إذا كنت من بين الملايين من الموظفين الذين يمضون ما معدله 21 في المائة من وقتهم في الاجتماعات ، فأنت تعلم أنهم يستهلكون الكثير من الوقت وغالباً ما يخرقون قائمة المهام اليومية الخاصة بك.قد لا تتمكن من إلغاء كل منهم (على الرغم من أن بعض الشركات تهدف إلى أيام خالية من الاجتماعات) ، ولكن يمكنك جعلها أكثر إنتاجية. إليك كيفية قيادة اجتماع لن يضع زملائك في النوم أو يضيع وقت أي شخص.
$config[code] not foundضع جدول الأعمال
يبدو سهلا ، أليس كذلك؟ ولكن إذا لم يكن لديك جدول يتضمن قائمة بعناصر محددة ، فستكون هناك فرصة جيدة لأن ينحرف الاجتماع عن الموضوع وستنقل المحادثات إلى أي شيء من نتائج اللعبة إلى الشكاوى البسيطة. السيطرة عن طريق إرسال جدول الأعمال إلى المشاركين في وقت مبكر. اطلب من الجميع أن يكونوا مستعدين للتصدي للبنود المشمولة ، وكذلك تقديم فرصة للحاضرين لإضافة بند جدول أعمال اللحظة الأخيرة إذا شعروا أنه أمر حاسم للغاية للمناقشة.
اطلب من الجميع المساهمة
بالإضافة إلى وضع جدول أعمال وطلب أن يكون الجميع على استعداد ، اتخذ خطوة إضافية وقم بتعيين الواجبات الخاصة بكل اجتماع. قد يكون ذلك بسيطًا كأن يقضي الجميع دقيقة واحدة في البداية وهم يعرضون النقاط المهمة في عملهم / فريقهم خلال الأسبوع أو الشهر الماضي. بالنسبة للاجتماعات التي تتناول المشاريع الجارية ، قد يحتاج الجميع إلى الاستعداد لمناقشة النتائج أو تقديم الإصلاحات. على سبيل المثال ، كنت أعمل في إحدى الشركات في إحدى الشركات ، حيث كان الموظفون يتسببون في فوضى في المطبخ ، ولم يحل أي قدر من التذكيرات من الموارد البشرية المشكلة. دعا فريق الإدارة إلى اجتماع لمناقشة الحلول. قيل لنا جميعا أن تأتي مع اثنين من الأفكار على الأقل. بهذه الطريقة تمكنا من التحدث من خلال أفكار ملموسة واختارنا متابعة أفضل اثنين. كمكافأة إضافية قمنا بإنجاز المهمة في 45 دقيقة بدلاً من ساعة كاملة تم تخصيصها.
فيديو اليوم
يوجه اليكم من الشتلة جلبت لكم من الشتلةترك أجهزة الكمبيوتر المحمولة في مكتبك
ما لم تكن تقوم بتشغيل الاجتماع وتعطيك عرضًا رائعًا (وليس PowerPoint آخر ، من فضلك) ، قم بتفريغ الكمبيوتر المحمول. يشرح الخبراء بالتفصيل كيف أن التحديق في شاشاتنا يعوق التفاعل والتعاطف مما يجعل من الصعب التوصل إلى توافق في الآراء. بالإضافة إلى ذلك ، تضيع وقت الفراغ وتجعل تلك الاجتماعات أطول من اللازم. إذا كنت تريد تدوين الملاحظات واستخدام القلم والورقة ، فقد وجدت الدراسات أن الأشخاص الذين يكتبون الأشياء بالطريقة القديمة يحتفظون بالمزيد من المعلومات ، على أي حال.
إبقاء قائمة المشاركين قصيرة
لست بحاجة إلى مدخلات الفريق بأكمله في المراحل المبكرة من التخطيط. على الرغم من أنك لا تريد أن تترك الأشخاص المهمين للعملية ، إلا أنك لست بحاجة إلى 50 شخصًا. حدد أصحاب المصلحة الأساسيين لكل اجتماع. إذا كان المشروع طويل الأمد ، فإن أصحاب المصلحة سيتحولون مع المشروع ، ولكن اسأل نفسك الأسئلة التالية قبل إرسال دعوة: هل الشخص هو خبير في الموضوع ، هل يقرر الميزانية أو المالية ، وهل هي ضرورية في هذه المرحلة؟ من العملية؟ تذكر ، لمجرد أن شخصًا ما ليس جزءًا من الاجتماع لا يعني أنه يجب ألا يتم تحديثه. قم بتعيين أشخاص معينين لمشاركة المعلومات خارج المجموعة الأساسية للتأكد من أن الفرق لا تشعر أنها تُترك في الظلام.
