عندما يسير العميل في أحد المكاتب ، يكون موظف الاستقبال هو الشخص الأول الذي سيقابله. موظفي الاستقبال هم الرابط بين الجمهور والشركات التي يعملون بها ، ولهذا السبب يجب أن يكونوا على دراية بجميع سياسات وإجراءات المكتب. قد لا يتمكنون من الإجابة على كل سؤال لدى العميل ، ولكن يجب أن يكونوا قادرين دائمًا على توجيه العميل إلى شخص يستطيع ذلك.
تحية الزوار
الواجب الرئيسي لموظف الاستقبال هو تحية الزوار وتوجيههم إلى المكاتب أو الإداريين المناسبين. موظف الاستقبال هو الوجه العام لأي شركة ، ويجب أن يكون ودودًا ومفيدًا ومطلعًا بكل إجراءات وسياسات المكتب. قد تختلف هذه من مكتب واحد إلى آخر. على سبيل المثال ، سيحتاج موظف الاستقبال الطبي إلى معرفة كيفية الحصول على معلومات التأمين من كل مريض وكيفية جمع الأموال المشتركة إذا لزم الأمر. على الرغم من أنهم لا يحتاجون للإجابة على الأسئلة الطبية ، إلا أنهم يجب أن يعرفوا من الذي يوجه المرضى إلى حال وجود مشكلة لديهم. يجب ألا يقدم موظف الاستقبال في مكتب محامى المشورة القانونية ، ولكن عليها أن تعرف من في مكتبه لديه الخبرة للعمل مع العميل وتوجيهه على الفور إلى ذلك الشخص.
$config[code] not foundفرض سياسات المكتب
في بعض الحالات ، يكون موظفو الاستقبال مسؤولين عن فرض سياسات وإجراءات المكتب. تختلف السياسات المكتبية المحددة من مكتب لآخر ، ولكنها عادة ما تكون مصممة لحماية سلامة ورفاهية الموظفين والعملاء في المكتب. قد تتضمن سياسات المكتب حظرًا على التدخين وشرب المشروبات الكحولية والمشاركة في التحرش الجنسي أو اللفظي في المكتب أو منطقة الاستقبال. لدى العديد من المكاتب أيضًا قواعد أساسية للزي ، وتطلب من كل شخص يدخل المكتب ارتداء الأحذية والملابس المناسبة. تغطي سياسات المكتب الأساسية الأخرى ساعات العمل والفوترة وكيفية إبلاغ العملاء بأي تغييرات في الخدمات أو الرسوم. على غرار جميع الموظفين ، يجب أن يكون موظف الاستقبال على دراية بسياسات المكتب وأن يكون دليل الموظفين متاحًا في جميع الأوقات.
فيديو اليوم
يوجه اليكم من الشتلة جلبت لكم من الشتلةالخصوصية ومسائل الخصوصية
في العديد من المكاتب ، يكون موظفو الاستقبال مسؤولين عن تقديم كميات كبيرة من المعلومات. ويمكن أن تشمل هذه السجلات سجلات عمل العملاء ، والتاريخ القانوني أو الطبي ، والعنوان ومعلومات الاتصال ، أو المعلومات المالية. على الرغم من أن صاحب العمل قد يكون لديه حق الوصول الكامل إلى تلك المعلومات ، إلا أنه لا ينبغي على موظف الاستقبال مشاركتها مع أي شخص خارج المكتب أو مع موظفين غير مصرح لهم داخل المكتب أو مكان العمل. توفر سياسات Office قواعد صارمة بشأن حق العملاء في الخصوصية ، وغالبًا ما تتضمن عقوبات لإصدار معلومات غير مصرح بها. ولأن موظفي الاستقبال يعهد إليهم بمعلومات شخصية عالية ، يجب أن يكونوا على دراية بهذه السياسات وأن يلتزموا بها في جميع الأوقات. يجب أيضًا على موظفي الاستقبال إبلاغ العملاء بحقوق الخصوصية الخاصة بهم والإجابة عن أي أسئلة قد تكون لديهم بشأن هذه المشكلات.
