعة الثانية من صباح اليوم في طوكيو.
اختر الموقع
العثور على قاعة المؤتمرات التي من شأنها تحقيق جميع بنود جدول الأعمال. اختر غرفة كبيرة أو صغيرة بما يكفي لتناسب عدد الأشخاص المتوقع حضورهم بشكل مريح. تعتبر الغرفة التي تتسع لـ40 شخصًا خيارًا ضعيفًا لعقد اجتماع مع 10 أشخاص. وبالمثل ، فأنت لا تريد حشدًا محاطًا بالضيق بحيث يلزم جلب كراسي إضافية.
ترتيب للمواد وعيوب
إذا كان من المتوقع تقديم عروض ، فتأكد من أن الغرفة مجهزة بجهاز عرض. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فقم باتخاذ الترتيبات اللازمة لإحضار جهاز عرض معك - تأكد أيضًا من وجود شيء تريد عرضه عليه ، مثل شاشة أو حائط أبيض. لا تنسَ أن تضع في اعتبارك مدى إتاحة أي نفقات عرضية أخرى ، مثل اللوحات البيضاء التي تحتوي على علامات محوٍ جاف ، ومخططات فليب وهواتف مكبر الصوت للمشاركين خارج الموقع. للاجتماعات متعددة الساعات ، قم بترتيب الطعام والمشروبات حتى يستمر المشاركون في التركيز على الموضوع بدلاً من بطونهم.
إخطار المدعوين
إخطار المدعوين بأهداف الاجتماع وتاريخه ووقته وموقعه جيدًا بما يكفي مسبقًا حتى يتمكنوا من الإعداد بشكل صحيح. في معظم الحالات ، يُفضل تقديم إشعار أسبوعي على الأقل. استخدم برنامج تقويم مساحة العمل لإرسال موعد اجتماع إلى جميع المدعوين. تقوم العديد من البرامج بتنبيه المدعوين لبضع دقائق أو بضعة أيام قبل الاجتماع ، أو تخصيص التنبيهات لاحتياجاتك.
